Gestion de contenu

Le contenu est aujourd'hui au cœur de chaque entreprise et de chaque secteur d'activité. Dans le secteur des sciences de la vie, ce sont les résultats d'essais cliniques qui font la différence dans la vie des gens. Dans celui des services financiers, c'est une demande de prêt immobilier domestique protégée par les exigences réglementaires. Dans le secteur public, c'est le permis de construire d'un nouveau parc municipal.

Tout cela est inestimable, et tout cela est du contenu. Lorsque Allstate crée une application mobile permettant aux clients de déclarer des litiges de façon autonome sur les lieux d'un accident, ces clients créent du contenu. Lorsque le personnel de l'International Rescue Committee arrive sur les lieux d'une crise et se connecte à l'intranet dans le cloud pour obtenir des informations essentielles, il accède à du contenu. Aujourd'hui, il n'existe aucun secteur qui ne repose pas sur une forme de contenu. La gestion de contenu est donc devenue une stratégie essentielle dans tous types d'organisations, des entreprises aux associations à but non lucratif en passant par les services publics.

Comme vous pouvez l'imaginer, la gestion de tout ce contenu peut être délicate, mais elle présente un potentiel colossal. Les entreprises disposent de nombreux outils et stratégies pour garantir l'organisation, la valeur et la conformité de leur contenu. Découvrons la gestion de contenu dans son ensemble, les raisons de son importance, et comment l'exploiter avec la puissance de l'Intelligent Content Management. 

Qu'est-ce que la gestion de contenu ?

La gestion de contenu est le processus d'organisation, de consolidation et de collecte des informations sous toutes leurs formes, telles que les documents, les fichiers multimédia et les fichiers de conception. Presque tout ce que vous pouvez enregistrer sur votre ordinateur est considéré comme du contenu. Le processus de gestion de ce contenu implique divers programmes, tels que les systèmes de gestion de contenu et les outils de création de contenu. La gestion du contenu implique de nombreux rôles, tels que :

• La création initiale du contenu, qui peut être numérique ou nécessiter la numérisation de médias physiques
• L'édition et la publication de contenu sur divers canaux de diffusion, tels que les blogs ou les réseaux sociaux
• La conservation du contenu et l'audit des modifications conformément aux exigences réglementaires
• L'organisation du contenu dans des systèmes logiques et simples facilitant les recherches
• La mise à jour et la gestion des autorisations et des rôles utilisateur pour garantir l'accès aux personnes autorisées uniquement
• L'incorporation du contenu dans les flux de travail métier courants pour une utilisation plus simple et plus efficace
• La modification du contenu si nécessaire et la conservation des versions précédentes
• La présentation appropriée du contenu et la garantie que les modifications sont invisibles par le consommateur (balises HTML brisées, par exemple)

Les plateformes de gestion de contenu d'entreprise sont particulièrement importantes dans les secteurs très réglementés comme la santé et la finance. Souvent, ces organisations ont besoin de plus de transparence et de traçabilité pour respecter les exigences de leurs agences réglementaires respectives. Une gestion des ressources de contenu robuste profite également aux entreprises industrielles et de la recherche, où la clarté des manuels et des instructions est essentielle à la sécurité des travailleurs et au contrôle des produits. De même, les entreprises du secteur de l'édition dépendent du référentiel de données qui constitue leur modèle économique.

L'organisation de ce contenu implique l'analyse du contenu par type et l'utilisation de schémas de marquage tels que XML et HTML pour lier certaines caractéristiques aux fichiers.

Contenu structuré et non structuré

Les professionnels de l'informatique parlent souvent de gestion de contenu pour décrire les principales fonctionnalités nécessaires à la gestion de contenu non structuré. Distinguons ces deux concepts de gestion de données non structurées, et découvrons pourquoi la gestion de contenu est devenue un marché de près de 11 milliards de dollars.

Le contenu non structuré désigne généralement celui qui n'est pas clairement organisé en lignes et en colonnes. Il peut s'agir de fichiers PDF, de présentations et de documents, ainsi que de vidéo et d'audio, dont l'utilisation a explosé, par exemple dans les enregistrements des centres d'appels et la visioconférence sue le Web. 

La gestion de contenu a été identifiée en tant que besoin essentiel à la fin des années 1990. La résolution des défis d'automatisation du back-office, tels que la comptabilité fournisseurs, la gestion des contrats, le traitement des factures et la gestion des ressources humaines, nécessite la gestion des processus liés aux informations, tout en contrôlant les risques juridiques et de conformité. Il était essentiel de garantir que les bonnes informations restent dans les bonnes mains, pour faciliter les audits et la conformité réglementaire. Ce besoin a coïncidé avec l'essor des systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) à la fin des années 1990. Les systèmes sur site étaient alors utilisés pour faciliter la gestion du contenu autour des processus essentiels.

