Qu'est-ce que la gouvernance des données ?
La gouvernance des données est un cadre complet de processus, de technologies et de politiques que les organisations utilisent pour gérer et protéger leurs données tout au long de leur cycle de vie. Elle garantit l'exactitude, la cohérence, la sécurité et l'accessibilité des données, facteurs essentiels à la prise de décision, et veille au respect des exigences légales et réglementaires.
Avec la poursuite des efforts de transformation numérique dans tous les secteurs, les données sont un moteur de la croissance et de l'innovation des entreprises. Lorsque vous introduisez de nouvelles technologies, telles que l'IA et les solutions basées sur le cloud, une stratégie complète de gouvernance des données vous aide à protéger vos données tout en exploitant tout leur potentiel pour prendre des décisions basées sur les données.
Points forts :
- La gouvernance des données est un cadre de règles et de pratiques qui garantit l'exactitude, la sécurité et l'accessibilité des données dans toute l'organisation, ce qui permet de prendre de meilleures décisions et de respecter les exigences réglementaires et de conformité.
- Les quatre piliers de la gouvernance des données sont la qualité des données, la gérance des données, la gestion des données et la protection et la conformité des données.
- La mise en œuvre de stratégies de gouvernances des données dans toute votre organisation réduit les risques, empêche la création de silos de données et renforce la sécurité tout en répondant aux exigences de conformité.
- Box Governance contribue à réduire les risques pour l'entreprise grâce à des calendriers de conservation flexibles, des contrôles avancés de la corbeille et des versions illimitées des fichiers qui protègent votre contenu et le rendent accessible.
Quels sont les quatre piliers de la gouvernance des données ?
Les quatre piliers de la gouvernance des données sont la qualité des données, la gérance des données, la gestion des données et la protection et la conformité des données. Quels que soient la taille de votre entreprise, votre secteur d'activité ou le volume de contenu, ces piliers constituent la base de la gestion de vos informations critiques.
1. Qualité des données
La mise en œuvre efficace d'une stratégie de gouvernance des données nécessite des informations précises, fiables et cohérentes sur l'ensemble des plateformes et des systèmes logiciels que vous utilisez. La qualité des données vous permet d'automatiser les flux de travail numériques et d'utiliser le contenu comme source fiable pour élaborer des stratégies commerciales.
2. Gérance des données
Un gestionnaire des données est une personne chargée de maintenir la qualité des données tout au long de leur cycle de vie. La gestion implique de définir qui est responsable de certaines informations et d'assurer la gestion et la protection de ces données au sein de l'organisation.
3. Gestion des données
La gestion des données est une discipline vaste qui couvre les technologies et les processus permettant de traiter les données tout au long de leur cycle de vie. Ce pilier se concentre sur la manière dont vous collectez, stockez, traitez et utilisez les données au sein de votre organisation.
L'objectif de la gestion des données est d'éviter les silos de données, les inexactitudes et les risques de sécurité, tout en maintenant la qualité et la gouvernance des données.
4. Protection et conformité des données
Ce pilier fait référence à l'ensemble des pratiques et des obligations légales qui permettent de gérer les informations sensibles de manière sécurisée et conforme à la réglementation. Les exigences de conformité de votre organisation peuvent varier, mais un cadre solide vous permet d'aligner les politiques et procédures de gouvernance des données sur les normes industrielles et les obligations légales.
La suppression régulière des données qui ne sont plus utiles permet également de vous assurer que vous ne stockez que le contenu pertinent.
Avantages de la gouvernance des données pour les organisations.
La mise en place d'une structure de gouvernance des données aide votre entreprise à mieux gérer les contenus, à maintenir un niveau de productivité élevé et à assurer le bon déroulement des flux de travail. Voyons quels sont les bénéfices pour votre organisation.
