Des problèmes de croissance résolus grâce à un contenu centralisé dans le cloud

Au fil des ans, World Kinect a considérablement évolué et s'est transformé, notamment grâce à de nombreuses acquisitions au niveau mondial. Cette entreprise propose désormais un large éventail de solutions dans le domaine de l'énergie. Parallèlement à son offre principale d'énergie et de carburant pour les clients du secteur des transports, World Kinect propose également des services de conseil, des solutions en matière de développement durable et d'énergies renouvelables, ainsi que des solutions d'approvisionnement pour le gaz naturel et l'électricité. 

Josh McLean, directeur des systèmes d'information (DSI) de World Kinect, explique : « Notre activité principale consiste à fournir du carburant à tout ce qui vole, se déplace ou flotte. Cependant, nous disposons également d'une gamme de produits très diversifiée, y compris une activité de développement durable fournissant des solutions en matière d'énergie renouvelable, ainsi que des solutions de gestion de l'énergie, comme la planification de voyages pour les avions privés ».

Les efforts déployés par World Kinect pour se transformer en une entreprise diversifiée de fourniture d'énergie et de solutions ont été récemment illustrés par son changement de nom, en remplaçant World Fuel Services par World Kinect. « Il était temps de changer, car notre entreprise a grandi », explique M. McLean. Ce nouveau nom illustre la volonté de progresser aux côtés des clients, en répondant à leurs besoins énergétiques fondamentaux tout en comblant leurs besoins en matière de transition énergétique dans le cadre d'une démarche unifiée en faveur du développement durable.

Toutefois, cette croissance et ce changement, ainsi que toutes ces acquisitions, créent des problématiques de contenu. Lorsque vous intégrez de nouvelles entreprises disposant de leurs propres équipes et processus, il est difficile d'intégrer tout le contenu qui entre dans la composition d'une entreprise : factures, contrats, documents marketing, notes de réunion, etc. Avant d'avoir opté pour la solution de Box, M. McLean déclare : « Vous pouvez imaginer la prolifération des données qui se trouvaient un peu partout. L'un des éléments clés de notre stratégie consistait à organiser ces données, et nous avons choisi Box comme principale plateforme stratégique de contenu. Cela a été un véritable succès. »

Un accès au contenu en quelques secondes au lieu de quelques jours

Julio Pereira, directeur senior informatique, explique qu'avec l'ancien système de gestion des contenus, il y avait « trop de contraintes liées au déplacement des données, et pas assez de gouvernance ou de capacité à amener les utilisateurs à l'information, au lieu d'amener l'information aux utilisateurs ».

Sous ce modèle de serveur sur site, avec des contenus en silo dans plus de 70 salles de serveurs dans des centres de données éparpillés dans le monde entier, il fallait parfois des jours pour que les fichiers parviennent aux personnes qui en avaient besoin.

Grâce à Box, le partage de fichiers ne prend que quelques secondes, quel que soit l'endroit où l'on se trouve. Le Content Cloud assure un accès global instantané et équitable à tous les employés de World Kinect, une entreprise internationale de plus de 5 000 employés, au service de 150 000 clients et opérant dans 200 pays et territoires. World Kinect fait désormais appel à Box pour permettre la collaboration entre plusieurs bureaux et entre le personnel de terrain, ainsi qu'avec des partenaires et des clients extérieurs.

Un accès mobile facile, des flux de travail plus courts

Accéder à du contenu dans le cloud a changé la donne pour World Kinect, qui a récemment mis Box Mobile à la disposition de tous ses chauffeurs sur le terrain. Désormais, ces derniers peuvent charger automatiquement les documents à traiter au bureau avant même d'avoir quitté le chantier. En fin de compte, le chargement mobile simplifié réduit les flux de travail et permet même aux équipes financières de minimiser le délai de facturation.

