Box Sign est la solution de signature électronique nativement intégrée au cloud documentaire Box. Elle permet aux entreprises d’envoyer, de suivre et de gérer leurs demandes de signature directement depuis leurs contenus, sans devoir sortir les documents de leur environnement de travail habituel.
Box Sign
Des signatures électroniques au cœur de votre contenu
Les grandes entreprises réduisent les coûts avec Box Sign
Pourquoi choisir Box Sign pour vos signatures ?
Cette approche répond à un enjeu clé pour les organisations : signer plus vite, tout en conservant la maîtrise du document. Avec Box Sign, les équipes peuvent lancer un workflow de signature à partir d’un fichier stocké dans Box, suivre l’avancement de la demande, récupérer le document signé et conserver les éléments de preuve associés dans le même environnement documentaire.
Box Sign se distingue par trois piliers : les documents restent dans Box, la signature s’intègre au cycle de vie du contenu, et la piste d’audit reste rattachée au processus documentaire. Les équipes évitent ainsi les exports manuels, les copies locales, les échanges dispersés par e-mail et les ruptures de gouvernance entre le document source et sa version signée.
Pour les entreprises qui gèrent des contrats, propositions commerciales, documents RH, validations financières ou accords juridiques, Box Sign permet de simplifier la signature électronique tout en renforçant la sécurité, la traçabilité et la centralisation des contenus.
Cas d’usage : contrats, RH, finance, juridique
Box Sign accompagne les principaux scénarios de signature électronique en entreprise, en particulier lorsque les documents doivent être envoyés, validés, signés et archivés rapidement, sans perdre leur traçabilité. Pour les équipes commerciales, Box Sign permet d’accélérer la signature des contrats clients, propositions commerciales, bons de commande, renouvellements ou accords de partenariat. Les demandes de signature peuvent être lancées depuis Box ou connectées à des outils comme Salesforce, afin de réduire les délais entre la validation commerciale et la signature finale.
Pour les ressources humaines, Box Sign facilite la gestion des lettres d’offre, contrats de travail, avenants, politiques internes, documents d’onboarding ou formulaires administratifs. Les candidats, collaborateurs ou managers peuvent signer à distance, depuis n’importe quel appareil, sans nécessairement disposer d’un compte Box.
Pour les équipes finance, Box Sign peut être utilisé pour les validations de factures, budgets, bons de commande, accords fournisseurs ou documents d’approbation interne. Les workflows de signature permettent de fluidifier les validations, tout en conservant un historique exploitable pour les contrôles internes.
Pour les équipes juridiques, Box Sign aide à standardiser la gestion des contrats, NDA, accords fournisseurs, documents de conformité ou validations internes. Les modèles de signature, les rôles de destinataires, les champs de signature et les rapports d’audit permettent de structurer les processus contractuels tout en limitant les manipulations manuelles.
Intégration native dans le cloud documentaire Box
La force de Box Sign réside dans son intégration native au cloud documentaire Box. Les équipes peuvent déclencher une demande de signature directement depuis un fichier stocké dans Box, sans devoir télécharger le document, l’envoyer vers une plateforme externe, puis le réimporter une fois signé. Cette continuité documentaire simplifie le quotidien des équipes et renforce la gouvernance des contenus. Le document source, la demande de signature, les destinataires, les statuts, les champs à compléter, le document final signé et les éléments de preuve restent rattachés à un même environnement de contenu.
Les règles de sécurité et de gouvernance déjà appliquées dans Box peuvent ainsi continuer à encadrer le document tout au long de son cycle de vie. Les administrateurs peuvent gérer les accès, les politiques de conservation, les contrôles de sécurité et les workflows associés, y compris après la signature.
Box Sign peut également être connecté à des applications métier utilisées par les équipes commerciales, RH, juridiques ou financières. Les intégrations avec des solutions comme Salesforce, Workday, UiPath, Appian, NetSuite ou HubSpot permettent d’intégrer la signature électronique dans les processus existants. Les API et SDK Box Sign permettent aussi de créer des expériences personnalisées, directement intégrées à des applications internes ou tierces.
Certifications et conformité réglementaire
Box Sign s’appuie sur le socle de sécurité et de conformité de la plateforme Box. La solution bénéficie des contrôles de sécurité de l’environnement Box, notamment le chiffrement des données, l’authentification multifactorielle, les contrôles d’accès et les mécanismes de gouvernance appliqués aux contenus sensibles.
Pour les entreprises soumises à des exigences réglementaires spécifiques, Box Sign peut être utilisé dans des workflows nécessitant un haut niveau de traçabilité. La solution prend notamment en charge des cas d’usage réglementés dans les sciences de la vie avec la conformité 21 CFR Part 11, qui encadre les enregistrements et signatures électroniques dans les environnements soumis aux exigences de la FDA.
Box Sign hérite également du profil de sécurité et de conformité de Box, incluant notamment HIPAA, SOC, ISO et FedRAMP. Cette base est essentielle pour les entreprises qui veulent intégrer la signature électronique à leurs processus métier sans créer de rupture avec leur politique de sécurité documentaire.
Les documents signés peuvent rester dans Box, être protégés par les règles de sécurité de l’entreprise, être soumis aux politiques de conservation et rester disponibles pour les audits, contrôles internes ou revues de conformité. Cette approche permet de relier la signature électronique à une gouvernance documentaire plus large, plutôt que de traiter la signature comme une étape isolée.
Box Sign face à DocuSign et YouSign
Comparé aux solutions spécialisées dans la signature électronique, Box se distingue par la possibilité de gérer et signer les documents au sein d’un même environnement. Avec Box Sign, les équipes peuvent lancer leurs demandes de signature directement depuis les contenus stockés dans Box, puis conserver les documents signés dans le même espace. Cette continuité permet de simplifier les workflows, de limiter les exports manuels et de centraliser la gestion, le partage et la gouvernance des documents.
