ファイル共有ソフトウェアの概要と仕組みとは？
他者からのフィードバックが必要になったとき、どのようにコンテンツを共有しますか？ドキュメントを紙にプリントし、オフィス内を移動して相手に届けていた時代もありました。動画や画像の場合には、テープなど物理的な媒体にデータをコピーして届ける必要がありました。スキャナーやファックスも以前は重要な役割を果たしていました。
その後、「モダン」なアプローチとして、ファイルを同僚に電子メールで送る方法が普及します。しかし、バージョン管理やセキュリティの面で、メールは理想的とはいえません。しかも、ほとんどのメールサーバーは、送信できる添付ファイルのサイズや数に制限があります。USBメモリやポータブルハードドライブなどのリムーバブルストレージデバイスにファイルを保存し、そのデバイスをコラボレータに対して物理的に手渡す方法もあります。しかし、この方法も安全とはいえず、理想とはかけ離れています。
今は、従来よりもはるかに簡単・安全に、コラボレーションの相手とファイルやコンテンツを共有する方法があります。ファイル共有ソフトウェアを利用することで、コンテンツを他者のデバイスにシームレスに転送できます。ファイル共有ソフトウェアプログラムには、複数の種類があります。それぞれの仕組みとメリットについて解説します。
ファイル共有とは？
ファイルを共有する際には、そのファイルへのアクセス権を他のユーザーに提供します。ファイル共有プログラムを使用すると、ドキュメントやPDF、音声ファイル、動画ファイル、画像、電子書籍ファイル、さらにはコンピュータプログラム一式など、さまざまな種類のファイルを共有できます。共有できるファイルの種類とサイズは、使用するプログラムと権限レベルによって異なります。ファイルごとのサイズに制限があるプログラムもあれば、サイズの制限なくファイルを共有できるプログラムもあります。
ファイル共有ソフトウェアの仕組み
一般的に、ファイル共有ソフトウェアには、別のコンピュータ上のファイルにアクセスする方式と、サーバー上に保存されたファイルに対してアクセスする方式の2つがあります。他者のコンピュータに格納されたファイルにアクセスする方式は、ピアツーピア（P2P）ファイル共有と呼ばれます。
P2Pプログラムには、やや否定的な評価もあります。1990年代後半から2000年代初頭にかけて、Napsterを始めとするP2Pプログラムが登場し、個人間で音楽ファイルを容易に共有できるようになりました。二人のティーンエイジャーによって開発されたプログラムはすぐに大きな注目を集め、高校生や大学生がそれぞれ好きな楽曲のMP3を共有するようになりました。
問題は、音楽ファイルを共有する人たちが、そのファイルの所有権を持っておらず、共有する法的な権利がなかったことです。このように、P2Pファイル共有は違法な場合もある一方で、正当なコンテンツ所有者の間では利用が認められています。
ファイル共有ソフトウェアには、ファイルをサーバーに保存し、そこからコンピュータに転送する方式もあります。サーバーには、物理的なサーバーやクラウドベースのサーバーが使用されることがあります。共有されたファイルはサーバーにアップロードされ、権限を持つユーザーがアクセスできるようになります。ユーザーは、権限に応じて、ファイルの編集、ダウンロード、削除などの操作ができます。ファイルの閲覧に限定した権限をユーザーに付与する場合もあります。
ファイル共有ソフトウェアの種類
P2P方式とサーバーベース方式には、さまざまな種類のファイル共有ソフトウェアプログラムがあります。それらの種類に注目し、ファイルの共有方法を以下に解説します。
- システムローカルのファイル共有
WindowsやMac OSなどのオペレーティングシステムでは、ローカルエリアネットワーク（LAN）でファイルを共有する機能がサポートされています。LANとは、地理的にほぼ同じエリアに置かれた一連のコンピュータが同じネットワークで接続されることをさします。業務が一か所に集約されている企業のオフィスビル内のコンピュータは、おそらく同じネットワークに接続されています。学校や図書館でも、LANを使用してデバイスを接続することがあります。
LANが使用されている場合には、ネットワーク内のあらゆるコンピュータからアクセス可能なネットワークドライブを構築できます。LAN内のコンピュータが、プリンタやインターネット接続を共有することもできます。
ローカルで共有するファイルは、通常では、マップされたドライブ上に保存されます。マップされたドライブは、コンピュータのローカルドライブと類似点があります。しかし、コンピュータのローカルドライブ（例：Cドライブ）には、そのデバイスを使用する場合にのみアクセスが可能です。一方で、マップされたドライブには、ネットワーク上のあらゆるデバイスからアクセスできます。コンピュータB上のマップされたドライブに.docファイルや.pdfファイルを保存し、コンピュータDに移動して、そのドライブ上のフォルダやアイコンをクリックすると、同じファイルを開くことができます。