Les intégrations entre Box et d'autres applications utilisées par certaines équipes simplifient et rationalisent encore davantage les flux de travail. Par exemple, Salesforce et Microsoft sont deux outils importants pour les équipes de World Kinect. Box dispose d'intégrations entre ces deux systèmes, ainsi que d'une API pour la création d'applications personnalisées. Selon M. Pereira, « Cette solution nous a beaucoup aidés pour définir la manière dont nous traitons les documents, c'est-à-dire pour centraliser les intégrations de tous nos systèmes dans une plateforme de contenu centralisée, mais aussi évolutive et distribuée ».

Sécurité et conformité dans un secteur hautement réglementé

Compte tenu du type d'activité de World Kinect dans le secteur de l'énergie à l'échelle mondiale, ainsi que du nombre d'organisations gouvernementales impliquées, le niveau de sécurité des données est très élevé. Toute entreprise travaillant à l'échelle mondiale doit également se conformer à un grand nombre de règles et de réglementations différentes. M. Pereira explique : « En fonction des zones géographiques, nous devons respecter des exigences différentes en matière de conformité. Grâce à Box, nous adaptons les classifications et les exigences réglementaires, par exemple pour le service juridique ou financier, afin de mieux gérer notre contenu ».

Au moment de migrer le contenu d'une acquisition ou d'une initiative de modernisation, l'équipe de M. Pereira est habilitée à identifier exactement le contenu existant et à ne migrer que les données qui sont réellement utiles et nécessaires. Parallèlement à la migration vers le Content Cloud, l'équipe met en place des politiques de conservation et des classifications de documents précises afin de mettre en place des barrières spécifiques autour de l'information.

Suppression des tâches fastidieuses grâce à l'IA

Pour World Kinect, le partenariat avec Box est également très prometteur en termes d'IA, un sujet qui préoccupe la plupart des responsables informatiques. World Kinect se penche sur l'IA depuis un certain temps déjà, et M. McLean reconnaît l'importance de disposer de données centralisées et bien organisées (en particulier de données non structurées, ou de contenu). Selon lui, « Si vous disposez d'un large éventail de données accessibles par le biais d'API, vous pouvez réellement ouvrir le champ des possibles ».

Mais la protection de la vie privée et la sécurité sont des facteurs tout aussi importants dans la quête de l'IA. Vous ne pouvez pas appliquer aveuglément l'IA à des données privées. Il ajoute : « L'une des raisons pour lesquelles Box joue un rôle important pour nous est la confidentialité des données par le biais de permissions. Il existe aujourd'hui une multitude de choix en matière d'IA générative, mais Box est bien placée parce qu'elle dispose intrinsèquement de capacités en matière de confidentialité des données. Voilà le point fondamental, ce qui fait toute la différence. L'ajout de l'IA n'est qu'un plus ».

De nombreux cas d'utilisation de l'IA sont envisageables pour World Kinect, en particulier lorsqu'il est question d'accroître l'efficacité des données financières telles que les crédits, les factures et d'autres documents administratifs. Ainsi, l'IA pourrait contribuer à améliorer la manière dont l'entreprise accorde des crédits aux clients, ou aider le service juridique à parcourir les contrats pour trouver une clause ou un détail particulier. Les investissements technologiques réalisés ont permis à l'entreprise de gagner en efficacité dans de nombreux domaines. M. McLean précise : « Nous sommes convaincus que l'IA contribuera à améliorer encore les choses en libérant les membres du personnel pour qu'ils se consacrent davantage à des tâches stratégiques et utiles ».

Un partenariat renforcé autour de l'optimisation du contenu

Le partenariat entre World Kinect et Box s'est renforcé au fil des ans. McLean explique : « Notre partenariat avec Box nous a permis de sécuriser nos données d'une manière très évolutive et de les rendre facilement accessibles, quel que soit l'endroit où l'on se trouve dans notre entreprise et dans le monde. De plus, il s'agit d'une entreprise très bien gérée, dotée d'une philosophie fantastique, et nous apprenons énormément au-delà du produit ».

 

« Notre entreprise est présente dans plus de 200 pays et territoires, avec plus de 5 000 employés. Box constitue notre seule plateforme de gestion de contenu pour l'ensemble de l'entreprise.  »

— Josh McLean, directeur des systèmes d'information, World Kinect Corporation