Qu'est-ce que le flux de travail ?
Un flux de travail est une séquence de tâches conçue pour atteindre un objectif spécifique. Il s'agit d'un ensemble d'activités que votre équipe et vous devez réaliser. Chaque tâche est exécutée dans un ordre spécifique, avec des coéquipiers désignés qui les exécutent conformément à des lignes directrices établies. L'ensemble de ces éléments constitue un flux de travail.
Lors de la gestion des flux de travail, les entreprises sont souvent confrontées au fait que les tâches répétitives peuvent facilement donner lieu à des erreurs et devenir ennuyeuses pour votre équipe. Ces tâches prennent également beaucoup de temps, ce qui détourne les membres de l'équipe d'un travail et de projets plus importants.
Heureusement, il existe des moyens de rationaliser le processus d'exécution de certaines tâches, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts, et de réduire le risque d'erreurs. Explorons la définition du flux de travail, ses principaux types et exemples, et la manière dont la gestion du flux de travail profite à votre entreprise en automatisant les tâches et les processus, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur les choses les plus importantes.
Définition du flux de travail
Le concept de flux de travail existe depuis des décennies. Il fait référence à la séquence de tâches ou d'étapes nécessaires à l'achèvement d'un processus, qui implique le déplacement d'un document, d'une tâche ou d'un élément d'information d'une étape à l'autre de manière structurée. L'objectif ultime du flux de travail est d'améliorer la rapidité, la fiabilité et la normalisation des processus métier complexes, en veillant à ce que votre équipe accomplisse les tâches de manière efficace et cohérente.
Une fois terminé, un flux de travail produit au moins un résultat. Par exemple, un flux de travail peut commencer lorsqu'un employé soumet une demande de remboursement de frais. Le résultat du processus est soit le remboursement de l'employé, soit le refus de la demande.
Les entreprises ont plus que jamais besoin d'outils de gestion des flux de travail. Selon Allied Market Research, le marché mondial du système de gestion des flux de travail était évalué à 9,8 milliards de dollars en 2022 et devrait atteindre 99,9 milliards de dollars d'ici 2032. L'essor des données et la transition vers un monde axé sur le cloud modifient le paysage des processus métier et des flux de travail qui les soutiennent. Cette nouvelle tendance offre davantage de possibilités d'améliorer un plus grand nombre de processus métier.
L'évolution de la gestion des flux de travail
Auparavant, la gestion des flux de travail était un processus manuel. Le diagramme de Gantt, inventé par Henry Gantt, un ingénieur en mécanique, est un exemple classique d'outil traditionnel d'organisation des flux de travail. Ce diagramme crée un calendrier pour un projet et utilise des barres horizontales pour montrer la progression de chaque tâche requise. Bien que ce diagramme soit encore utilisé aujourd'hui, il s'agit d'un exemple de processus manuel qui nécessite une intervention humaine pour suivre les changements et le tenir à jour.
Désormais, les plateformes logicielles peuvent automatiser les flux de travaux digitaux en détectant les déclencheurs, en attribuant des tâches, en exécutant des résultats et en générant des rapports de progression et d'état. Ces mêmes logiciels peuvent également prendre en charge des flux de travail basés sur des règles, permettant aux concepteurs de déterminer la séquence des tâches et des événements sur la base de règles commerciales.
Au lieu de remplir manuellement un formulaire de remboursement sur papier, par exemple, un employé peut cliquer sur quelques cases d'un formulaire en ligne, puis soumettre le formulaire par voie électronique. Un ordinateur peut lire les informations contenues dans le formulaire soumis, rechercher certains mots déclencheurs, confirmer qu'il respecte les règles, puis approuver ou refuser automatiquement la demande de remboursement.
L'essor de l'automatisation du flux de travail dans l'entreprise
L'automatisation des flux de travail d'entreprise s'est développée dans les années 1990, parallèlement à l'émergence de la gestion des processus métier (BPM), discipline qui restait axée sur des processus étroits, profonds et complexes, tels que la gestion des réclamations, des contrats et des stocks. La BPM permet aux entreprises de concevoir, de modéliser, d'exécuter, de surveiller et d'optimiser des flux de travail d'entreprise sophistiqués et complexes. Elle nécessite également des diagrammes complexes et d'autres outils de collaboration visuelle pour modéliser les processus métier, ce qui requiert l'expertise de développeurs de logiciels.