他のユーザーが作業中のファイルが削除されたり上書きされたりするのを防ぐため、マップされたドライブに保存されているファイルがネットワーク上のいずれかのコンピュータで開かれているときは、通常では別のコンピュータからはそのファイルを開くことができません。後からアクセスしたユーザーには、ファイルが別のコンピュータ上で開かれているというメッセージが表示されます。最初のユーザーにファイルを閉じるように依頼するか、作業が完了するまで待つ必要があります。
- クライアント・サーバー型ファイル共有
クライアント・サーバー型のファイル共有プログラムは、ファイルをサーバーに保存しておき、要求に応じてそこからユーザーにファイルを送信します。このタイプのモデルには、複数の形態があります。
クライアント・サーバー型のファイル共有プログラムの例として、ファイル転送プロトコル（FTP）があります。FTPを使用すると、インターネット上でさまざまなデバイスとの間でファイルをやり取りできます。FTPを利用するには、例えばFTPクライアントにログインしてFTPサーバーにアクセスする必要があります。FTPサーバーによっては、ユーザー名とパスワードが求められます。ユーザー名とパスワードを必要としないサーバーは、一般的には匿名サーバーと呼ばれます。匿名サーバーでは、ユーザーを限定せずに公開することを意図したオープンソースのファイルが共有されます。WebブラウザからアクセスできるFTPサーバーもあり、この場合は、ユーザー側でFTPクライアントをインストールする必要はありません。
FTPでは、2つのチャネルを通じてファイルが共有されます。1つは制御チャネルで、ファイルにアクセスしようとするコンピュータとサーバーとの間に接続を確立します。ユーザー情報の検証も、必要に応じて制御チャネルで行われます。もう1つはデータチャネルです。サーバーから別のコンピュータにデータを転送する役割を持っています。
全てのFTPサーバーには、IPアドレスやURLに似たアドレスがあります。ftp.sharemyfiles.net、123.456.789のように、英文字のストリングまたは一連の数字で構成されています。
FTPによるファイル共有の主な手順は次のとおりです。
- ファイルをサーバーにアップロードして他のユーザーがアクセスできるようにする。
- それらのファイルをサーバーからダウンロードする。
例えば、Webページ用のファイルをFTPサーバーにアップロードするケース、あるいは、同僚に動画ファイルをFTPサーバーにアップロードしてもらうケースなどが考えられます。このようなケースでは、FTPクライアントにログインし、ローカルのデバイスにファイルをダウンロードします。
FTPは、初期のファイル共有プログラムの一例です。FTPの歴史は、GUIが登場する前の時代までさかのぼります。当時は、今日のようなデータ侵害やセキュリティに関する懸念はありませんでした。FTPには、他のファイル共有プログラムに備わっているセキュリティ機能がありません。FTPを導入する場合は、FTPS（File Transfer Protocol Secure）やSFTP（Secure File Transfer Protocol）など、セキュリティが考慮された手段を検討するとよいでしょう。
クライアント・サーバー型ファイル共有システムのもう1つの例として、電子メールでのファイル送信があります。電子メールでファイルを送信するには、ファイルをメッセージに添付する必要があります。同じファイルを複数の相手に対して同時に送信できます。ファイル共有の手段としての電子メールには、比較的深刻な問題があります。例えば、ファイルサイズの制限、バージョン管理の問題、ファイルの重複および、IT部門による監視の難しさなど、セキュリティ上の課題が挙げられます。
- ピアツーピア（P2P）ファイル共有
P2Pファイル共有には、サーバーという仲介要素がありません。P2Pファイル共有プログラムでは、サーバーやマップされたドライブにファイルをアップロードすることなく、コンピュータ間で直接ファイルを共有できます。P2Pファイル共有プログラムには、Napsterをはじめ多くの種類が存在します。海賊版の音楽ファイルや動画ファイルを共有するなど、非倫理的あるいは違法な用途でP2Pを使用するユーザーも一部存在します。しかし、P2Pには合法的な用途もあります。
音楽ファイルや動画ファイルなどのコンテンツを自主制作して直接ファンと共有したい場合には、それらのファイルをP2Pプログラムで公開することができます。P2Pソフトウェアを使用して同僚とファイルを共有することもできます。
