Datenverwaltungssystem: Definition und Bedeutung

Tagtäglich verarbeitet Ihr Unternehmen physische und digitale Dateien, für deren Organisation und Aufbewahrung jeweils eigene Regeln gelten. So müssen Sie beispielsweise Finanzdokumente sieben Jahre lang aufbewahren, während Sie E-Mails löschen können, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Mit einem übersichtlichen Datenverwaltungssystem können Sie eine Strategie für die Verwaltung Ihrer Geschäftsdokumente von der Erstellung bis zur Entsorgung entwickeln und diese gemäß den geltenden Compliance-Anforderungen löschen. Es geht um mehr als nur die Organisation von Inhalten – eine ordnungsgemäße Verwaltung trägt zum Aufbau einer Infrastruktur bei, die das Risiko rechtlicher Konsequenzen verringert und gleichzeitig die Einhaltung von Compliance-Standards gewährleistet.

Wichtige Highlights:

• Ein Datenverwaltungssystem ist eine Softwarelösung, mit der Ihr Unternehmen den gesamten Lebenszyklus von Unterlagen verwalten kann, von der Erstellung der Datei bis zur Archivierung.
• Mit einer Records-Management-Sorftware können Sie Ihre Geschäftsdaten organisieren und sichern, wodurch Sie rechtliche Risiken reduzieren und die Compliance mit Branchenvorschriften sicherstellen.
• Mit Box verwalten Sie Ihre Daten sicher, automatisieren Aufbewahrungsfristen und gewährleisten die Compliance.

Was ist ein Datenverwaltungssystem (Records Management System, RMS)?

Ein Datenverwaltungssystem (Records Management System (RMS)) ist eine digitale Lösung, die entwickelt wurde, um den gesamten Lebenszyklus von Daten zu steuern, einschließlich Erstellung, Kategorisierung, Speicherung, Abruf und konformer Entsorgung, unabhängig vom Dateiformat. Mithilfe solcher Plattformen lassen sich elektronische Assets organisieren und dank automatisierter Aufbewahrung, Prüfpfaden für Dokumente und weiteren Funktionen sicher aufbewahren.

Ein Datenverwaltungssystem ist außerdem:

• Ein Bestandteil der Daten-Governance-Strategie Ihres Unternehmens, der Aufzeichnungen für Audits oder Streitfälle schützt und gleichzeitig die Geschäftskontinuität unterstützt.
• Ein entscheidender Faktor in Ihrem digitalen Transformationsprozess, der es den Mitgliedern Ihrer Teams erleichtert, die benötigten Daten zu finden und darauf zuzugreifen.

Die gängigsten Geschäftsdaten, die verwaltet werden

Geschäftliche Daten umfassen alle Inhalte, unabhängig davon, ob es sich um Papierdokumente oder elektronische Dateien handelt, die sich auf Ihre rechtlichen, finanziellen oder betrieblichen Aktivitäten beziehen. Zu den Elementen, die Sie in Datenverwaltungssystemen verwalten können, gehören beispielsweise:

• Personalakten
• Steuererklärungen
• Arbeitsschutzdokumentationen
• Jahresabschlüsse
• Prüfberichte
• Medizinische Unterlagen und Gesundheitsakten
• Personenbezogene Daten (Personally identifiable information, PII)
• Produktentwicklungsunterlagen

Die Implementierung eines Programms zur Datenverwaltung umfasst die Entwicklung einer Richtlinie mit Regeln für die Speicherung, den Abruf, den Zugriff und die Sicherheit aller dieser Arten von Dateien sowie einen Aufbewahrungsplan für deren ordnungsgemäße Entsorgung.

Den Lebenszyklus der Datenverwaltung verstehen

Sehen wir uns die Phasen des Lebenszyklus der Datenverwaltung einmal genauer an.

