Eric Wright Group regroupe diverses équipes dans le Content Cloud

Gestion du contenu dans une entreprise de plus en plus complexe

Eric Wright Group a été fondé en 1979 sous la forme d'une entreprise de construction. En 40 ans, elle a évolué pour devenir une entreprise diversifiée qui comprend la construction, le génie civil, la gestion des installations, l'ingénierie de l'eau, la promotion immobilière et d'autres services clés. Cette entreprise appartient à la fondation caritative Eric Wright Charitable Trust, établie pour soutenir l'emploi durable et la régénération de la communauté. La fondation subventionne un certain nombre d'œuvres caritatives dans le nord-ouest de l'Angleterre, où se trouve le siège de l'Eric Wright Group.

L'entreprise est polyvalente, stable et soucieuse de rendre service. Comme le souligne Chris Newton, responsable des systèmes d'entreprise, « Tous les profits générés par les activités commerciales servent à soutenir les objectifs de l'organisation caritative ». Il s'agit également d'une entreprise très complexe, c'est pourquoi, comme pour beaucoup d'entreprises, les équipes informatiques se sont retrouvées à gérer un amalgame de plateformes technologiques, d'outils SaaS et de problèmes liés à l'informatique parallèle.

Avec environ 750 employés, des sous-traitants et du personnel d'agence supplémentaires qui utilisent tous les différents types de contenus courants, l'équipe informatique de l'Eric Wright Group a un lourd fardeau à porter. En outre, le personnel a des rôles et des exigences très divers, et travaille dans des environnements difficiles. Certaines personnes ont recours à Box tout au long de la journée, tandis que d'autres l'utilisent très occasionnellement, accédant aux données à partir d'une combinaison d'ordinateurs portables, de tablettes et d'appareils mobiles.

Les personnes ayant besoin d'un accès ponctuel au contenu font partie des utilisateurs de contenu les plus critiques. Elles risquent davantage d'être isolées des fonctions essentielles de l'entreprise et de ses ressources en matière de connaissances. Sans accès aux informations dont elles ont besoin quand elles en ont besoin, les conséquences peuvent être graves. Pour cette raison, le transfert de tous les types de contenus nécessaires au fonctionnement de l'entreprise (contrats, photos d'inspection, plans, politiques, procédures, etc.) en un seul endroit centralisé dans le cloud est devenu un impératif commercial contemporain pour l'Eric Wright Group.

Simplifier le travail avec le contenu au sein des équipes

Avant 2022, le contenu était plus ou moins stocké dans un système de gestion des documents qui était totalement intégré à l'entreprise depuis près d'une décennie. Le système en place était obsolète et il n'existait pas de solution de mise à niveau directe vers un système de remplacement.

M. Newton explique : « Compte tenu du nombre d'employés qui travaillent à distance, parfois dans des zones très peu connectées, l'accès à notre ancien système de gestion des documents représentait un véritable défi technique en termes de VPN et de pare-feu ». Pour contourner le problème, les employés sauvegardaient souvent les documents critiques sur des ordinateurs portables locaux et se rabattaient sur des solutions informatiques parallèles.

Cela posait plusieurs problèmes :

• Le système de gestion de contenu existant ne permettait pas d'accéder aux fichiers depuis n'importe où
• La plateforme reposait en grande partie sur une technologie obsolète, ce qui limitait la fonctionnalité du contenu
• Il était difficile de rechercher des documents, et il n'était pas facile de les partager

Le système existant était jugé peu convivial, lourd et obsolète. La gestion de la collaboration interne et externe des fichiers était difficile, et les technologies sous-jacentes à certaines des fonctionnalités clés avaient atteint la fin de leur vie. En 2022, l'entreprise a décidé d'étudier le marché à la recherche d'une solution alternative et, à l'issue d'un processus de sélection complet, elle a opté pour Box Content Cloud.

Orchestrer une transition en douceur vers le Content Cloud

Le paysage de contenu complexe de l'Eric Wright Group incluait un grand nombre de contenus en silos sur un système de gestion de contenu vieillissant et des partages de réseau. La décision de transférer le contenu vers Box pour un accès sécurisé, centralisé et simplifié ayant été prise, il ne restait plus qu'à procéder à la migration. L'équipe informatique subissait une forte pression pour exécuter le changement rapidement afin d'éviter d'avoir à renouveler leur contrat pour la plateforme existante.

Faire appel à Box Consulting a également permis une transition rapide et sans heurts. Brendan O'Shea, chef de projet, explique : « Les consultants de Box ont pris le temps de comprendre notre activité et d'apprendre à nous connaître. Ils ont tissé des liens avec des personnes de notre secteur d'activité afin de comprendre comment nous utilisons les fonctionnalités de Box. La solution proposée ne semblait pas générique ».

