Un secteur de la location de logements réinventé pour les familles

Aux États-Unis, environ 35 % des ménages vivent dans des immeubles locatifs, mais il est de plus en plus difficile de trouver un bon logement à louer. Les demandes de maisons individuelles ont connu un pic historique et un grand nombre de déménagements à la suite de la pandémie sont en cours. Même une fois que les locataires trouvent un logement, les formalités administratives et la paperasserie peuvent s'avérer décourageantes.

Voilà la situation locative qu'American Homes 4 Rent (AH4R) s'efforce d'améliorer. À son lancement il y a dix ans, la société d'investissement immobilier a été la première à considérer le secteur de la location de maisons individuelles comme une catégorie à part entière. Aujourd'hui, AH4R assure la gestion d'environ 58 000 propriétés dans 22 États des États-Unis. Ce chiffre inclut également les communautés de maisons neuves construites pour être louées, un concept qui a permis à l'entreprise de se hisser à la 41e place des plus grands constructeurs de maisons dans le pays.

Avec AH4R, la recherche d'un logement adapté aux besoins des familles, la demande et la signature d'un bail, ainsi que la réponse aux demandes d'entretien des résidents, sont simplifiées. Ce gestionnaire immobilier évolutif utilise la technologie pour répondre aux besoins de ses résidents et investit de manière responsable dans les communautés mal desservies. La technologie est au cœur de toutes ces bonnes intentions.

Récupération d'un patchwork de solutions de contenu

AH4R compte près de 1 700 employés répartis dans plus de 20 États, avec des sièges dans le Nevada et en Californie. Philip Irby, directeur de la technologie, a été chargé de remanier la plateforme technologique qui alimente les activités de l'entreprise et l'expérience des clients. À son arrivée dans l'entreprise, le partage de fichiers était réparti entre les outils OneDrive, SharePoint, Google Drive et d'autres, ce qui engendrait une sorte d'informatique fantôme. Pour M. Irby, ce méli-mélo de solutions de contenu ne permettait pas d'obtenir une vue d'ensemble des documents en un seul endroit.

Il précise qu'au fond, « L'informatique est essentiellement une question de données structurées. Dans ce domaine, notre secteur d'activité est performant. Mais les données non structurées ont toujours été un problème, car tous les systèmes de données structurées que nous utilisons génèrent également des documents de données non structurées, c'est-à-dire du contenu. Ce contenu se disperse en créant des fichiers un peu partout ».

Pour AH4R, ce type de données englobe les baux, les documents de l'association des propriétaires et d'autres types de contrats.

« Aucun entrepôt de données ne permettait de traiter les données non structurées » ajoute M. Irby. « Mais maintenant, notre projet Box, consiste à répondre exactement à ce besoin. »

Une structure pour le contenu non structuré

Les applications développées à partir des API de Box ont permis à l'entreprise de mener des actions spécifiques sur des types de contenu particuliers. Par exemple :

• Grâce à un portail de location, les résidents peuvent consulter les baux et d'autres informations personnelles à la demande
• Au moment de la création d'un bail, l'entreprise peut automatiquement appliquer les exigences des municipalités régionalisées et créer des addenda
• Les habitations faisant partie d'associations de propriétaires (HOA) (environ 80 % des habitations répertoriées dans le système) sont soumises à des conditions différentes, et les services d'IA cognitive d'Azure sont à même de consigner des données spécifiques dans un ticket avec Dynamics, la solution de planification des ressources de l'entreprise (ERP) dans le cloud, conçue pour Microsoft Azure.

Dans le secteur de la construction de logements, les contrats avec des tiers sont également gérés dans Box, qui fournit une plateforme solide et sécurisée pour la collaboration avec les fournisseurs et d'autres partenaires extérieurs à l'entreprise. Cette collaboration se fait par l'intermédiaire d'un portail vendeur distinct, également conçu, vous l'aurez deviné, sur Box.

Six mois pour réussir dans le Content Cloud

M. Irby avait déjà mis en œuvre Box dans d'autres entreprises, mais il va de soi qu'un changement aussi important de la pile technologique nécessite des efforts considérables. AH4R a choisi d'utiliser les API pour personnaliser les portails et les plateformes, ce qui nécessite, selon Philip Irby, « Un certain nombre de capacités qui ne sont pas faciles à cerner si vous n'avez pas des années d'expérience en matière d'API et de développement sur mesure ».

C'est pourquoi AH4R a collaboré avec Box Consulting pour concevoir les composants de base et s'assurer que tout était élaboré de manière optimale. Box Consulting dispose d'une solide expérience en matière de gestion des transitions de contenu (par exemple, la migration des fichiers SharePoint vers Box).

« Box Consulting a joué un rôle déterminant pour nous sortir de ces autres environnements », confirme M. Irby.

En réalité, le déploiement complet n'a pris que six mois. Une fois que tous les documents essentiels de l'entreprise ont été placés dans le Content Cloud, il est devenu facile d'accéder au bon document. L'équipe informatique de AH4R a désormais une visibilité sur toutes les données non structurées, même lorsqu'elles sont créées par des outils courants comme Microsoft.

Une sécurité accrue pour 95 % des données non structurées

Le dernier problème à régler pour l'équipe d'Irby était de veiller à ce que les fichiers sensibles restent sécurisés et à ce qu'ils soient gérés de manière appropriée. Après tout, presque tous les contrats ou documents juridiques qui passent par le système contiennent des informations personnelles identifiables ou de la propriété intellectuelle.

Lorsque Box Governance et Box Shield ont été appliqués au Content Cloud, AH4R a pu s'assurer que l'innovation continuait d'avancer sans jamais mettre en péril le contenu sensible. « Désormais, 95 % de nos données non structurées sont protégées en étant placées sur une plateforme sécurisée » ajoute M. Irby. Pour toute plateforme de contenu, il est essentiel d'innover tout en garantissant la gouvernance et la cybersécurité.

La prochaine étape consistera à intégrer Box Sign pour les signatures électroniques en mode natif, la toute dernière fonctionnalité de Content Cloud. Cette démarche permettra à l'entreprise d'accélérer le traitement de dizaines de milliers de contrats. Grâce au Content Cloud, Philip Irby va continuer à innover, à simplifier l'expérience des résidents et à aider de plus en plus de personnes à trouver plus rapidement le logement qui leur convient.

Les produits capables de prendre en charge une véritable livraison API de type SaaS sont plutôt rares. Box a gardé une longueur d'avance grâce à son offre de produits.