Le volume croissant de contenu non structuré représente des défis pour les entreprises, notamment lorsqu'elles utilisent plusieurs systèmes disparates pour diffuser le contenu. Comme l'indique Solutions Review, le contenu non structuré est difficile à stocker dans une base de données et comporte des attributs qui compliquent sa recherche, sa modification et son analyse. Ces facteurs, ainsi que d'autres, font de la gestion du contenu non structuré un enjeu particulièrement important. L'auteur de cet article de Solutions Review signale que si votre organisation a du mal à gérer le contenu non structuré maintenant, ces difficultés ne feront qu'empirer.

Types de plateforme de gestion de contenu

Les outils conventionnels de gestion de contenu incluent les systèmes de gestion de contenu Web (WCM), la gestion de contenu d'entreprise (ECM), la gestion des actifs numériques (DAM), ainsi que la gestion des archives (RM). De nombreuses entreprises combinent ces types de données, mais les plateformes d'Intelligent Content Management telles que Box vous donnent un contrôle complet sur votre contenu, tout en vous permettant d'exploiter l'IA et d'autres technologies nouvelles.

Les plateformes de gestion de contenu couvrent divers domaines :

• La gestion de contenu Web traite les subtilités de la création de contenu pour le Web et d'autres canaux numériques
• La gestion de contenu d'entreprise répond davantage aux besoins des plus grandes entreprises, qui travaillent avec des fichiers non destinés aux consommateurs, tels que des rapports et des mémos, qui nécessitent des contrôles d'accès et des outils de collaboration
• Les outils de gestion des actifs numériques conviennent aux entreprises centrées sur le design qui travaillent avec des actifs multimédia tels que les images, la vidéo et l'audio
• Les plateformes de gestion des archives peuvent faciliter la conformité réglementaire et la collecte de données en mettant l'accent sur les besoins de contrôle des accès et de conservation

L'essor de l'Intelligent Content Management

Pour comprendre l'évolution de la gestion de contenu, nous devons comprendre quels problèmes elle a historiquement résolus et comment les besoins sous-jacents ont évolué. 

Avec l'essor des technologies mobiles, cloud et de grande consommation, les solutions ECM sur site ont perdu leur position de modèle de gestion de contenu. En 2015, de nombreuses entreprises disposant d'anciens environnements ECM rencontraient des problèmes significatifs d'utilisabilité, de mobilité, de solutions shadow IT incontrôlables, et de dépendance continue au partage de fichiers pour les tâches quotidiennes. Le directeur de recherche de Gartner, Michael Woodbridge, explique que les acheteurs professionnels ne veulent pas d'une plateforme qui crée une solution de compromis en six mois. Ils veulent des solutions réelles et rapides à leurs problèmes, et ils les veulent immédiatement.

Avec de tels besoins, les solutions basées sur des SaaS et la recherche d'outils modernes, flexibles et attrayants ont commencé à redéfinir la gestion de contenu. Les employés souhaitaient collaborer de façon productive, n'importe où et sur n'importe quel appareil. Les équipes distribuées et l'accélération numérique ont imposé aux entreprises d'adopter des moyens plus sûrs, plus collaboratifs et plus productifs de travailler. Les réglementations croissantes ont imposé aux organisations d'être proactives et de trouver des moyens de garantir la conformité et de resserrer le contrôle sur tout le contenu non structuré.

Pendant ce temps, les sources de données multiples, des applications SaaS aux applications personnalisées, ont imposé aux services informatiques de repenser l'intégration de leur infrastructure fragmentée de façon flexible et évolutive. De plus, l'essor de l'IA générative et agentique a accru les enjeux pour le contenu d'entreprise.

Changements importants dans la gestion de contenu 

Ces exigences ont permis l'émergence des plateformes d'Intelligent Content Management, qui ont initié deux transformations dans le paysage de la gestion de contenu:

Capacités accrues 

Aujourd'hui, l'Intelligent Content Management a remplacé les processus de back-office lourds et complexes par des scénarios plus modernes et axés sur l'utilisateur. Comme l'Intelligent Content Management est basé sur le cloud, ergonomique et facile à intégrer aux autres systèmes, il peut connecter et faciliter la productivité de l'équipe, la collaboration externe et l'efficacité des processus. L'Intelligent Content Management permet d'initier le changement dans les façons de travailler et les processus, ce qui permet aux utilisateurs d'accorder des autorisations de sécurité et d'appliquer des mesures qui garantissent la conformité tout en aidant les équipes à atteindre leurs objectifs métier.