1. Erstellung und Erfassung: Wenn Sie ein neues Dokument, Asset oder einen neuen Datensatz erstellen oder erhalten, kann die richtige Plattform mithilfe intelligenter Dokumentenverarbeitungstechnologien wie KI wichtige Daten extrahieren.
2. Kategorisierung: Automatisierte Technologien können Dokumente auch nach Thema, Abteilung, Dateityp und Vertraulichkeitsstufe kategorisieren, was die Suche erleichtert und die Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien vereinfacht.
3. Speicherung: Eine Cloud-Speicher-Lösung, die Zugriff und Datenschutz in Einklang bringt, sorgt für eine übersichtliche und sichere Organisation Ihrer Daten.
4. Zugriff und Verwendung: Durch die Anwendung von Datei- und Ordnerberechtigungen mithilfe einer Software für die Datenverwaltung wird der Kreis der Personen, die Dokumente anzeigen, bearbeiten und freigeben dürfen, auf autorisierte Personen beschränkt.
5. Aufbewahrung: Diese Vorgehensweise sieht die Aufbewahrung von geschäftlichen Daten für einen bestimmten Zeitraum vor, abhängig von gesetzlichen Anforderungen oder betrieblichen Erfordernissen. Beispielsweise könnte Ihr Verfahren zur Verwaltung von Personaldaten die Vernichtung von Daten ehemaliger Mitarbeiter nach einigen Jahren vorsehen, um gesetzliche Vorschriften zu erfüllen.
6. Entsorgung und Archivierung: In der letzten Phase erstellen Sie Richtlinien dafür, was mit Daten geschieht, wenn ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sei es die sichere Vernichtung oder die langfristige Archivierung aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen.

 Die drei Hauptziele des Datenlebenszyklusmanagements verstehen.

Warum ist die Datenverwaltung von Bedeutung?

Mit Datenverwaltung kontrollieren Sie Ihre wichtigsten Daten und schützen Ihr Unternehmen vor Strafen aufgrund von Verstößen gegen Compliance-Vorschriften und rechtlichen Konsequenzen. 

Nehmen wir eine für den Arbeitsschutz zuständige Behörde. Mit der Dokumentenverwaltung für die öffentliche Verwaltung kann diese Behörde Vorfallberichte nach Branche und Datum sortieren und so wiederholte Vorfälle, die mit demselben Lieferanten oder Standort in Verbindung stehen, leichter nachverfolgen. Ohne die Kontrollmechanismen, die die Datenverwaltung für öffentliche Verwaltung bereitstellt, besteht jedoch die Gefahr, dass versehentlich Daten gelöscht werden, die eigentlich aufbewahrt werden müssen. Dies könnte die Glaubwürdigkeit der Behörde und die Daten selbst gefährden.

Das Gleiche gilt für Ihr Unternehmen. Auch wenn Sie ein System zur Dokumentenverwaltung einsetzen, sollten Sie eine Lösung zur Datenverwaltung integrieren, um die Datenintegrität und den Datenschutz zu gewährleisten.

Zum besseren Verständnis der Unterschiede vergleichen wir Dokumenten- und Datenverwaltung miteinander.

Welche Vorteile bietet ein Programm zur Datenverwaltung?

Ein Programm für die Datenverwaltung bietet zahlreiche Vorteile, darunter Compliance mit Branchenstandards, eine schnellere Beschaffung von Daten und effizientere Geschäftsprozesse – ganz zu schweigen von den Kosteneinsparungen durch reduzierten Speicherbedarf und optimierte Workflows.

Sehen wir uns die einzelnen Vorteile der Datenverwaltung im Einzelnen an.

• Compliance mit gesetzlichen Vorschriften: Mit Datenverwaltungssystemen können Sie relevante Daten bei Bedarf jederzeit aufbewahren und nutzen, sodass Sie bei einer Anfrage einer Aufsichtsbehörde problemlos ein Prüfprotokoll oder einen Bericht abrufen können. Die leistungsstärksten Plattformen verfügen über Zertifizierungen, die ihre Einhaltung der Datenschutzgesetze und Branchenstandards bestätigen.
• Schnellere Datenabfrage: Gartner zeigt, dass 47 % der digital Workers regelmäßig mehrere Stunden mit der Suche nach Dateien verbringen. Dadurch leidet die Produktivität Ihres Unternehmens. Die elektronische Datenverwaltung macht Schluss mit dieser Zeitverschwendung, indem sie erweiterte Suchfunktionen integriert, die ein sofortiges Auffinden von Dokumenten ermöglichen und so Frustrationen vermeiden.
• Optimierte Geschäftsprozesse: Anstatt Dateien manuell zu organisieren, sollten Sie die Verwendung eines Systems in Betracht ziehen, um die Verfahren für jede Phase des Lebenszyklus der Datenverwaltung zu standardisieren. Beispielsweise können Sie die Aufbewahrungsfristen für Dokumente kontrollieren, um branchenspezifische Vorschriften einzuhalten und mithilfe von KI Warnmeldungen zu Malware oder anderen Cyberbedrohungen erhalten.
• Geringere Betriebskosten: Die finanziellen Vorteile eines Programms für die Datenverwaltung, die sich aus effizienteren Workflows ergeben, liegen auf der Hand. Neben der Vermeidung kostspieliger Bußgelder für Compliance-Verstöße können Sie auch den Speicherplatzbedarf reduzieren, indem Sie nicht mehr benötigte Dateien löschen, und Zeit sparen, indem Sie Aufgaben wie die Indizierung und Nachverfolgung von Dokumenten automatisieren.

