El mundo de los negocios ha cambiado tanto que incluso las empresas de tecnología emergentes nacidas en la era digital están reformulando la manera en que trabajan internamente y con socios de la totalidad de la empresa.

Este fue el caso de Udemy, una organización respaldada por los principales inversionistas de Silicon Valley que cambió la educación en línea en 2010. Desde entonces, el mercado más grande del mundo en el ámbito de aprendizaje y enseñanza en línea ha ayudado a más de 20 millones de estudiantes. Instructores expertos nutren la extensa biblioteca de Udemy con 65 000 cursos en más de 5080 idiomas sobre temas a petición que contemplan desde desarrollo profesional hasta desarrollo personal. Udemy for Business ofrece suscripciones relevantes para las empresas, que estas pueden aumentar mediante la creación de su propio contenido exclusivo. Udemy posee oficinas en San Francisco, Dublín (Irlanda), Sao Paulo (Brasil) y Ankara (Turquía).

Sean Young se incorporó a Udemy en el 2014 porque creía en la misión de la empresa de mejorar las vidas a través del aprendizaje. Su equipo de TI conecta la fuerza laboral global de Udemy. Las responsabilidades del equipo de TI incluyen seleccionar herramientas para los empleados, resolver problemas de TI e incorporar y desvincular empleados, todo lo cual afecta la productividad de los empleados y el crecimiento rápido de la organización.

La estrategia de Gestión de contenidos en la nube de Udemy respalda su modelo de negocios y la promesa de la marca. La manera en que la organización gestiona el contenido de manera interna y externa tiene implicaciones en los ingresos iniciales y en el balance final.  

“El modelo de negocios de Udemy se basa en tendencias mundiales: expandir el ancho de banda y los avances tecnológicos, facilitar el comercio transfronterizo y la adopción cultural de la colaboración”.

Sean Young, gerente de TI, Udemy

Lecciones aprendidas: cuando la tecnología entorpece al negocio

En 2016, Udemy reconoció la necesidad de una plataforma de gestión de contenidos en la nube que trascendiera a las soluciones de TI existentes, como Dropbox. Los entonces 300 empleados de Udemy necesitaban acceder de manera más fácil al contenido de la empresa, tanto para colaborar internamente como para prestar apoyo a clientes, instructores y proveedores. Durante la incorporación de los empleados, el equipo de gerentes de TI de Sean debía otorgar manualmente permisos para acceder al material del equipo.

“A menudo compartíamos archivos de video grandes con el equipo y dedicábamos mucho tiempo a asegurarnos de que los empleados tuvieran los permisos correctos”, comenta Young.

Aunque el equipo hacía su mejor esfuerzo, los tickets de soporte de TI aumentaban. Los empleados nuevos tenían experiencias de incorporación engorrosas y carecían de acceso a recursos críticos para ponerse al corriente con rapidez. Los equipos de empleados además manifestaron frustración, lo que afectaba la moral y la productividad. El equipo también quiso garantizar el cumplimiento de las normativas globales en constante cambio. Los problemas se acumulaban a medida que crecían los equipos y los tamaños de archivos.

La gestión de contenidos en la nube potencia la fuerza laboral extendida

Udemy eligió a Box como su nuevo socio de gestión de contenidos en la nube para incrementar la productividad de los empleados mientras la organización escala y garantiza una seguridad constante de la información global. Cuando Box Services migró 4 TB de datos a Box, los beneficios se hicieron evidentes.

Seguridad confiable de los datos. La infraestructura de la nube de Box y su arquitectura orientada a los servicios brindaron al equipo de Sean la flexibilidad necesaria para armar aplicaciones que potencian la productividad de la fuerza laboral, respaldan los datos locales en computadoras de usuarios y servidores, y optimizan el almacenamiento. Sean afirma que duerme mejor por las noches sabiendo que la información de la empresa está segura.

“La redundancia de Box y su infraestructura nos ofrecen tranquilidad”.

Sean Young, gerente de TI, Udemy

Procesos empresariales digitalizados. El equipo de TI de Sean ha automatizado las tareas repetitivas con integraciones nativas de Box con Okta para inicio de sesión único y Slack para conversaciones en vivo y en tiempo real. El equipo de TI ya no gestiona manualmente los permisos durante la incorporación y la desvinculación. En lugar de ello, los líderes del equipo de Udemy sencillamente agregan o eliminan usuarios desde y hacia grupos de departamentos en Okta y Slack, y Box asigna los permisos de acceso desde allí.

“La incorporación y la desvinculación de empleados son procesos mucho más sencillos. Agregamos y eliminamos fácilmente usuarios a medida que cambian las necesidades de permisos”.

Sean Young, Gerente de TI, Udemy

Equipos más satisfechos y productivos. La productividad de los empleados de Udemy ha mejorado en forma considerable. Los empleados existentes informan que las soluciones de TI son más fáciles de usar y que prefieren Box por sobre soluciones de TI no aprobadas. “Es importante que todos tengan herramientas que les permitan desarrollarse en sus roles y ser productivos”, afirma Sean. Asimismo, los empleados nuevos se incorporan rápidamente y el equipo de Sean "ya casi no recibe ningún ticket de soporte por el acceso a Box después de esta incorporación”.

Mejor control corporativo. En la actualidad, el equipo de gestión de TI tiene visibilidad de cómo sus datos se comparten con empelados y partes externas. Sean señala que “la elección de Box desde una perspectiva de TI es fácil. Ahora tenemos una cosa menos de que preocuparnos”.

“Comprendemos mejor cómo compartimos los datos y la información dentro y fuera de la empresa”.

—Sean Young, gerente de TI, Udemy

En un ámbito donde las exigencias de los usuarios cambian tan rápido como el aprendizaje en línea, las experiencias de los empleados y socios influyen de igual forma en los resultados comerciales. A fin de cuentas, se trata de ayudar a mejorar las vidas de las personas. El poder transformador de la educación trasciende idiomas y culturas. Ahora, la estrategia de gestión de contenidos en la nube de Udemy también puede alcanzar esa meta.