Amélioration de l'accès aux données
L'un de vos objectifs en matière de gouvernance des données devrait être de briser les silos de données, qui conduisent souvent à une fragmentation et à une incohérence des informations au sein des organisations. Par exemple, une plateforme de gestion des documents qui n'est pas intégrée à d'autres systèmes peut facilement donner lieu à plusieurs versions d'un même document, ce qui crée des problèmes de contrôle des versions et complique la gouvernance du contenu.
Grâce à un logiciel de gouvernance des données basé sur le cloud, vous pouvez tirer parti du contrôle des versions des documents et de l'intégration des applications, ce qui facilite l'accès aux données et la collaboration entre les équipes.Le rapport State of Data Governance 2025 de Secoda indique que 50 % des organisations disposant d'un cadre de gouvernance ont amélioré leur collaboration en éliminant les silos et en permettant l'alignement entre les équipes.
Transformation numérique rationalisée
En intégrant la technologie dans votre environnement de travail, vous générez inévitablement plus de contenu et d'informations. Pour gérer efficacement cette croissance, des stratégies solides de gestion et de gouvernance des données établissent une base qui soutient la transformation numérique grâce à :
- l'intégration d'applications cloud pour un échange de données transparent entre les systèmes ;
- des rapports cohérents et précis qui vous aident à surveiller vos informations ;
- un stockage de données cloud évolutif pour gérer des volumes de données croissants ;
- des outils de gouvernance des données pour la classification, la conservation, la sécurité et la conformité.
Prévention de l'utilisation abusive des données
La gouvernance des données empêche l'utilisation abusive des données en appliquant des autorisations strictes pour les fichiers et les dossiers ainsi que des contrôles d'accès. Grâce au contrôle de version, vous évitez la duplication des données et les informations obsolètes, ce qui réduit le risque de vous fier à des informations inexactes.
Sécurité et conformité des données renforcées
Les solutions de gouvernance des données améliorent la sécurité des informations : vous pouvez par exemple surveiller l'utilisation des données et appliquer un chiffrement des données pour empêcher tout accès non autorisé. En réduisant les risques, il est plus facile de se conformer aux réglementations gouvernementales et industrielles.
Qui est responsable des processus de gouvernance des données ?
Les processus de gouvernance des données reposent sur différents rôles, notamment celui de directeur des données, de responsable de la gouvernance des données, de gestionnaire des données, de membre de l'équipe informatique, etc.
Pour maintenir et gérer les documents et les données, vous devez faire appel aux propriétaires des données, qui gèrent et protègent les ensembles de données spécifiques qui leur sont attribués. L'équipe responsable des données commerciales détermine qui peut accéder à ces informations, les utiliser et les modifier.
Structure de gouvernance des données
Même si chaque entreprise peut avoir sa propre structure, une hiérarchie typique de gouvernance des données comprend souvent les ressources suivantes :
- Directeur des données (CDO) : le cadre supérieur responsable de votre programme de gouvernance des données, qui assure le financement et établit les bases du programme.
- Responsable de la gouvernance des données : la personne qui supervise la mise en œuvre et la maintenance de la stratégie, qui peut également être le CDO.
- Comité de gouvernance des données : un groupe de cadres et de propriétaires de données qui prend des décisions continues concernant les politiques et les normes en matière de données.
- Analystes de données, architectes de données et ingénieurs : les professionnels qui travaillent avec le comité pour suivre et analyser les indicateurs clés, en veillant à ce que les données restent exactes et conformes.
- Gestionnaire des données : les personnes chargées de mettre en œuvre les politiques de gouvernance de votre comité et d'évaluer la conformité, en s'occupant directement des données au sein de votre organisation.
Tous les utilisateurs, des rôles commerciaux aux équipes d'analyse, doivent suivre une formation sur vos politiques de gouvernance des données. En dotant votre équipe des connaissances nécessaires pour repérer et éviter ces risques potentiels, vous empêchez la perte de données et les failles de sécurité.
Composants d'un cadre de gouvernance des données
Les cadres de gouvernance des données doivent commencer par un énoncé de mission écrit qui définit les objectifs de votre organisation en matière de données.
