Comment transférer ou envoyer des fichiers volumineux

Jusqu’à récemment, lorsque vous collaboriez sur un projet, la seule façon de partager un fichier était d'en envoyer une copie physique. Les coauteurs imprimaient des brouillons et les envoyaient à leurs collaborateurs par coursier ou par la poste. Les équipes de montage s’échangeaient des films ou des cassettes vidéo, et faisaient également souvent appel à des services de livraison ou de coursier.

Aujourd'hui, pour envoyer un fichier à un collègue, vous ouvrez simplement votre interface de messagerie, créez un message, mettez le fichier en pièce jointe et cliquez sur envoyer. Lorsque l'envoi de fichiers par e-mail fonctionne, c'est efficace et cela rationalise le processus de collaboration. L’envoi de fichiers volumineux par e-mail peut cependant être problématique, car de nombreux serveurs de messagerie limitent la taille des pièces jointes. Gmail, par exemple, vous permet d’envoyer des pièces jointes d'une taille maximale de 25 Mo. Cette limite s'applique à l’ensemble des fichiers du message et non à chacun d’entre eux, ce qui complique encore l'envoi simultané de plusieurs fichiers.

Outre les limites de taille des fichiers, l'e-mail n'est généralement pas recommandé pour envoyer certains types de fichiers, car il n'est pas toujours sécurisé et le contenu du message peut être intercepté. Heureusement, il existe aujourd'hui d'autres options plus sûres pour transférer des fichiers volumineux.

Les meilleurs moyens de transférer des fichiers lourds

Plusieurs options permettent de partager efficacement des fichiers de toutes tailles (aussi bien vidéo et audio que .PDF ou .doc).

Avant toute chose, vous devez décider si vous souhaitez stocker vos fichiers sur un périphérique physique ou dans le cloud. Utiliser un périphérique physique, par exemple un disque dur ou une clé USB, présente des avantages, mais le partager nécessite d'organiser un échange en personne. Avec les options basées sur le cloud, vous n'avez plus besoin de disque physique et vous libérez de l'espace sur votre ordinateur et votre client de messagerie.

1. Téléchargez vos fichiers vers un stockage cloud

De nombreuses entreprises ont besoin de contenu pour fonctionner au quotidien. Votre entreprise peut avoir des contrats, des vidéos marketing, des enregistrements audio d'interviews et des photographies d'événements à stocker, éditer et partager. Le Content Cloud vous offre un endroit sécurisé pour stocker vos fichiers et les partager avec les autres membres de l'équipe. Box vous permet non seulement de partager facilement des fichiers, mais aussi de les annoter pour partager vos points de vue et suggérer des modifications.

Votre équipe peut accéder à tous les fichiers que vous téléchargez dans le Content Cloud depuis n'importe quel périphérique. Un membre de l'équipe qui travaille à distance peut se connecter à Box depuis son ordinateur ou sa tablette pour se tenir au courant de toutes les modifications apportées aux fichiers partagés.

Dans le Content Cloud, les limites de taille de fichier dépendent de l’offre à laquelle vous souscrivez. La taille maximale des fichiers de l’offre Business de base est de 5 Go, ce qui est considérablement supérieur à la limite standard de 25 Mo pour les e-mails. Avec l’offre Entreprise, vous pouvez télécharger des fichiers d’une taille maximale de 50 Go. L'offre Entreprise Plus vous permet de télécharger et de partager des fichiers de maximum 150 Go.

Il est facile de partager des fichiers volumineux dans le Content Cloud. Après avoir téléchargé le fichier sur Box, cliquez sur le bouton « Partager ». Saisissez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier, et ajoutez une note si vous le souhaitez. Box enverra aux destinataires une notification de partage de fichier. Une fois la notification reçue, ils pourront ouvrir le fichier à partir du Content Cloud. Vous pouvez également définir des niveaux d'autorisation spécifiques pour déterminer s'ils peuvent consulter ou modifier le fichier.

Le Content Cloud s'intègre également à un large éventail d'applications, notamment Google Drive, OneDrive, Slack et Zoom. Vous pouvez ainsi accéder plus facilement à vos fichiers et partager les mises à jour avec votre équipe sans changer vos méthodes de travail. Le Content Cloud est la solution idéale si vous devez régulièrement envoyer et collaborer sur des fichiers vidéo, audio, ou image volumineux.