FAQ
Une signature électronique, également appelée « e-signature », « signature informatique » ou encore « signature numérique », est un processus électronique qui indique la validation par une personne d'un document ou autre. Aux États-Unis, la loi fédérale sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN Act) définit la signature électronique comme « un son, un symbole, ou processus électronique, joint à un contrat ou autre document ou associé de manière logique et signé ou adopté par une personne dans l'intention de signer le document. » D'autres pays définissent les signatures électroniques différemment et peuvent exiger l'utilisation de types particuliers de signatures électroniques pour certains types de documents ou de dossiers. Les signatures électroniques sont souvent utilisées pour accepter ou signer des documents, contrats ou accords par voie électronique, éliminant ainsi le besoin de papier.
Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes dans de nombreux pays, y compris aux États-Unis, où elles sont reconnues et applicables en vertu de diverses lois et réglementations relatives aux signatures électroniques. La loi ESIGN, par exemple, est une loi fédérale adoptée en 2000 qui facilite l'utilisation des documents et signatures électroniques dans le commerce interétatique et étranger. En outre, la Loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA) a été adoptée par 49 États américains. New York, le seul État à ne pas adopter l'UETA, a adopté sa propre loi ESRA (Electronics Signatures and Records Act) qui établit également que les signatures et enregistrements électroniques ont la même force et le même effet que les signatures et dossiers produits par des moyens non électroniques. Ces lois reconnaissent la validité des signatures électroniques lorsque des critères spécifiques, tels que l'authentification, le consentement et l'intention, sont remplis. Box Sign prend en charge la conformité avec ces exigences juridiques. Il est important de noter qu'il existe des exceptions à la loi ESIGN, à l'UETA, à l'ERSA et à d'autres lois et réglementations relatives aux signatures électroniques. Veuillez consulter un conseiller juridique agréé dans votre ou vos juridictions pour savoir si l'utilisation des signatures électroniques est appropriée pour les cas d'utilisation que vous envisagez.
Chez Box, nous gérons les données de manière rigoureuse afin de répondre aux besoins commerciaux, juridiques, réglementaires et de sécurité. Notre engagement à protéger la confidentialité et la sécurité des données de notre entreprise et de nos clients a permis à Box de fournir des certifications complètes de conformité en matière de sécurité dans tous les secteurs et régions géographiques.
Box Sign peut être utilisé activement en conformité avec diverses réglementations et normes internationales spécifiques au secteur. Nos offres de conformité pour notre infrastructure sous-jacente comprennent, sans s'y limiter :
- ISO 27001, 27017, 27701 et 27018
- SOC 1, 2, et 3
- Catalogue des contrôles de conformité de cloud computing (C5)
- PCI-DSS
- Exigences FedRAMP modérées
- Guide sur les exigences de sécurité de l’informatique cloud du département de la Défense des États-Unis au niveau d'impact 4 pour les informations non classifiées contrôlées
- Loi HIPAA/HITECH
Rendez-vous sur le Box Trust Center pour en savoir plus.
Box Sign est conçu pour assurer la sécurité des informations, et dans le but de garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité du contenu des clients. Box Sign, ainsi que tous les produits développés par Box, est approuvé par notre programme complet d'évaluation de la conception des produits, qui comprend des examens de sécurité, de conformité, juridiques et de confidentialité. Box Sign est intégré à notre environnement de production Box, qui hérite des contrôles de sécurité communs utilisés pour répondre aux obligations réglementaires et de conformité de Box. Box Sign ayant été conçu en utilisant notre cadre de contrôle existant, nous avons veillé à ce que Box Sign réponde déjà à nos normes de sécurité rigoureuses relatives à nos certifications. Box Sign utilise un chiffrement avancé pour protéger vos données pendant leur transmission et lors de leur stockage dans le service Box. En outre, Box Sign offre des fonctionnalités telles que l'authentification multifactorielle (MFA) et les contrôles d'accès, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents et les signer, renforçant ainsi la sécurité globale.
En savoir plus sur la sécurité et la conformité de Box Sign.
Oui, Box Sign est nativement intégré là où se trouve votre contenu, ce qui permet aux équipes de rationaliser les flux de travail et d'exécuter des contenus qui dynamisent l'entreprise, le tout au sein de Box. Les clients peuvent utiliser Box Sign avec d'autres solutions Box, telles que Box Relay, pour automatiser les prochaines étapes d'un processus, ou utiliser Box Shield pour assurer une sécurité sans faille lors de l'envoi de contenu sensible pour signature.
Box Sign est inclus dans les offres Box Business et supérieures, sans abonnement séparé pour les demandes de signature envoyées depuis l’application Web Box. Les clients Business, Business Plus, Enterprise, Enterprise Plus et Enterprise Advanced peuvent envoyer, suivre et gérer des demandes de signature directement depuis Box. Les offres Business et supérieures incluent des signatures électroniques natives illimitées, ce qui permet aux équipes de déployer la signature électronique à grande échelle sans modèle de facturation par enveloppe ou par transaction pour l’usage web standard.
Oui, Box Sign peut être intégré à Salesforce, à des applications tierces et à des applications personnalisées via les API Box Sign. Box mentionne notamment des intégrations avec Salesforce, Workday, UiPath, Appian, NetSuite ou HubSpot, ainsi que des API et SDK permettant de connecter Box Sign à des applications internes ou externes. Pour un ERP, l’intégration consiste généralement à relier les documents générés ou stockés dans l’outil métier à un workflow Box Sign, puis à archiver le document signé dans Box avec son historique de signature et ses éléments de preuve.