Des avantages supplémentaires grâce à des fonctionnalités de sécurité et de flux de travail

Permettre aux employés de ne plus avoir à stocker des fichiers critiques sur leurs propres appareils et d'enregistrer les données dans Box a été un énorme coup de pouce pour améliorer la sécurité du contenu. Selon M. O'Shea, « En termes de risques, cela représente une mesure qui peut sembler anodine… mais qui ne l'est pas. Il s'agit d'une fonctionnalité très importante ».

L'Eric Wright Group exploite également la solution Box pour simplifier divers processus de contenu :

• L'équipe chargée de la gestion du parc automobile fait appel à Box Mobile pour charger des photos des véhicules lors des inspections et capturer tout dommage ou anomalie, en les chargeant directement dans le système, sans aucun délai.
• Les sous-traitants sur le terrain qui ont besoin d'accéder à un chantier au milieu de la nuit s'appuient sur un fichier Box Mobile sécurisé qui contient le code clé et le code d'alarme du site.
• Les équipes stockent et partagent des documents de projet avec des partenaires externes pour rester à la fois responsables et transparentes.

« Les cas d'usage sont très variés, mais les utilisateurs optent définitivement pour Box pour collaborer en interne, ainsi qu'en externe, lorsque nous sommes tenus par contrat de fournir des éléments tels que des informations sur les performances », déclare M. O'Shea.

L'équipe attache tout autant d'importance à la variété des appareils qui peuvent désormais être utilisés et aux fonctionnalités qui y sont associées, par exemple Box Mobile, Box Capture, etc. En parallèle, Eric Wright Group envisage d'utiliser Box Relay pour rationaliser les flux de travail entre les différentes divisions. Par exemple, lorsqu'un nouveau contrat est généré, Box Relay aide à créer une structure de dossiers cohérente avec une intervention manuelle minimale. Cette solution automatise le processus de création de nouveaux contrats et d'envoi de documents aux sous-traitants.

Dans le même temps, l'entreprise évalue la solution Box Canvas et réalise un projet pilote au sein de l'organisation des ressources humaines. M. Newton prévoit un besoin plus large de Canvas dans d'autres secteurs de l'organisation une fois que ce projet pilote aura été couronné de succès. Par exemple, « Un architecte et un ingénieur en mécanique peuvent travailler à distance, et pourront, nous l'espérons, utiliser Canvas pour collaborer » précise M. O'Shea.

Sécurité assurée dans le Content Cloud

En plus des fonctionnalités de base de Box, l'équipe d'Eric Wright Group bénéficie également des avantages de Box Shield pour la prévention de la perte de données et la sécurité supplémentaire du contenu.

La sécurité du contenu est particulièrement importante pour le secteur de la construction au Royaume-Uni, qui a connu ces dernières années une augmentation significative des exigences en matière d'enregistrement et de conformité des documents. La nouvelle législation impose désormais aux entreprises de construction de conserver le contenu sous forme écrite. Les entreprises britanniques doivent être beaucoup plus prudentes quant à la manière dont elles utilisent, créent, partagent et, surtout, éliminent le contenu et les fichiers.

À cette fin, Box protège et aide à gérer le contenu de l'entreprise de différentes manières  :

• Classification : contrôler le partage des documents et déterminer s'ils peuvent être partagés en externe ou seulement en interne
• conservation : respecter les exigences relatives à la durée de conservation de certains types de documents (dans certains cas, jusqu'à 40 ans)
• Prévention de la perte de données : garantir la sauvegarde de toutes les données dans le cloud et, pour plus de sécurité, utiliser Box Shield
• Légalité et cybersécurité : satisfaire les deux niveaux d'exigence

En outre, « Les directeurs disposent ainsi d'une véritable garantie de sécurité. S'ils ont besoin de retrouver une version d'un contrat, ils n'auront pas à se démener pour retrouver d'anciens documents et courriels. Tout est regroupé en un seul endroit, et pour le conseil d'administration, c'est un grand avantage en termes de sécurité. » ajoute M. O'Shea

Une mise en œuvre solide pour un avenir solide

La collaboration avec Eric Wright Group s'est avérée fructueuse. « Le personnel a été réactif, mais aussi proactif pour nous guider tout au long du processus », confirme M. O'Shea. « La mise en œuvre a été une bonne expérience. J'ai croisé le directeur de l'équipe du parc automobile hier, qui utilisait Box Mobile, et qui m'a dit : " Cette solution est sans faille ". Maintenant, l'objectif est de continuer sur cette lancée ».

 

Le classement, la recherche et l'utilisation des documents sont désormais plus faciles et de meilleure qualité. Et Box a sans aucun doute répondu à nos principaux critères de performance.

— Chris Newton, responsable des systèmes d'entreprise, Eric Wright Group