2. Compressez vos fichiers

Lorsque vous emballez des objets physiques pour les ranger, vous pouvez utiliser un sac de rangement compressible ou un appareil de mise sous vide pour éliminer l'excès d'air et gagner de l'espace. Il existe un concept similaire pour les fichiers numériques volumineux. La compression de fichiers réduit la taille d'un fichier pour lui permettre de voyager plus rapidement sur Internet.

Tout comme les sacs de rangement compressibles et les appareils de mise sous vide éliminent le surplus d'air, les programmes de compression de fichiers et les zippers de fichiers suppriment les données et les modèles répétitifs. Ils éliminent les données supplémentaires, ou les remplacent par un identifiant unique. L'ID fait la même chose que les données mais prend beaucoup moins de place, ce qui réduit considérablement la taille du fichier.

Que vous ayez déjà intentionnellement « zippé » un fichier ou non, vous avez probablement déjà rencontré un fichier compressé. Les MP3 et les JPEG en sont deux exemples. Lorsqu'une chanson ou un enregistrement audio est sauvegardé au format MP3, certaines tonalités ou sons inaudibles sont supprimés du fichier. Les JPEG compriment les fichiers en supprimant les aspects non essentiels d'une image. L'image JPEG d'un arbre peut par exemple n'avoir qu'une ou deux nuances de vert, alors que la version non compressée en comptera beaucoup plus.

La compression peut affecter la qualité des fichiers, notamment dans le cas des MP3 ou des JPEG, mais cette perte de qualité n'est souvent pas perceptible. Un JPEG peut être plus pixelisé qu'un fichier RAW, mais la différence est probablement sans importance si l'image est consultée sur Instagram.

Les fichiers MP3 et JPEG sont des exemples de compression avec perte. Une fois les données supprimées de ces fichiers, elles sont perdues. Utilisez une forme de compression sans perte pour restaurer les données lorsque le fichier arrive à destination. La compression sans perte ne supprime pas les données. Elle remplace l'information qu’elle coupe par un identifiant qui restaurera les données une fois le fichier décompressé. Vous pouvez utiliser un logiciel de compression pour zipper vos fichiers. De nombreux systèmes d'exploitation décompressent automatiquement les fichiers lorsque le destinataire les ouvre.

Vous pouvez généralement envoyé par e-mail un ou plusieurs fichiers volumineux compressé(s). La compression des fichiers est une bonne option si vous envoyez plusieurs fichiers volumineux à une seule personne. Il convient de noter que certains fichiers, notamment les JPEG et les MP3, sont déjà compressés. Vous ne pouvez pas les compresser davantage sans nuire à leur qualité. Vous pouvez protéger vos fichiers compressés par un mot de passe, mais cette méthode n'est pas aussi sûre que de les télécharger vers le Content Cloud.

3. Utilisez un VPN

À l'instar des serveurs de messagerie, certains fournisseurs de services Internet (FAI) limitent également la bande passante disponible pour télécharger des fichiers. Le plafond de données d’un FAI peut empêcher les clients de télécharger ou d'envoyer des quantités excessives de données.

Utiliser un réseau privé virtuel (VPN) permet de contourner le plafonnement des données. Les VPN sont conçus pour améliorer la confidentialité en cryptant les données envoyées par votre appareil. Lorsque vous utilisez un VPN, les informations que votre périphérique envoie empruntent un chemin crypté. Au bout du chemin se trouve le serveur VPN. Lorsque vos données atteignent le serveur, elles sont acheminées vers leur destination finale sans qu'un mauvais acteur puisse détecter que les données proviennent de votre appareil.

Un VPN est idéal lorsque vous utilisez régulièrement des réseaux Wi-Fi publics et que vous voulez vous assurer que vos informations restent confidentielles et sécurisées. Une autre façon d'utiliser un VPN est de transférer des fichiers. Puisque les données empruntent un chemin crypté lorsqu'elles quittent votre appareil, votre FAI ne peut pas détecter la taille du fichier. Il n'aura aucun moyen de savoir quelle est la taille du fichier, ni d'où il provient. Envoyer un fichier volumineux par VPN est également une bonne option si vous êtes connecté à un réseau Wi-Fi public et que vous souhaitez sécuriser le contenu du fichier.