- Que souhaitez-vous accomplir avec une stratégie ?
- Comment allez-vous mesurer vos objectifs ?
Pour créer une stratégie de gouvernance des données complète qui s'aligne sur les objectifs de votre organisation, intégrez les composants suivants :
Documentation sur la gouvernance des données
La documentation fournit un point de référence facile pour votre organisation à chaque étape de la mise en œuvre d'une stratégie de gouvernance des données. En vous référant à vos procédures documentées, vous pouvez rapidement identifier ce que vous devez changer et où apporter les modifications.
Une documentation accessible permet également aux employés impliqués dans la gestion du cycle de vie des données de trouver facilement des informations et de maintenir votre organisation sur la bonne voie.
Catalogue de données
Un catalogue de données est un inventaire centralisé destiné à la gestion des ressources numériques qui fournit des métadonnées, des classifications et des outils de collaboration pour organiser les informations commerciales à des fins de sécurité et d'accessibilité.
Dans le rapport 2024 State of the Intelligent Information Management d'AIIM, 90 % des organisations déclarent utiliser des plateformes de partage de fichiers sécurisées pour stocker et collaborer sur du contenu. Les solutions basées sur le cloud garantissent l'intégrité des informations à long terme grâce à :
- la protection par mot de passe ;
- la sauvegarde en ligne ;
- la conservation des enregistrements.
Mappage des données
Le mappage des données vous permet de visualiser comment les données circulent au sein de votre organisation et comment leur flux influe sur leur qualité. La création d'une carte permet d'identifier les types de données et de les classer en fonction de leur sensibilité. Ces catégories guident la mise en œuvre de votre plan de gouvernance des données, en déterminant comment gérer, sécuriser et maintenir chaque ensemble de données.
Métadonnées
Les métadonnées sont des données qui décrivent d'autres données. Par exemple, lorsque vous rédigez un document en ligne, ses métadonnées peuvent inclure le titre, l'auteur et des mots-clés afin d'améliorer l'indexabilité et la catégorisation.
Selon le rapport State of Data Governance 2024 de TDWI, seules 22 % des organisations disposent de métadonnées complètes et de haute qualité pour toutes leurs ressources, y compris les données structurées et non structurées. Pour améliorer la gestion des métadonnées d'entreprise, établissez des normes claires et effectuez des audits réguliers afin de maintenir la cohérence entre toutes les sources d'informations.
Glossaire métier
Un glossaire métier dans le domaine de la gouvernance est une liste de termes et de concepts clés spécifiques à votre organisation, chacun accompagné de définitions claires. La mise en place d'un vocabulaire commun rend votre flux de travail de gouvernance des données plus efficace en réduisant la confusion et les malentendus sur la signification de chaque terme et son application.
Commencez la mise en œuvre de la gouvernance des données avec un modèle de maturité
La mise en œuvre consiste à transformer votre stratégie en action. Pour évaluer la préparation de votre organisation à la mise en œuvre de la gouvernance des données, vous pouvez utiliser un modèle de maturité. Ce cadre évalue la sensibilisation et l'adhésion des utilisateurs dans toute l'organisation, offrant des informations sur la manière dont vous devriez planifier la mise en œuvre d'une stratégie.
Décomposons les six phases de la gouvernance des données en fonction des niveaux de sensibilisation.
Niveau de maturité 0 : non sensibilisé
En tant que CDO ou responsable de la gouvernance, l'une des étapes fondamentales d'une bonne gouvernance consiste à rallier toutes les parties prenantes. Toutefois, au cours de cette phase, vous pourriez encore manquer de soutien pour votre stratégie de gouvernance. Les dirigeants peuvent ne pas voir la nécessité d'une telle initiative, car les solutions de contournement existantes fonctionnent « sufisamment bien ».
