Unterstützung der Aufgabenverwaltung für die Zusammenarbeit

Teamerfolg beginnt mit Zusammenarbeit. Wenn jedoch alle mehr denn je mit ihren jeweiligen individuellen Aufgaben beschäftigt sind, kann die Teamarbeit auf der Strecke bleiben.

Laut dem Bericht „State of Teams 2024“ geben 93 % der Führungskräfte an, dass Teams die gleichen Ergebnisse in der Hälfte der Zeit erzielen könnten, wenn sie effektiver zusammenarbeiten würden. Dank Automatisierung und künstlicher Intelligenz (KI), die Routineaufgaben übernehmen, kann Aufgabenverwaltung für die Zusammenarbeit die Art und Weise verändern, wie die Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen erfolgt, und den Weg für eine besser vernetzte und produktivere Belegschaft ebnen.

In diesem Leitfaden stellen wir bewährte Strategien für die Aufgabenverwaltung vor, die für Teams jeder Größe und aus verschiedenen Branchen Vorteile bieten.

Wesentliche Erkenntnisse:

• Aufgabenverwaltung für die Zusammenarbeit steigert die Produktivität und Kreativität, indem sie klare Kommunikation, gemeinsame Verantwortung und die richtigen Tools zur Optimierung von Workflows miteinander verbindet.
• Eine effektive Zusammenarbeit bei Aufgaben fördert eine offene Kommunikation und stärkt das Teamwork, indem sie ein gemeinsames Zielbewusstsein schafft.
• Box bietet eine sichere, cloudnative Plattform mit integrierten Funktionen für die Zusammenarbeit wie Dateifreigabe, Workflow-Automatisierung und KI-gestützte Tools, mit denen Teams von überall aus intelligenter arbeiten können.

Was ist Aufgabenverwaltung für die Zusammenarbeit?

Aufgabenverwaltung für die Zusammenarbeit ist der Prozess der Verwaltung von Aufgaben oder Workflows innerhalb einer Gruppe, um die Koordination und gemeinsame Verantwortung zu erleichtern. Sie verbindet klare Kommunikation, Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit (physisch oder virtuell) und den Einsatz von Tools, die Teams dabei helfen, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.

Um die Definition von Aufgabenverwaltung für die Zusammenarbeit zu verstehen, wollen wir zunächst klären, was sie nicht ist:

• Es handelt sich nicht um einen chaotischen Prozess: Die Zusammenarbeit bei Aufgaben erfordert die richtigen Plattformen und einen strukturierten Prozess, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
• Es geht nicht nur darum, Aufgaben zuzuweisen: Echte Zusammenarbeit umfasst gemeinsame Beiträge, offene Diskussionen und kollektive Problemlösungen, um Ihre Projekte voranzubringen.
• Es geht nicht nur um den Einsatz von Tools für die Zusammenarbeit bei Aufgaben: Projektmanagement-Software und Tools für virtuelles Brainstorming können zwar hilfreich sein, aber es geht auch darum, die Kommunikation zu fördern und Arbeitsbeziehungen aufzubauen, die auf Vertrauen und Verantwortungsbewusstsein basieren.

Vorteile des Aufgabenmanagements für zusammenarbeitende Teams

Nehmen wir an, Ihre Marketingabteilung muss den Genehmigungsprozess für eine neue Kampagne beschleunigen. Wenn das Team zusammenarbeitet – indem es die Kampagne in kleinere Aufgaben unterteilt und Dokumente gemeinsam bearbeitet –, kann es potenzielle Hindernisse frühzeitig erkennen und das Endprodukt wird dank der gemeinsamen Beiträge besser.