Utiliser un VPN pour partager des fichiers volumineux présente toutefois des inconvénients. Tout d'abord, il y a toujours un risque que le transfert par VPN endommage le fichier et le rende illisible une fois arrivé à destination.

Envoyer des fichiers volumineux par VPN peut également affecter la qualité de votre connexion. La vitesse de la connexion va baisser au fur et à mesure du téléchargement du fichier.

4. Utilisez une clé USB ou un disque dur

Le stockage de données portable a beaucoup évolué depuis les disquettes, qui étaient autrefois couramment utilisées. Les premières disquettes pouvaient stocker seulement 110 Ko. Les clés USB d’aujourd'hui peuvent stocker jusqu'à 1 To (ou 1 milliard de Ko). Si vous souhaitez partager plusieurs fichiers volumineux, vous pouvez les charger sur une clé USB ou un disque dur portable, puis remettre le disque au destinataire.

Utiliser une clé USB ou un disque dur pour transférer des fichiers volumineux a ses avantages et ses inconvénients. Un avantage notable est qu'il est facile d'ajouter du contenu sur le lecteur : il suffit en général d'enregistrer le fichier directement sur le disque. En revanche, il est possible de le perdre, de l'endommager, ou de se le faire voler. Les clés USB sont généralement de la taille d'un pouce, voire plus petites, ce qui les rend faciles à perdre ou à oublier dans une poche.

Elles sont également faciles à endommager. Si la clé tombe par terre, quelqu'un peut marcher dessus ou l'écraser. Si elle passe au lave-linge et est branchée avant d'être complètement sèche, vous perdez les données qu'elle contient.

Évidemment, l’autre inconvénient majeur d’utiliser une clé USB ou un disque dur pour partager des fichiers volumineux est que vous devez remettre l'appareil physiquement. Si vous êtes dans le même bureau que votre collègue, cela peut ne pas être un problème. Mais si vous devez partager du contenu avec un client à l'autre bout de la ville, dans un autre État ou un autre pays, vous devrez organiser le transport ou l'expédition. Si le contenu est particulièrement urgent, il est préférable de le télécharger sur le cloud pour le partager.

5. Utilisez le protocole de transfert de fichiers (FTP)

Le FTP et ses équivalents (SFTP, Secure File Transfer Protocol, et FTPS, File Transfer Protocol Secure) sont des moyens relativement anciens de transférer des fichiers entre ordinateurs. Pour utiliser le FTP, vous devez télécharger un client FTP sur votre appareil. Vous pouvez ensuite télécharger vos fichiers sur le serveur approprié. Une fois ces fichiers sur le serveur, toute personne ayant accès au serveur peut télécharger les fichiers.

Le FTP n'étant pas crypté, ce n'est pas le moyen le plus sûr de partager des fichiers. Le FTPS renforce la sécurité en ajoutant une protection par mot de passe ou en vérifiant le certificat du serveur. Le SFTP envoie vos fichiers via un shell sécurisé, ce qui offre une couche de protection supplémentaire, et vous permet de crypter le mot de passe et le nom d'utilisateur.

Le partage de fichiers par FTP est généralement gratuit et sans limite de taille. L’inconvénient est que ça n'est pas aussi convivial qu'un système de stockage cloud. Les options plus sûres, FTPS et SFTP, nécessitent généralement un niveau de connaissances techniques que le commun des mortels ne possède pas.

Comment partager différents fichiers volumineux

Quelle est la meilleure méthode pour partager des fichiers avec votre équipe ? Cela dépend de la taille et du type de fichiers que vous devez échanger. Examinons de plus près les moyens de partager différents types de fichiers :

Comment partager des fichiers photos volumineux

Selon le format de fichier utilisé, la taille des fichiers photo peut être considérable. Par exemple, les images RAW, qui sont non traitées et non compressées, peuvent faire jusqu’à 40 Mo. Une image JPEG compressée fait généralement entre 4 et 6 Mo.

Vous pouvez envoyer par e-mail des images compressées, par exemple des fichiers JPEG, mais ceux-ci ne finiront pas tous au même endroit. L'expéditeur en conserve une copie. Le destinataire reçoit une autre copie. Si le destinataire modifie cette version et la renvoie, cela créera d'autres copies, et le contrôle de version deviendra très confus. C'est au minimum un flux de travail inefficace.

