Integrität

Fördern von Vertrauen und Transparenz

Geschäftsjahr 2025 – Informationsblatt Datenblatt zur Nachhaltigkeit

Ein höherer Standard in puncto Corporate Governance

Unser Ziel „Seien Sie ein Vorbild“ gehört zu unseren Grundwerten und bedeutet, dass wir integer handeln, ethische Entscheidungen treffen und gutes Urteilsvermögen zeigen. In diesem Sinne setzt Box auf die höchsten Standards in Bezug auf Corporate und Data Governance, Compliance und Ethik.

Unser Vorstand

Unser Vorstand bringt eine Vielfalt an Hintergründen und Know-how mit – vor allem in den Bereichen SaaS und Software für Unternehmen – und kann beachtliche Erfolge bei der Wertschöpfung für Aktionär:Innen vorweisen. Wir erweitern unseren Vorstand laufend, um immer neue Perspektiven zu gewinnen: Seit 2020 sind zahlreiche neue Mitglieder hinzugekommen, die inzwischen 50 % des gesamten Vorstands ausmachen.

Zusammensetzung des Vorstands

Unser Vorstand besteht aus acht hochqualifizierten Mitgliedern. Sieben davon sind unabhängig. Unsere Verpflichtung zur Förderung einer inklusiven Kultur, in der sich alle Box-Mitarbeiter:Innen ungeachtet ihrer Herkunft oder Identität entfalten können, ist an der Zusammensetzung unseres Vorstands abzulesen, denn er besteht zu 38 % aus Frauen und zu 25 % aus Angehörigen unterrepräsentierter Gruppen.

Corporate Governance-Highlights

✓ Trennung der Rollen des Vorstandsvorsitzenden und des CEO

✓ Klar definierte Pflichten und Aufgaben für den unabhängigen Vorstandsvorsitzenden

✓ Frauen als Vorstandsvorsitzende und Vorsitzende von 3 Vorstandsausschüssen

✓ Die Hälfte des Vorstands ist seit 2020 hinzugekommen

✓ Abschaffung aller Anforderungen in der Geschäftsordnung für eine qualifizierte Mehrheit bei Abstimmungen

✓ Abschaffung aller Anforderungen in der Satzung für eine qualifizierte Mehrheit bei Abstimmungen

✓ Mehrheitsbeschluss bei unangefochtenen Direktorenwahlen sowie Bestimmungen für den Rücktritt von Direktor:Innen

✓ Stellvertreterzugriff für Aktionäre

✓ Strengere Bestimmungen für den Erwerb und Einbehalt von Aktien für Direktor:Innen, CEO und andere benannte Mitglieder des Führungsteams

✓ Richtlinien für Corporate Governance mit dem Ziel, aktiv nach qualifizierten Frauen und Angehörigen unterrepräsentierter Gruppen zu suchen, die als Kandidat:Innen für die Auswahl als Direktor:Innen in Betracht kommen

✓ Angestrebte durchschnittliche Amtszeit von höchstens 10 Jahren für unabhängige Direktor:Innen, um für eine regelmäßige Erneuerung zu sorgen

✓ Richtlinie zur Rückforderung von Überzahlungen eingeführt, um unsere Pay-for-Performance-Philosophie weiter zu fördern

✓ Jeder Vorstandsausschuss setzt sich ausschließlich aus unabhängigen Direktor:Innen zusammen

✓ Jährliche Performance-Bewertungen des Vorstands und der Ausschüsse

✓ Kontinuierliche und umfassende Planung des Nachfolgeprozesses für CEO und Führungskräfte

✓ Beschränkung der Tätigkeit von Direktor:Innen in anderen Vorständen öffentlicher Unternehmen

✓ Teilnahme aller Direktor:Innen an mindestens 75 % aller Vorstands- und Ausschusssitzungen

✓ Richtlinie zum Verbot von Hedging von Unternehmensaktien durch Vorstandsmitglieder und Führungskräfte

✓ Rückforderungsbestimmungen für sowohl Bargeld als auch Aktienzuteilungen

Ethisches Verhalten, Compliance, Menschenrechte und Arbeit

Offenes und ehrliches Gespräch

Ehrliche Kommunikation wird vorausgesetzt und darf nicht die Ausnahme sein. Wir möchten, dass alle Mitarbeiter:Innen ohne Unbehagen ihre Vorgesetzten oder jedes andere Mitglied des Führungsteams ansprechen, wenn unsere Werte nicht eingehalten werden. Wir bieten auch eine vertrauliche Hotline an, unter der Bedenken anonym gemeldet werden können.