À ce stade, la meilleure chose à faire est de plaider de manière cohérente et diplomatique en faveur d'une meilleure stratégie. Soulignez que les solutions de contournement ne sont que des solutions temporaires, tandis qu'une stratégie de gouvernance des données mûrement réfléchie renforce en fin de compte la confiance dans vos données, réduisant ainsi les risques et les erreurs.
Niveau de maturité 1 : initial
Les processus mis en place à ce stade sont probablement sporadiques ou incomplets. Les parties prenantes se rendent compte que des politiques de gouvernance des données plus efficaces sont nécessaires à la croissance de l'entreprise. En tant que responsable de la gouvernance, votre rôle est de convaincre les autres de la nécessité de mettre en place une stratégie.
Niveau de maturité 2 : réactif
À ce stade, le cadre d'une stratégie globale est plus stable. Vous pouvez préparer votre entreprise à la planification de la gouvernance des données.
Niveau de maturité 3 : proactif
À ce stade, les procédures de gouvernance des données sont de plus en plus avancées et cohérentes dans toute votre organisation. Vous disposez d'une approche unifiée de la gestion des données et l'adhésion à cette approche s'est considérablement renforcée.
Niveau de maturité 4 : géré
Les entreprises qui ont atteint le niveau quatre considèrent la gouvernance des données comme un élément établi et nécessaire à la conduite des activités. Il y a encore matière à amélioration, mais le processus est bien engagé.
Niveau de maturité 5 : optimisé
Votre stratégie de gouvernance des données est en place depuis un certain temps et est entièrement optimisée pour une amélioration continue.
Meilleures pratiques en matière de gouvernance des données pour gérer vos initiatives
Nous avons rassemblé quatre bonnes pratiques en matière de gouvernance des données afin d'impliquer les parties prenantes et de relever les défis courants tels que les silos de données et les lacunes dans l'alignement des équipes.
1. Encourager la collaboration pour renforcer votre approche de la gouvernance des données
Les processus de gouvernance des données s'exécutent lorsque vous créez des politiques et mettez l'accès sur la collaboration avec les propriétaires de données. Ces pratiques contribuent à éliminer les silos de données au-delà de ce que votre stratégie de gouvernance peut faire à elle seule.
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2. S'assurer que la mise en œuvre s'étend à l'ensemble de l'organisation
Si une seule partie de votre organisation adopte votre politique de gouvernance des données, cela peut rendre votre organisation plus vulnérable aux violations et fuites de données. La mise en œuvre doit concerner l'ensemble de votre entreprise et non certaines branches seulement. Élaborez une stratégie d'adoption basée sur les incidents causés par un manque de gouvernance des données, en montrant comment les conséquences de ces situations ont affecté les objectifs de votre organisation.
3. Privilégier une communication claire
Tout le monde doit être sur la même longueur d'onde lors de la mise en œuvre d'une stratégie de gouvernance des données. Proposez des formations à tous les membres de l'équipe qui traitent des données, dans tous les services et à tous les niveaux hiérarchiques. De plus, veillez à ce que votre CDO fasse régulièrement le point afin de dissiper toute idée fausse.
4. Clarifier les protocoles de gestion des données
Votre politique de gouvernance des données doit être facile à comprendre. La formation réduit la confusion, mais vous devrez peut-être revoir vos protocoles de gouvernance de l'information si le problème est généralisé. Une documentation claire facilite la compréhension de vos procédures. Collaborez avec votre comité pour créer une solution plus fonctionnelle.
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Box Governance vous permet de minimiser les risques grâce à des fonctionnalités telles que :
- des calendriers de conservation flexibles pour répondre à vos besoins spécifiques et respecter les réglementations en matière de conformité ;
- des conservations légales pour préserver les informations ;
- des contrôles avancés de la corbeille pour restaurer ou supprimer du contenu ;
- des versions illimitées des fichiers pour conserver tous les fichiers stockés.
De plus, les intégrations Box vous permettent de connecter notre plateforme à plus de 1 500 applications, ce qui vous permet de maintenir une productivité élevée tout en protégeant les données de l'ensemble de votre infrastructure technologique.
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Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.