Coûts réduits

La gestion de contenu est désormais à portée des organisations qui n'y avaient jamais eu accès auparavant. Grâce aux économies que permet le cloud, à sa simplicité de déploiement et à son adoption rapide par les utilisateurs, les entreprises peuvent investir dans une plateforme d'Intelligent Content Management qui aurait autrement été trop coûteuse ou complexe. L'Intelligent Content Management a permis de démocratiser la gestion de contenu, ce qui était auparavant impossible.

C'est pourquoi les principales sociétés d'analyse, telles qu'IDC, Gartner et Forrester, ont reconnu l'importance de l'Intelligent Content Management. De nouveaux rapports d'analyse mettent en lumière l'importance de l'Intelligent Content Management pour faciliter le changement et l'efficacité de la collaboration.

5 avantages du passage à une plateforme d'Intelligent Content Management

Les entreprises qui exploitent pleinement les capacités de l'Intelligent Content Management peuvent récolter des résultats réels et mesurables, comme en témoigne l'analyse de Forrester sur l'impact économique total de Box. Elles réduisent leurs coûts, améliorent la qualité de leur production grâce à des processus agiles et réduisent le délai de mise sur le marché, le tout en renforçant leur stratégie de sécurité. Mais quels sont les principaux moteurs du passage à l'Intelligent Content Management ? Voici les cinq principales raisons de l'adoption de l'Intelligent Content Management :

1. Réduire la dissémination du contenu 

Avec leurs architectures facilitant l'intégration, les plateformes d'Intelligent Content Management peuvent s'intégrer à toutes les autres applications de productivité et spécifiques aux processus que l'entreprise utilise. Ainsi, l'Intelligent Content Management joue le rôle de plateforme sécurisée pour l'ensemble colossal et croissant du contenu non structuré dans toute l'entreprise, sans que les utilisateurs aient à déplacer du contenu entre les différents systèmes pour les utiliser dans les processus métier.

2. Améliorer la sécurité et la protection des données 

La protection des informations confidentielles est plus importante que jamais. L'Intelligent Content Management exploite tous les avantages de l'innovation des le domaine de la sécurité. Avec un ensemble d'outils incluant le chiffrement des données, les modèles de politique, les contrôles basés sur l'IA pour éviter les fuites de données et les contrôles d'accès, la protection des données centralisée dans le cloud est plus simple que jamais.

Notez que les données d'une plateforme d'Intelligent Content Management sont conservées dans un centre de données géré professionnellement, avec des experts qui travaillent en permanence pour que vos données soient protégées et accessibles quand vous en avez besoin.

3. Améliorer les initiatives numériques 

Ce choix peut faire la différence entre un lieu de travail agile, efficace et bien informé, et un autre freiné par l'ampleur des coûts et l'apathie des utilisateurs. En mettant l'accent sur des expériences modernes et engageantes, les plateformes de contenu basées sur le cloud permettent aux utilisateurs d'accéder au contenu, de le modifier et de collaborer dessus n'importe où, pour que les équipes aient les moyens de travailler efficacement.

Il existe toute une gamme d'outils numériques qui fonctionnent avec votre contenu et lui ajoutent de la valeur. Par exemple, vous pouvez collecter des signatures électroniques pour éliminer les fax et le scan de documents, et utiliser diverses intégrations pour créer des flux de travail fluides et efficaces. Les plateformes de gestion de contenu numérique facilitent également la collaboration entre les employés, où qu'ils se trouvent. Ces outils de gestion de contenu peuvent transformer votre collection de contenu d'un simple référentiel à une ressource précieuse pour booster votre activité.

4. Simplifier les processus collaboratifs et externes 

Si les anciens systèmes ECM incluaient souvent un flux de travail documentaire, celui-ci n'était pas très bien intégré à l'expérience ad-hoc et collaborative que les lieux de travail modernes exigent. Avec l'Intelligent Content Management, les entreprises ont tout : un espace de travail pour les équipes et les individus, qui intègre l'automatisation des flux de travail. Une intégration robuste et des outils de collaboration peuvent améliorer l'ergonomie, la satisfaction des employés et l'efficacité.