Alors que les organisations s'orientent vers un modèle opérationnel centré sur le client et des temps de réponse plus rapides, la numérisation de toutes les fonctions de l'entreprise (et pas seulement de celles considérées comme critiques) est devenue impérative. Cette nouvelle tendance a donné naissance au flux de travail « low-code », où des scripts prêts à l'emploi et des modèles de flux de travail adaptés à chaque processus nécessitent un minimum de compétences techniques de la part des développeurs citoyens.
Le concept de flux de travail « sans code » est encore plus progressif. Il est né de la volonté de permettre à tous les utilisateurs professionnels d'automatiser les processus afin de stimuler l'engagement et d'obtenir des gains d'efficacité par le biais d'économies d'échelle. Avec le « sans code », les utilisateurs métiers peuvent créer et modifier un flux de travail sans avoir à s'y fier, en intégrant d'autres technologies, telles que l'intelligence artificielle (IA), pour améliorer les capacités d'automatisation. Par exemple, votre équipe peut utiliser l'IA pour localiser des documents, générer du contenu et résumer des informations en quelques secondes, ce qui permet de gagner du temps pour d'autres activités.
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Qu'est-ce qu'un moteur de flux de travail ?
Un moteur de flux de travail est un programme logiciel qui garantit qu'une séquence de tâches est effectuée dans l'ordre approprié. Le moteur comprend l'ordre dans lequel les tâches doivent être accomplies et veille à ce qu'une tâche démarre dès que la précédente est terminée. Un moteur de flux de travail a trois fonctions principales.
1. Création et modification des flux de travail
La complexité liée à la création de flux de travail varie d'un moteur à l'autre. Certains moteurs de flux de travail exigent que les utilisateurs écrivent du code pour concevoir de nouveaux flux de travail, ce qui signifie qu'il est nécessaire de faire appel à des développeurs de logiciels pour cette tâche.
Les moteurs de flux de travail « low-code » nécessitent des configurations complexes et une petite quantité de code, ce qui implique la présence d'experts en informatique. Les moteurs « sans code » offrent des interfaces utilisateur intuitives, comme le glisser-déposer, qui vous permettent de créer et de modifier des flux de travail sans connaissances techniques approfondies.
Les moteurs de flux de travail « low-code » et « sans-code » proposent souvent un ensemble de modèles prédéfinis avec une logique spécifique à l'industrie, ce qui facilite encore l'utilisation du logiciel par des personnes sans connaissances techniques. Dans de nombreux cas, l'utilisateur final du logiciel préfère probablement les produits sans code ou à low-code. Il n'est peut-être pas très calé en technologie, mais il est le plus familier avec les processus qui doivent être automatisés. En lui donnant la possibilité de créer son propre flux de travail, on lui permet de créer des tâches automatisées qui ont le plus de sens pour le projet.
2. Exécution du flux de travail
Une fois le flux de travail créé, un utilisateur peut l'exécuter pour le mettre en mouvement. L'exécution d'un flux de travail comporte souvent plusieurs éléments :
- Gestion des tâches : le moteur crée les tâches qui font partie du processus. Il les attribue aux personnes ou aux programmes concernés et fixe une date limite pour chacune d'entre elles. Chaque tâche doit être assortie d'une heure de début et de fin, d'un statut, d'une personne assignée et d'un contenu associé.
- Suivi du processus : le fait de marquer une tâche comme terminée déclenche le passage du moteur à la phase ou à la tâche suivante. Au cours de ce passage, le contenu peut être transféré du premier utilisateur à un autre. Selon le type de flux de travail utilisé, plusieurs options peuvent être disponibles pour l'étape suivante du processus.
- Reconnaissance des changements et réaction : la conception du moteur lui permet de reconnaître les changements dans l'état d'un processus. Lorsque l'état d'un processus change, par exemple lorsqu'une tâche est considérée comme terminée, le moteur sait comment réagir et peut avertir les utilisateurs ou lancer la tâche suivante.