Unser Verhaltenskodex

Integrität beginnt mit unserem betrieblichen Verhaltens- und Ethikkodex sowie mit unserem Compliance-Programm. Dazu gehören Risikobeurteilung, Entwicklung von Richtlinien und Verfahren, Schulung, Auditing, Monitoring sowie Untersuchungen potenzieller Compliance-Probleme und entsprechende Abhilfemaßnahmen. Der betriebliche Verhaltens- und Ethikkodex gilt für alle, und Mitarbeitende müssen eine jährliche Schulung mit anschließender Compliance-Zertifizierung absolvieren. Wir halten uns an den Modern Slavery Act des Vereinigten Königreichs aus dem Jahr 2015 und veröffentlichen eine jährliche Erklärung über unsere Bemühungen im Kampf gegen moderne Formen der Slaverei und den Menschenhandel; diese finden Sie hier .

Unsere Versprechen schließen auch unsere Anbieter mit ein. In unserem Verhaltenskodex für Anbieter sind unsere Prinzipien und Erwartungen beim Umgang mit Lieferanten und Dienstanbietern festgehalten.

Im Rahmen unseres Engagements für einen inklusiven Arbeitsplatz nahmen wir zum dritten Mal in Folge beim Human Rights Campaign (HRC) Corporate Equality Index teil. Box erreichte bei der erweiterten Umfrage in diesem Jahr 100 von 100 Punkten. Der HCR Equality Index ist nationales Tool zum Vergleich von mitarbeiterorientierten Unternehmensrichtlinien, -praktiken und -leistungen in puncto LGBTQ+. Im Jahr 2025 werden wir uns weiterhin auf die Bereiche konzentrieren, in denen laut der Umfrage Verbesserungspotenzial besteht.

Kundensicherheit und Datenschutz

Schutz sensibler Daten

Bei der Entwicklung und Verwaltung cloudbasierter Sicherheits- und Datenschutzlösungen für alle unsere Kunden setzen wir auf einen vielschichtigen Ansatz, bei dem Vertrauen und Transparenz im Mittelpunkt stehen. In puncto Data Governance halten wir uns an folgende Praktiken:

Information der Verbraucher darüber, wie wir personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgrundsätzen und -zertifizierungen durch Datenschutz- und Cookie-Hinweise auf unserer Website und Plattform erfassen, nutzen, freigeben, offenlegen, aufbewahren und schützen
Ermöglichung personenbezogener Datenzugriffsanfragen durch Verbraucher in allen Regionen
Jährliche Mitarbeiterschulungen zu Datensicherheit, Datenschutz und Sicherheit sowie regelmäßige gezielte Schulungen nach Bedarf
Verständliche Sicherheits- und Datenschutzzertifizierungen mit jährlichen Begutachtungen durch externe Auditoren, unabhängige externe Gutachter und/oder interne Teams zur Überprüfung der Compliance. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Box Trust Center.

KI bei Box

Wir verpflichten uns zur Transparenz unserer KI. Dies gilt für unsere Vorgehensweisen, Technologien und Anbieter ebenso wie für unsere Nutzung von Daten. Aus diesem Grund haben wir bereits zu Beginn der Entwicklung von Box AI das Box AI Governance-Programm eingerichtet. Im Rahmen unseres AI Governance-Programms werden regelmäßig rechtliche, regulatorische, technische, Compliance- und Sicherheitsaspekte sowie branchen-, sektor- und geschäftsspezifische Anforderungen überprüft. Wir haben die Anforderungen des National Institute of Standards and Technology AI Risk Management Framework (NIST AI RMF) und die KI-Prinzipien der Organization for Economic Co-operation and Development (OECD) in unsere Produktdesigns, Richtlinien und Bewertungen von Drittanbietern integriert.

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