Zu den Vorteilen des Aufgabenmanagements in einer Umgebung, die von Zusammenarbeit geprägt ist, gehören:

• Verbesserte Kommunikation: Eine erfolgreiche Zusammenarbeit bei Aufgaben ist ohne effektive Kommunikation nicht möglich. Um Projekte zu verwalten, müssen Teammitglieder Fragen stellen, Aufgaben kommentieren und Lösungen diskutieren. Der offene Dialog, der aus der Zusammenarbeit resultiert, ist unerlässlich, um Missverständnisse und Terminüberschreitungen zu vermeiden.
• Kreativere Problemlösung: Online-Zusammenarbeit bedeutet, unterschiedliche Perspektiven zusammenzubringen, um Aufgaben zu erledigen. Ob durch Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud oder virtuelle Meetings – ein Remote-Team kann Ideen zusammentragen und Probleme angehen, die eine einzelne Person allein nur schwer lösen könnte.
• Stärkung der Teamarbeit und der Arbeitsmoral: Wenn jedes Teammitglied seine Rolle und seinen Beitrag versteht, fördert das Aufgabenmanagement das Gefühl einer gemeinsamen Zielsetzung. Diese Praxis fördert die gegenseitige Unterstützung, bei der sich Kolleg:Innen in stressigen Zeiten oder bei Herausforderungen gegenseitig helfen – und alle fühlen sich unterstützt und geschätzt.
• Höhere Produktivität: Durch die gemeinsame Verwaltung und Priorisierung von Aufgaben vermeiden Sie Überschneidungen bei den Zuständigkeiten und verbessern die Transparenz hinsichtlich des Projektfortschritts. Es ist einfacher, potenzielle Hindernisse anzugehen, bevor sie eskalieren, sodass Sie Zeit und Ressourcen sparen.

Implementieren Sie Best Practices, um die Zusammenarbeit bei der Projektplanung zu verbessern.

Die 4 erfolgreichsten Strategien zur Aufgabenverwaltung für eine effektive Zusammenarbeit

Die Art und Weise, wie Ihre Teams bei Aufgaben zusammenarbeiten, wirkt sich auf ihre Produktivität und die Qualität der Ergebnisse aus. Beispielsweise erfordert die Verwaltung einer dezentral arbeitenden Belegschaft die richtige Software für die Zusammenarbeit bei Aufgaben und eine Kultur des Vertrauens, um die Entfernung zu überbrücken.

Im Folgenden stellen wir Ihnen vier Strategien für die Aufgabenverwaltung vor, die Ihnen dabei helfen sollen, einen Arbeitsbereich zu schaffen, der mehr Zusammenarbeit ermöglicht.

1. Klare Ziele und Prioritäten für die Zusammenarbeit bei Online-Aufgaben setzen

Definieren Sie zunächst, was „Erfolg“ bedeutet, bevor Sie sich in die Aufgaben stürzen. Ist es beispielsweise Ihr Ziel, den Umsatz zu steigern oder ein neues Produkt auf den Markt zu bringen? Sie können eine virtuelle Whiteboard-Plattform nutzen, um Ihre Ziele, Prioritäten und individuellen Verantwortlichkeiten zu klären.

2. Auswahl einer Software für das Aufgabenmanagement mit integrierten Funktionen für die Zusammenarbeit

Software zur Aufgabenverwaltung ist eine Lösung zum Erstellen von Aufgaben, Festlegen von Fälligkeitsterminen und Hinzufügen von Beschreibungen oder Anhängen. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Zusammenarbeit. Ziehen Sie daher Plattformen in Betracht, die es Teams ermöglichen, Verantwortung für ihre Aufgaben zu übernehmen und Aktualisierungen einfach auszutauschen.

Der globale Bericht von Zoom zeigt, dass 44 % der Führungskräfte Projektmanagement-Software für die Zusammenarbeit bevorzugen. Die gleiche Studie zeigt jedoch, dass die Auswahl eines Tools nur der Anfang ist – 34 % der Befragten verbringen täglich eine Stunde oder mehr damit, sich mit ihren Teamkollegen über den Status eines Projekts oder einer Aufgabe auszutauschen.