Was spricht für die Einführung eines Programms zur Datenverwaltung

Hier sind drei Gründe, warum Sie in ein Programm zur Datenverwaltung investieren sollten.

1. Der Zweck der Datenverwaltung besteht darin, Ihr Unternehmen vor Risiken zu schützen und die Verwendung eines entsprechenden Systems erleichtert dies erheblich.

Angenommen, ein ehemaliger Mitarbeiter erhebt eine Kündigungsschutzklage. Wenn Ihr Unternehmen Zugriff auf alle internen Kommunikationen und Leistungsbeurteilungen vom ersten bis zum letzten Arbeitstag hat, lassen sich die Gründe für die Einstellung leicht nachvollziehen. Der einfache Zugriff auf diese Dateien könnte für Ihre Verteidigung von entscheidender Bedeutung sein. Die manuelle Bearbeitung dieses Vorgangs ist jedoch zeitaufwendig.

Lösungen für die Datenverwaltung ermöglichen die Speicherung, den Abruf und die Sicherung von Dateien sowie deren endgültige Löschung zum richtigen Zeitpunkt. Mit nur wenigen Klicks können Sie alle erforderlichen Dokumente schnell finden und Aktualisierungen verfolgen – das erleichtert die Arbeit Ihres Rechtsteams erheblich.

Weitere geschäftliche Risiken, die Sie durch ein Datenverwaltungssystem mindern können:

• Datenverlust bei Störungen: Online-Backup erstellt automatisch Kopien Ihrer Geschäftsdokumente auf sicheren, cloudbasierten Servern, damit diese einfach wiederhergestellt werden können.
• Überschreiben: Die Versionskontrolle von Dokumenten innerhalb eines Datenverwaltungssystems speichert frühere Versionen und verhindert so, dass jemand versehentlich oder absichtlich Dokumentenaufzeichnungen durch falsche oder veraltete Daten ersetzt.
• Nicht autorisierter Zugriff: Ein sicheres System schränkt den Zugriff auf sensible Dokumente durch Dateiverschlüsselung und Benutzerauthentifizierung ein und verhindert so Datenverstöße und -lecks.

2. Programm zur Datenverwaltung unterstützt Sie bei der Sicherstellung der Compliance mit Branchenvorschriften

In einer Umfrage von Secoda gaben 42 % der Unternehmen an, dass die Gewährleistung von Datensicherheit und Compliance eine zentrale Herausforderung für das Jahr 2025 darstellt. Die Komplexität der Verwaltung von geschäftlichen Daten liegt in der Handhabung einer großen Menge an Dokumenten mit unterschiedlichen Vertraulichkeitsstufen, was solide Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen erfordert, um die gesetzlichen Standards einzuhalten.

 Ein Bericht von Precisely und der Drexel University zeigt, dass 52 % der Unternehmen Cloud-Technologie für ihre Dateninitiativen einsetzen. Die Entscheidung für ein cloudbasiertes Datenverwaltungssystem ermöglicht Ihnen Folgendes: 

• Festlegung von Richtlinien für die Datenverwaltung und deren spätere Anpassung an neue Compliance-Anforderungen
• Aufbewahrung von Inhalten für Rechtsstreitigkeiten durch Sperrung von Ordnern oder Benutzern für einen bestimmten Zeitraum, um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Unterlagen einzuhalten
• Automatische Anwendung von Richtlinien und Verfahren zur Datenverwaltung auf der Grundlage von Auslösedaten, um geschäftliche Workflows zu optimieren

In unserem Leitfaden zur Compliance mit Cloud-Datenrichtlinien finden Sie Strategien zum Schutz Ihrer Inhalte.

3. Der Einsatz von Lösungen für die Datenverwaltung erleichtert die Durchsetzung von Aufbewahrungsfristen.

Ein Datenaufbewahrungsplan legt fest, wie lange Sie jede Art von Unterlagen aufbewahren müssen, bevor sie gelöscht, archiviert oder übertragen werden dürfen. Laut dem AIIM-Bericht „State of the Intelligent Information Management” für das Jahr 2024 geben 64 % der Fachleute für Informationsverwaltung an, dass sie in irgendeiner Form an der Entwicklung von Aufbewahrungsfristen beteiligt sind, während 35 % sehr stark in diese Tätigkeit eingebunden sind. Das bedeutet, dass Sie diese Praxis ernst nehmen sollten.