5. Respecter les exigences de conformité et de résidence des données 

La gouvernance des données, y compris le contrôle des accès aux fichiers, la conservation des documents et la résidence des données, est un pilier de la gestion de contenu et un souci important pour les entreprises des secteurs fortement réglementés. Grâce à la gestion de contenu dans le cloud, les entreprises peuvent assurer la gouvernance des informations, la conformité et la confidentialité tout en développant de nouvelles façons de travailler. Conçue pour l'évolutivité et l'agilité, l'Intelligent Content Management permet de respecter toutes les réglementations sectorielles et locales, avec une interface utilisateur moderne et engageante.

Principaux cas d'utilisation des plateformes de gestion de contenu 

Les organisations exploitent les plateformes de gestion de contenu de différentes façons, selon leurs besoins, la complexité de leurs processus et leur niveau de sophistication. Voici quelques exemples d'avantages de l'Intelligent Content Management pour certaines entreprises.

Collaboration sécurisée et étendue 

Les entreprises permettent à leurs équipes de collaborer en permettant aux utilisateurs internes d'étendre la collaboration aux personnes extérieures à l'entreprise. Cela peut impliquer le travail dans un espace unique, sur des fichiers communs ou dans un outil collaboratif de modification de documents, le tout avec la protection des données et le contrôle d'accès appropriés.

Un exemple notable est celui de la collaboration des forces de l'ordre. La Met Police de Londres a identifié plusieurs cas d'utilisation de l'Intelligent Content Management, tels qu'un emplacement centralisé en ligne pour les images de vidéosurveillance, qui simplifie la recherche et le partage de preuves sans devoir se déplacer auprès des autorités locales ni gérer des supports physiques tels que des DVD et des clés USB.

Automatisation des processus 

Les entreprises traitent le contenu et les informations connexes pour étayer leurs opérations métier, telles que l'intégration et le traitement des réclamations. En numérisant des processus manuels, elles gagnent en contrôle et en efficacité. Un exemple parfait en est le processus numérique d'approbation des contrats.

Pour ChargePoint, 70 % du partage de contenu implique du contenu non structuré. Naturellement, une plateforme qui permet aux employés de collaborer, de concevoir et de contrôler leurs processus est essentielle. La première tentative s'est avérée frustrante. Le service juridique avait mis en place un système de gestion des contrats, mais était prête à l'abandonner au bout de seulement neuf mois, car son utilisation était trop complexe. En découvrant la simplicité de création et d'utilisation des flux de travail dans Box, y compris l'utilisation de signatures électroniques via des intégrations partenaires, ils ont eu envie de changer.

Expériences de contenu personnalisé 

Les organisations permettent à leurs partenaires de développer des applications de services de contenu personnalisé via un kit de développement logiciel (SDK) et une boîte à outils pour les développeurs. La collaboration et les processus sont ainsi accessibles aux personnes au-delà du pare-feu. Ce type de cas d'utilisation concerne par exemple les portails clients personnalisés.

Pour Morgan Stanley, cela a impliqué le lancement d'un portail chiffré de partage de documents pour les clients. Selon Sal Cucchiara, Chief Information Officer de la branche Wealth Management de Morgan Stanley, les clients et les conseillers financiers peuvent collaborer en toute simplicité tout en respectant les normes les plus strictes en matière confidentialité des données et en assurant la sécurité et la protection de ces dernières. Il indique que la protection des informations confidentielles et des actifs des clients est la priorité absolue de l'entreprise. Le portail est l'investissement le plus récent pour la sécurité à grande échelle.

Gestion des archives

De plus en plus d'organisations utilisent les plateformes de gestion de contenu pour faciliter la gouvernance des informations, notamment lorsque la conservation et la protection des archives numériques est requise. Ce type de solution inclut un référentiel sécurisé et des fonctionnalités, telles que la conservation de documents, qui facilite la conformité réglementaire. La centralisation de la propriété intellectuelle est un exemple de ce type de cas d'utilisation.

En adoptant l'Intelligent Content Management, AstraZeneca a migré toute sa propriété intellectuelle essentielle et d'autres informations vers un emplacement centralisé dans le cloud. Box se trouve au centre d'un écosystème de pointe qui inclut Salesforce, Microsoft 365 et DocuSign. Plus de 8 000 représentants dans le monde peuvent désormais accéder aux actifs commerciaux sur leurs iPad, où qu'ils se trouvent. De plus, le respect des réglementations essentielles du secteur telles que la loi Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) est garanti. En connectant l'informatique interne et les intégrations essentielles, les processus de contenu sont deux fois plus simple pour un coût deux fois moindre.