- Notification d'événements : cette étape peut se produire pour diverses raisons. Le moteur de flux de travail peut avertir les utilisateurs lorsque quelqu'un crée un nouveau dossier ou fichier, lorsqu'une échéance approche ou lorsque quelqu'un ouvre ou modifie un fichier.
3. Suivi et gestion du flux de travail
Les moteurs de flux de travail génèrent des rapports sur le statut des processus en cours, les délais d'achèvement et d'autres paramètres associés aux flux de travail achevés. Ces moteurs peuvent également permettre aux administrateurs d'apporter des modifications à un processus en cours. Si une tâche est retardée ou si une échéance n'est pas respectée, le moteur peut arrêter le processus, créer une alerte et poursuivre le processus conformément à la conception du flux de travail.
Dans le passé, les outils de flux de travail et de collaboration étaient généralement séparés, ce qui signifiait que la seule façon d'obtenir une image complète était de combiner les rapports d'audit des deux systèmes. En combinant le flux de travail et la collaboration de contenu, les entreprises disposent d'un rapport d'audit unifié sur l'ensemble du cycle de vie des données non structurées, ce qui leur permet de gagner du temps et d'éviter les incohérences.
Certains moteurs de flux de travail s'interfacent également avec des suites de productivité populaires, permettant aux utilisateurs d'effectuer des tâches avec leurs outils bureautiques préférés. En outre, le moteur peut s'intégrer à des outils de gestion de contenu et à d'autres applications d'entreprise.
La sécurité et la conformité sont deux autres composantes du suivi des flux de travail.
- Les administrateurs contrôlent qui crée ou modifie les flux de travail, qui voit les notifications et quels utilisateurs ont des autorisations pour un contenu donné.
- Le moteur doit assurer la confidentialité des données, en n'autorisant la visibilité du contenu qu'en cas de besoin, et prendre en charge les flux de travail qui incluent les clients, les fournisseurs et les partenaires.
Les moteurs complets offrent des fonctionnalités qui aident les organisations à adhérer aux réglementations industrielles et gouvernementales, y compris les filigranes numériques, la conservation et l'élimination du contenu, et la gestion des signatures.
Le flux de travail sans code change la donne
Alors que les organisations s'engagent dans la transformation numérique, il n'est pas surprenant que la modernisation des processus soit leur principale priorité. Les avantages traditionnels d'échelle et d'efficacité que la BPM offrait initialement ont maintenant évolué vers des micro-efficacités à l'échelle pour des centaines (voire des milliers) de processus au sein d'une entreprise.
Pour tirer parti de cette efficacité, les responsables de processus (des utilisateurs sans expérience de développeur) doivent faire preuve de souplesse pour ajuster et modifier les processus et s'écarter du statu quo afin de s'adapter à l'évolution rapide des besoins. Il s'agit moins de traiter des diagrammes de flux de travail sophistiqués et des graphiques complexes que d'accélérer des processus quotidiens relativement plus petits, mais à fort volume et qui prennent beaucoup de temps.
Alors que les efforts de modernisation des processus sont en cours, les entreprises assistent également à une explosion des processus centrés sur le contenu. Le volume d'informations utilisées par les entreprises n'a cessé d'augmenter au fil du temps. La plupart de ces contenus, comme les contrats, les conversations et les factures, sont des données non structurées.
Cette croissance du contenu, associée au fait que la plupart des processus métier sont dirigés par l'utilisateur, a ouvert la voie à des solutions de flux de travail sans code. Cela inclut les tâches de routine quotidiennes telles que la révision du contenu, l'approbation des factures, la création de nouveaux produits livrables pour les clients ou la soumission de données pour les offres hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles.
Les plateformes sans code, centrées sur l'utilisateur, permettent aux personnes en première ligne (celles qui sont les plus proches des processus en question) de réagir très rapidement à un marché et à un environnement concurrentiel en constante évolution, en créant et en ajustant rapidement les flux de travail.
Types de flux de travail
Les flux de travail axés sur le contenu peuvent prendre plusieurs formes, en fonction de la structure du processus et de ce qui se passe en cours de route. Voici les principaux types de flux de travail.