Ein detaillierter Zeitplan reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Daten und beseitigt Unsicherheiten hinsichtlich der Löschung alter gespeicherter Dateien. Ohne ein automatisiertes Datenverwaltungssystem zur Durchsetzung dieser Zeitpläne können jedoch selbst die am besten geplanten Richtlinien unzureichend sein.

Hier einige Beispiele, wie Sie eine Plattform mit Funktionen zur Datenverwaltung und Aufbewahrung von Datensätzen nutzen können:

• Möglichkeit für Administratoren, den Prozess der Datenverwaltung dauerhaft zu steuern und Dateien bei Bedarf zu löschen oder aufzubewahren
• Anpassung Ihrer Cloud-Speicher-Kapazität an den wachsenden Datenbestand nach Bedarf
• Anwenden spezifischer Regeln zur Datenverwaltung auf eine einzelne Datei oder einen Ordner
• Verzahnung Ihrer Datensätze mit anderen Anwendungen zur Beschleunigung Ihrer Arbeitsabläufe
• Automatisierung der Anwendung von Metadaten zum Taggen, Kategorisieren und Aufbewahren Ihrer unstrukturierten Daten

Wer ist für die Datenverwaltung zuständig?

In der Regel leitet ein:e für die Datenverwaltung zuständige:r Mitarbeiter:In diesen Prozess. Es ist jedoch ratsam, alle Beteiligten, von Führungskräften bis zu Teammitgliedern, einzubeziehen. Nachfolgend sind die wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Datenverwaltung aufgeführt.

• Records Manager (oder Information Governance Manager): Die Person, die das Framework für die Datenverwaltung entwickelt und überwacht und alle Richtlinien und Verfahren für die Aufbewahrung von Daten erstellt.
• IT-Abteilung: Das Team, das elektronische Datenverwaltungssysteme einrichtet und für die effektive Datensicherung und -wiederherstellung verantwortlich ist.
• Rechts- und Compliance-Abteilungen: Diese Bereiche arbeiten gemeinsam mit dem an der Entwicklung von Richtlinien und bieten Beratung zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Geschäftsleitung: Manager sind dafür verantwortlich, die Datenverwaltung in umfassendere Maßnahmen zur Risikominderung und zur Daten-Governance zu integrieren und sicherzustellen, dass sie dauerhaft Priorität hat.
• Mitarbeiter:Innen: Jedes Mitglied Ihres Teams sollte wissen, wie man genaue Aufzeichnungen erstellt und die Verfahren für die ordnungsgemäße Speicherung und Verwendung befolgt.

Arten von Datenverwaltungssystemen

Welche Lösung für die Datenverwaltung für Ihr Unternehmen die richtige ist, hängt von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Wenn Sie beispielsweise mit einer großen Menge an physischen Akten arbeiten, ist es möglicherweise nicht sinnvoll, sofort auf ein papierloses System umzusteigen.

Um Ihnen bei der Auswahl der optimalen Plattform zu unterstützen, haben wir die gängigsten Beispiele für Software zur Datenverwaltung zusammengestellt.

Entscheiden Sie sich für die führende Software zur Datenverwaltung – von Box

Mit Box nutzen Sie die Leistungsfähigkeit der KI, um Ihre Inhalte sicher zu verwalten, zu speichern und bei der Zusammenarbeit zu nutzen. Unsere Plattform für Intelligent Content Management ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten während ihres gesamten Lebenszyklus zu schützen und Workflows mit agentenbasierter KI zu automatisieren, um Ihr Unternehmen effizienter und produktiver zu gestalten, während gleichzeitig die Compliance-Anforderungen eingehalten werden. 

Wenn Sie eine reibungslose Organisation und Verwaltung benötigen, bieten wir Ihnen mit unserer Software für die Dokumentenverwaltung die passende Lösung. Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

• Unbegrenzter Speicherplatz zur sicheren Aufbewahrung Ihrer Dateien
• KI-gestützte Funktionen, die Dokumente auffinden und die benötigten Erkenntnisse extrahieren
• Flexible Aufbewahrungsfristen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Automatisierte Dispositionsverwaltung zur Aufbewahrung und Entsorgung für Sie

Darüber hinaus können Sie Box mit über 1.500 Apps integrieren, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern – greifen Sie auf Ihre sensibelsten Dokumente zu und bearbeiten Sie diese, ohne Abstriche bei der Sicherheit zu machen.

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* Wir setzen utns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.