P2Pプログラムには、国内や世界中にユーザーがいる大規模なものがある一方で、小規模なプログラムも存在します。オフィスビル内のコンピュータや社内のデバイスだけを接続するP2Pネットワークの構築も可能です。
しかし、分散型共有とも呼ばれるP2Pファイル共有には、セキュリティ上の懸念が伴います。ウイルスなどのマルウェアをダウンロードしてしまうリスクが生じます。Forbes CouncilsのメンバーであるFrancis Dinha氏も、「P2Pファイル共有を許可するVPNは、真に安全でセキュアとはいえない」と述べています。
- クラウドベースのファイル共有
クラウドベースのファイル共有プログラムでは、インターネット上のリモートサーバーから成るシステム、すなわちクラウドに、コンテンツを保存できます。クラウドベースのファイル共有では、インターネットに接続できる環境であればどこからでも、あらゆるデバイスからファイルにアクセスできます。オフィスにいるときにクラウドにファイルをアップロードして、帰宅後に変更の必要があることに気づいた場合でも、自宅からの変更が可能で、クラウド上のファイルを最新の状態にすることができます。クラウドベースのファイル共有では、複数のユーザーがリアルタイムで同じファイルを編集できます。その間も、それぞれのユーザーによる変更が絶えず追跡されます。
クラウドベースのファイル共有は、さまざまな理由から多くの企業に選ばれるようになりました。まず、特定のデバイスに縛られることがほとんどありません。AさんはMacを、BさんはMac以外のPCを使用している場合でも、どちらもクラウドにアクセスできます。また、クラウドベースのファイル共有では、特定のコンピュータや物理サーバー上ではなくリモートにファイルが保存されるため、デバイス上のストレージ容量が解放されます。
クラウドベースのファイル共有プログラムではセキュリティが重要な課題であり、多くのプログラムにコンテンツ保護のための対策が実装されています。例えば、ファイルをパスワードで保護する、アクセスに多要素認証を利用するなどの対策によって、セキュリティの強化が図れています。また、ファイル共有プログラムでは、一般的に、コンテンツの所有者やIT部門が各ユーザーの権限を設定できるようになっています。特定のコンテンツに対するアクセスを全員に許可したうえで、編集や削除を制限できます。例えば、ドキュメントの閲覧と読み込みを全ユーザーに対して許可し、編集・削除の権限を特定の社員にのみ割り当てることができます。
クラウドベースのプログラムは、他のファイル共有プログラムと比較して、高速なアップロードとダウンロードが可能です。P2PネットワークやFTPサーバーへのアップロード速度は、使用しているインターネット接続の速度によって制限されます。P2PプログラムやFTPサーバーからダウンロードする場合も同様です。クラウドベースのプログラムでは、ファイルを実際にダウンロードしているわけではないため、ファイルがサーバーから手元のデバイスに転送されるまで待つ必要はありません。
ファイル共有プログラムを選ぶポイント
適切なファイル共有プログラムは、個人やチームの生産性を向上させるだけでなく、コンテンツを一元的に利用・保存できる環境をもたらします。ファイル共有プログラムを選択する際には、何を達成したいか、そのプログラムはどのような機能を提供するのかを明確にすることが重要です。ファイル共有プログラム選びの主なポイントをご紹介します。
- 転送速度
動画ファイルや音楽ファイルなど、サイズの大きいファイルのサーバーへのアップロードが長時間かかるのは望ましくありません。それらのファイルを他のユーザーがダウンロードする際にも同様のことがいえます。時間の無駄はコストの無駄を意味します。ファイルのアップロードやダウンロードに長時間を要すると、コラボレーションのための時間が犠牲になります。
一部のファイル共有プログラムでは、転送速度はユーザー側の接続速度によって制限されます。さらに、インターネットサービスプロバイダのなかには、1 GB以上のファイルをアップロードしようとすると接続速度が大幅に低下するなど、上限を設けているプロバイダもあります。クラウドベースのファイルストレージや共有プログラムでは、コンテンツがリモートで保存されるため、特定のデバイスにコンテンツをダウンロードする必要がありません。ファイルを即座に読み込むことができるため、すぐにコラボレーションを開始できます。
- 使いやすさ
ファイル共有プログラムは、それぞれ使いやすさに差があります。できるだけ軽いトレーニングで使用できるプログラムを選ぶのが理想的です。業務効率が低下しないよう、使用方法を周知させる必要があります。
ユーザーフレンドリーであるかどうかは、重要なポイントです。直感的に使えるように設計されたプログラムは、過度に複雑なプログラムより導入がはるかに容易です。使いやすさを高める要素として注目すべき機能には、リンク共有やドラッグアンドドロップによるファイルのアップロードが挙げられます。