1. Flux de travail de cas
Il se peut que vous ne sachiez pas, au départ, quelles sont les étapes à suivre pour aller du début à la fin d'un processus. Au fur et à mesure que vous collectez des informations, la marche à suivre devient plus claire. Les flux de travail de cas utilisent des règles « si-alors », ce qui signifie qu'ils gèrent des situations dans lesquelles des décisions doivent être prises sur la base de conditions ou de critères spécifiques. Ces règles, également connues sous le nom d'instructions conditionnelles, permettent au flux de travail d'emprunter différentes voies en fonction du résultat d'un test ou d'une évaluation spécifique.
Par exemple, le traitement des réclamations et les tickets d'assistance technique. Un client peut soumettre un ticket d'assistance technique décrivant son problème. Sur la base des informations fournies dans le ticket, le flux de travail détermine l'étape suivante, en dirigeant le client vers un didacticiel en ligne. Si le didacticiel ne résout pas le problème, le client est dirigé vers un agent d'assistance, qui peut soit clôturer le ticket, soit le transmettre à un responsable si nécessaire.
2. Flux de travail de processus
Certains flux de travail sont très répétitifs. Ils vont de A à B, puis à C, et ainsi de suite. Une fois le processus terminé, il peut recommencer. Il n'est pas nécessaire de créer des règles « si-alors » pour un processus de travail. Il s'agira presque toujours de A, B, C, et ainsi de suite.
L'approbation des factures ou des bons de commande est un exemple de flux de travail de processus. L'utilisateur soumet la facture ou le bon de commande, qui est ensuite examiné et une décision est prise. Les flux de travail de processus vous permettent d'effectuer simultanément plusieurs tâches identiques, telles que l'approbation par lots de factures ou de bons de commande.
3. Flux de travail de projet
Un flux de travail de projet combine des éléments de type processus et cas. Il permet de passer de A à B et à C tout en autorisant des variations en fonction des résultats de chaque tâche. En général, cette forme est réservée aux projets de grande envergure qui nécessitent de nombreuses tâches répétitives, comme la conception d'un site Web ou la production d'un journal.
Une autre façon d'examiner les différents types de flux de travail consiste à prendre en compte les règles qu'ils suivent ou les chemins qu'ils empruntent. Par exemple, certains flux de travail sont séquentiels, ce qui signifie que chaque tâche affecte directement la tâche suivante.
D'autres flux de travail utilisent un modèle de machine à états. Ils proposent des options pour les tâches. Par exemple, un membre de l'équipe soumet une demande de congés mais oublie d'indiquer les dates. Au lieu de rejeter automatiquement la demande, le système de gestion des flux de travail la renvoie à l'employé pour qu'il fournisse les informations manquantes. Si la demande comporte des dates qui chevauchent une période de forte demande, le processus signale qu'elle doit être envoyée à un responsable pour examen avant approbation.
Certains flux de travail sont régis par des règles. Les tâches du flux de travail ne sont pas exécutées de manière séquentielle, mais sont basées sur un ensemble de règles définies. Le projet avance, mais la marge de manœuvre est beaucoup plus grande.
Exemples courants de flux de travail
Examinons quelques formes courantes pour mieux comprendre comment surveiller et gérer les flux de travail :
- Examen et approbation de contrats ou de factures
L'examen et l'approbation de documents, y compris les contrats et les factures, impliquent généralement un flux de travail de cas et un modèle de machine à états. Par exemple, le fournisseur soumet une facture. Une personne ou une application l'examine, confirmant que le fournisseur a fourni les services ou les produits mentionnés et qu'il facture le prix convenu.
Si la facture est acceptée, elle passe à l'étape de l'approbation. Une fois approuvée, la facture est payée. Le processus recommence lorsque le fournisseur soumet sa facture suivante. Mais, si la facture présente un problème, elle doit être transmise à la personne compétente pour être examinée ou corrigée manuellement. Elle peut être renvoyée au fournisseur pour correction ou nécessiter l'approbation manuelle d'un responsable.
L'examen et l'approbation des contrats suivent généralement un processus comparable à celui des factures, mais l'équipe est souvent différente. La signature des documents fait souvent partie du processus de flux de travail, et cette étape peut être facilement incluse dans le flux de travail, en particulier si un logiciel de signature électronique est intégré.