Verwenden Sie nicht nur einen Aufgabenmanager für die Zusammenarbeit, sondern stellen Sie auch sicher, dass Sie sich auf Prozesse abstimmen und Funktionen bereitstellen, die die Teamarbeit erleichtern. Nachfolgend finden Sie eine Aufschlüsselung.

Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen sicherer Tools für die Zusammenarbeit auf Enterprise-Ebene.

3. Offene Kommunikation fördern

Klare Kommunikation verbessert die Zusammenarbeit. Eine Umfrage von HP zeigt, dass 43 % der Knowledge Worker sich ihren Kolleg:Innen nicht verbunden fühlen, was es schwierig macht, gemeinsame Arbeitsziele zu erreichen.

Fördern Sie eine offene Kommunikation unter den Mitgliedern Ihres Teams mithilfe folgender Elemente:

• Aufgabenaktualisierungen in Ihrer App für Aufgabenverwaltung für die Zusammenarbeit, um Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, konstruktives Feedback auszutauschen und den Fortschritt zu verfolgen.
• Regelmäßige Meetings, die sinnvolle Diskussionen fördern und eine optimale Nutzung der Zeit des Teams ermöglichen.
• Dokumentation von Besprechungsnotizen, Entscheidungen und Projektaktualisierungen

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4. Automatisieren von Workflows zur Optimierung der Aufgabenabwicklung

Manuelle Prozesse verlangsamen die Produktivität und erhöhen die Fehlerwahrscheinlichkeit. Die Automatisierung der Aufgabenverteilung oder eines Prozesses zur Überprüfung von Inhalten reduziert den Zeitaufwand für diese Aufgaben.

Weitere Beispiele für die Rationalisierung von Aufgaben der Zusammenarbeit durch die Automatisierung digitaler Workflows sind:

• Genehmigungs-Workflows: Leiten Sie Verträge, Budgets oder Vorschläge ohne manuellen Eingriff nacheinander an die richtigen Genehmiger weiter.
• Onboarding von Mitarbeiter:Innen: Automatisieren Sie die Dokumentensammlung, Schulungsaufgaben und Fortschrittsverfolgung für neue Mitarbeiter:Innen.
• Elektronische Signatur: Vereinfachen Sie die Vertragsunterzeichnung, indem Sie den Prozess des Versendens, Unterzeichnens und Zurücksendens von Verträgen digital automatisieren.

Erfahren Sie, wie Sie mit der Automatisierung von Workflows beginnen können.

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Tools für die Aufgabenverwaltung für die Zusammenarbeit müssen sich an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Mit Box erhalten Sie eine cloudnative Plattform für die Zusammenarbeit an Inhalten von überall und mit jedem Gerät. Unsere Intelligente Content Management-Plattform integriert Dateispeicherung, Whiteboarding, gemeinsame Arbeitsbereiche und KI-gestützte Funktionen, um Ihren Workflow zu optimieren.

Sie können Box als Ihre Projektmanagement-Software verwenden, damit Teams Inhalte zentralisieren und Aufgaben an einem sicheren Ort organisieren können. Box ist mehr als nur eine App für die Zusammenarbeit bei Aufgaben. Box kombiniert sicheres File Sharing für die Zusammenarbeit mit Ihren Kolleg:Innen und Automatisierung zur Steigerung der Produktivität.

Verbinden Sie Box mit über 1.500 Apps, sodass niemand mehr zwischen verschiedenen Plattformen wechseln muss, um Aufgaben zu erledigen. Sicherheitskontrollen der Enterprise-Klasse, wie Multi-Faktor-Authentifizierung und Datenklassifizierung, sorgen für ein sicheres Arbeiten mit Partner:Innen und schützen gleichzeitig sensible Daten.

Kontaktieren Sie uns und wir besprechen gemeinsam Lösungen für die Aufgabenverwaltung für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen.

**Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.