Télécharger des photos et des images dans le Content Cloud est souvent le moyen le plus simple de les transférer à d'autres personnes. Une fois les fichiers dans Box, vous pouvez les partager avec d'autres utilisateurs en leur accordant des droits de modification si nécessaire.

Comment partager des PDF

Vous pouvez aussi généralement partager des fichiers PDF par e-mail s'ils ne dépassent pas les limites de taille de fichier de votre logiciel de messagerie. Il vous suffit de joindre le fichier au message et de cliquer sur « Envoyer ». Le partage de PDF par e-mail crée, comme pour les images envoyées par e-mail, plusieurs versions du contenu.

Si vous souhaitez partager et collaborer sur des PDF, des .doc ou d'autres fichiers texte, il est préférable de les télécharger dans le Content Cloud. Vous pouvez attribuer des autorisations lorsque vous partagez votre PDF. Les personnes avec lesquelles vous le partagez peuvent le modifier, ou simplement le consulter. Tout le monde travaille à partir du même fichier. Ainsi, toutes les modifications apportées ou les annotations laissées sont visibles par tous.

Comment partager des fichiers de plus de 25 Mo

L'e-mail est, à quelques exceptions près, à proscrire si vous souhaitez envoyer des fichiers volumineux d'une taille supérieure à 25 Mo. Pour les fichiers très volumineux, vous pouvez utiliser une clé USB, le stockage cloud, le FTP ou la compression. Parmi ces quatre options, la méthode la plus pratique et la plus sûre consiste à télécharger le contenu dans le cloud, puis à le partager avec vos collaborateurs. Compresser le fichier peut affecter sa qualité, et le FTP peut être difficile à comprendre. Une clé USB doit être transportée physiquement d’un point A à un point B, ce qui peut être problématique si vous êtes pressé.

L’option la plus sûre pour partager des fichiers volumineux est souvent d’utiliser un système de stockage dans le cloud. Le FTP, comme nous l'avons indiqué, n'est pas sécurisé, et ses versions sécurisées (FTPS et SFTP) sont complexes à utiliser. Compresser un fichier ne le protège pas des mauvais acteurs, sauf si vous le protégez également par un mot de passe. Enfin, les clés USB sont assez faciles à voler ou à égarer.

Box intègre des fonctionnalités de sécurité et de conformité conçues pour assurer la sécurité de vos données et de vos fichiers dans le Content Cloud. Les fonctionnalités de sécurité incluent :

• Authentification multi-acteurs
• rotection par mot de passe
• Autorisations des utilisateurs
• Contrôles de partage, notamment des liens qui expirent
• Vérification des périphériques

En outre, le Content Cloud est conçu pour se conformer à des réglementations spécifiques, notamment la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability ACt) et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Si vos fichiers volumineux doivent rester confidentiels, envoyez-les à votre équipe via le Content Cloud.

Partage sécurisé de fichiers et de documents avec Box

Le contenu fait tourner votre entreprise. Vous avez besoin d'un moyen simple et intuitif pour partager vos fichiers avec vos collègues et vos clients. Box permet de collaborer facilement sur des projets, et de partager des fichiers volumineux avec les employés et les utilisateurs autorisés. Les capacités de sécurité et de conformité natives du cloud de Box Shield (la classification, les contrôles d'accès et le filigrane) vous permettent de protéger le contenu que vous partagez.

Avec Box Relay, complétez le partage facile de fichiers par des flux de travail collaboratifs automatisés. Vous pouvez établir des modèles de flux de travail dans tous les services sans avoir à coder. Box propose plus de 1 500 intégrations pour vous permettre de faire circuler votre contenu sans effort et de rationaliser le travail avec vos programmes préférés.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur le Content Cloud et sur les avantages à utiliser une plate-forme unique pour tous vos besoins de contenu.

**Nous maintenons notre engagement ferme à offrir des produits et des services dotés des meilleures caractéristiques en matière de confidentialité, de sécurité et de conformité. Cependant, les informations fournies dans ce blog ne représentent pas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos prospects et nos clients à effectuer leur propre diligence raisonnable lorsqu’ils évalueront la conformité aux lois applicables.