Principales fonctionnalités des plateformes de gestion de contenu 

Le Magic Quadrant for Content Collaboration Platforms de Gartner répertorie les fonctionnalités clés suivantes des plateformes de gestion de contenu :

Fonctionnalités utilisateur principales :

• Synchronisation de fichiers sur tous les appareils, applications de bureau et clients de navigateur Web
• Recherche et partage de fichiers avec des personnes et des applications, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation
• Interfaces utilisateur modernes avec des fonctionnalités interactives optimisées, telles que le glisser-déposer de fichiers et l'ouverture de fichiers dans les applications mobiles
• Création, modification, annotation et prise de notes pour la productivité des utilisateurs, de façon native et via l'intégration avec des applications tierces telles que Slack, Microsoft 365 et Google Docs
• Espaces de travail pour des équipes ou des projets, incluant la modification collaborative de contenu, le suivi des modifications, les commentaires sur les fichiers, les discussions et la gestion des versions ; plus généralement, des fonctionnalités qui peuvent replacer les lecteurs réseau et les partages de fichiers conventionnels

Fonctionnalités de sécurité et de conformité :

• Sécurité et protection des données sur les appareils, dans les services cloud, dans les référentiels ou sur les serveurs, y compris l'effacement de données, la protection par mot de passe, le chiffrement, la gestion des droits numériques (DRM) et la prévention de la perte de données (DLP)
• Gouvernance des données, telles que le contrôle des accès aux fichiers, les politiques de conservation, la classification des métadonnées, la découverte électronique et la résidence des données, ainsi que le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et d'autres réglementations
• Administration et gestion, y compris l'intégration à l'identité de l'entreprise, la gestion des accès et les protocoles d'authentification ; gestion des stratégies et des règles, avec des outils de gestion centralisée ; et tableaux de prod de performance avec visualisation

Fonctionnalités d'intégration :

• Interfaces de programmation d'application (API) pour accéder au contenu du référentiel CCP ou de l'espace de données mappé, et connecteurs intégrés avec les applications et systèmes métier ou de productivité couramment utilisés

Plateformes de gestion de contenu populaires 

Les principaux cabinets d'analyse sectorielle, tels que Gartner, Forrester et IDC, ont tous abandonné le terme de gestion de contenu d'entreprise, car l'ECM ne reflète plus l'évolution des dynamiques du marché ou des besoins métier liée aux technologies cloud, mobiles et grand public. 

C'est pourquoi les analystes ont créé des catégories plus pertinentes pour évaluer les fournisseurs de gestion de contenu :

• Forrester a créé la catégorie Content Platforms
• Gartner a créé le rapport Magic Quadrant for Document Management
• IDC a créé le rapport Worldwide Intelligent Content Services 2024 Vendor Assessment

Les trois principaux cabinets d'analyse désignent Box comme un leader de la gestion de contenu. Parmi les autres fournisseurs cités dans ces rapports, on retrouve IBM, Alfresco, Hyland, Google et OpenText.

Pourquoi Box est le leader des plateformes d'Intelligent Content Management

Box propose la plateforme leader de gestion de données dans le cloud, appelée Intelligent Content Management. Elle améliore l'expérience utilisateur tout en fournissant une sécurité et une conformité intégrées professionnelles, le tout dans une plateforme native dans le cloud, intégrée et ouverte. Si Box est reconnu pour mettre l'accent sur une collaboration simple, une sécurité fluide et des intégrations avec plus de 1 500 applications, c'est la valeur ajoutée fournie aux clients qui distingue clairement Box. 

Box permet aux organisations de gérer intégralement le cycle de vie de leur contenu avec des fonctionnalités natives de modification, de commentaire, de partage, d'automatisation de processus et de signature automatique, ainsi qu'une orientation totale sur le contenu. Qu'il s'agisse de l'intégration avec les systèmes internes essentiels pour simplifier les processus, de la réduction des coûts en éliminant les partages de fichiers ou de la réduction des risques via une vision unifiée de toutes vos données importantes, Box offre des avantages mesurables. 

Les principales entreprises actuelles utilisent l'Intelligent Content Management pour simplifier leurs méthodes de travail. 67 % des entreprises du classement Fortune 500 font confiance à Box pour assurer la sécurité, la conformité et la disponibilité totale de leur contenu métier essentiel. Consultez les derniers rapports de Gartner, Forrester et IDC pour en savoir plus sur les fonctionnalités d'Intelligent Content Management qui ont valu à Box d'être reconnu comme un leader.