- シンプルな導入と管理
新しいファイル共有プログラムを導入する際には、チームメンバーのオンボーディングを行う必要があります。オンボーディングは容易なプロセスでなければなりません。導入しやすいプログラムとは、現行のアプリとの統合が可能で、スムーズなオンボーディング体験を提供するプログラムです。
プログラムの導入後は、日々の管理がしやすいことも重要です。アップデートは重要です。しかし、あまりに頻繁なアップデートがあるということは、既に古くなった（修正すべき問題のある）システムを使用することになり、そのような状態は望ましくありません。プログラムを提供する企業は、常に最新・最善の機能や情報を顧客に提供し、自社のプラットフォームが顧客にとって最良の選択肢となるよう努めなければなりません。
- 優れた顧客サービス
ファイル共有プログラムのオンボーディングプロセスや日々の使用の過程で疑問が生じることがあります。コンテンツへのアクセスを維持し、適切なユーザーが確実に利用できるようにすることは、業務上極めて重要です。優れた顧客サービスを提供するプラットフォームを選ぶことをお薦めします。
顧客サービスには、プラットフォームが備えている機能やできること・できないことを誰もが理解できるようにするための詳しいトレーニングの提供が含まれます。また、プラットフォームの仕組みについてユーザーが抱くあらゆる疑問に答えるサポート体制も必要です。
- セキュリティ
セキュリティのレベルは、各ファイル共有プログラムにより異なります。例えば、電子メールは必ずしも安全なファイル共有手段ではありません。悪意のある行為者によってメッセージが傍受される可能性があるためです。FTPも、FTPSやSFTPを使用しない限り、セキュアなファイル転送方法ではありません。クラウドベースのファイル共有プラットフォームの多くには、データの機密性を保ち、悪意のある行為者からデータを守ることを意図したセキュリティ機能が備わっています。
HIPAA（医療保険の携行性と責任に関する法律）など特定の法律に準拠することが求められる業界では、これらのセキュリティ機能が極めて重要になります。注目すべきセキュリティ機能としては、データの保管時と転送時の暗号化、リンクの有効期限、ユーザー権限レベルの制御が挙げられます。
- 柔軟なカスタマイズ
ファイル共有プラットフォームは、ユーザーのために機能するべきであり、ユーザーに手間を強いるものであってはなりません。カスタマイズが可能なプラットフォームは、そうでないプラットフォームよりもニーズに対応しやすく、ユーザー企業により多くのメリットをもたらします。重要なカスタマイズ機能の1つにアプリケーションとの統合があります。Google Drive、OneDrive、Slack、Salesforceをはじめとする現行のアプリケーションとの統合が可能なプラットフォームを選ぶことをお薦めします。
ストレージのニーズも企業ごとに異なります。事業がまだ初期段階にある場合は、画一的なストレージオプションのみを提供するものや、巨大なストレージを高額で提供するものよりも、成長に応じて柔軟に拡張できるプラットフォームを選ぶことをお薦めします。
- 顧客満足度
ファイル共有プラットフォームを選ぶうえで、顧客満足度は重要な判断基準です。好評価を得ているか、他のユーザーの意見やレビューを参考にするとよいでしょう。もう1つ考慮すべき点は、その会社の実績です。過去にファイルの紛失や重大なデータ漏えいがなかったかを確認します。可用性も重要な判断材料となります。過去に機能停止や長時間のオフラインがある場合は要注意です。
Boxでのファイル共有
Boxは、クラウドでのチーム作業を可能にするセキュアなコラボレーションプラットフォームを提供しています。ファイルの作成・共有・編集・保存を全てコンテンツクラウドで行うことができます。Boxを使用することで、PDF、MPEG、doc、JPEGなど、さまざまなコンテンツにチームですばやくアクセスできます。さらに、ファイルごとにユーザーを割り当て、権限レベルを設定できます。例えば、管理職には特定のファイルを削除する権限を、インターンには限られたファイルを閲覧する権限のみを与えることができます。
Boxは1,500以上のアプリケーションと連携し、ワークフローの中でシームレスに利用できます。ユーザーのニーズを考慮した、直感的な操作が可能なプラットフォームです。Boxは、セキュリティも重視しており、エンドツーエンドのデータ保護をサポートしています。パスワード保護、監査ログ、暗号化などの機能が、悪意のある行為者からデータを守り、ユーザーは、システム上で何が起きているかを把握することができます。
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