Les étapes de gestion d'un contrat peuvent ressembler à ceci :
- Création d'un contrat
- Envoi à la direction pour approbation
- Envoi au contractant, par exemple le nouveau fournisseur
- Le nouveau fournisseur signe et renvoie le contrat
- Le contrat retourné est approuvé et signé par votre équipe
- Un contrat entièrement signé est distribué aux parties concernées
- Intégration des employés
Les processus de flux de travail peuvent également faire partie du processus d'intégration des RH. Un candidat qui soumet une demande pour un poste peut déclencher le processus. À partir de là, la candidature peut être acceptée ou rejetée, éventuellement en fonction de l'utilisation de certains mots-clés dans le CV ou la lettre de motivation.
Une candidature approuvée peut passer à la phase suivante, qui peut être un examen manuel par un membre de l'équipe RH. Les candidatures rejetées peuvent recevoir une lettre de remerciement. Après examen, les candidatures acceptées peuvent passer à la phase suivante, qui peut être une lettre « Non, merci » ou une invitation à un entretien.
Le flux de travail se poursuit jusqu'à ce qu'un candidat reçoive une offre, ce qui déclenche le besoin de propositions d'embauche et de signatures. Le flux de travail peut alors inclure des propositions d'embauche signées électroniquement afin d'accélérer le processus d'embauche et de recrutement, les documents finaux étant stockés dans un système RH sécurisé.
Les étapes typiques de l'intégration d'un employé sont les suivantes :
- Un candidat soumet sa candidature
- La candidature est examinée et acceptée
- Le candidat est contacté pour un entretien
- L'entretien est programmé
- Après l'entretien, le candidat remplit et soumet le test
- Le test est approuvé et le candidat reçoit une offre
- Le candidat accepte le poste
- Le dossier de candidature est créé
- Le candidat soumet les documents et pièces d'identité nécessaires
- Le candidat reçoit un kit de bienvenue
Comment identifier les flux de travail
Différents types de déclencheurs peuvent lancer le processus de flux de travail, notamment :
- Actions basées sur des fichiers, comme le chargement d'un document
- Actions basées sur des dossiers, telles que la création d'un nouveau dossier dans votre stockage de documents dans le cloud
- Actions basées sur les métadonnées, par exemple, lorsque le statut d'un document change
Pour savoir où l'automatisation des flux de travail centrés sur le contenu peut être utile à votre entreprise, recherchez les processus qui créent, modifient ou agissent sur le contenu, impliquent plusieurs personnes ou étapes, sont relativement routiniers et se produisent fréquemment.
Pour que les individus et les équipes puissent identifier ces processus, il leur est conseillé de consulter leurs e-mails et leurs applications de messagerie pour voir ceux qui impliquent du contenu : échanges de messages avec pièces jointes, rappels de mise à jour de fichiers et réunions de statut. Les processus pour lesquels les personnes recourent aux e-mails ou à la messagerie par défaut, plutôt que par choix délibéré, sont généralement de bons candidats à l'automatisation.
De nombreuses équipes et départements peuvent bénéficier de l'automatisation, en particulier lorsque les processus impliquent des groupes interfonctionnels qui collaborent, examinent et gèrent des contenus communs tout au long de leur cycle de vie. Les exemples incluent :
- Les responsables sectoriels qui collaborent avec les équipes RH et juridiques sur les contrats
- Les services marketing qui travaillent avec la gestion des produits et les ventes pour élaborer et distribuer des outils de commercialisation.
- Les équipes financières qui traitent les approbations et les offres avec des implications budgétaires
Avantages de l'automatisation des flux de travail
Dans le rapport 2023 Digital Trends d'Adobe, 39 % des cadres supérieurs considèrent la rationalisation ou l'automatisation de la collaboration et des processus pour améliorer la rapidité et la qualité du travail comme une priorité absolue en matière d'expérience client. Toutefois, les avantages de l'automatisation des flux de travail vont au-delà de l'expérience client et de l'efficacité opérationnelle. Examinons les principaux avantages pour votre entreprise.
1. Temps de cycle plus rapides
En facilitant les transferts, en envoyant des rappels et en automatisant les étapes manuelles, vous accélérez les délais d'exécution. Plus vous identifiez rapidement les redondances et les goulets d'étranglement, plus vos flux de travail sont optimisés, ce qui se traduit par des temps de cycle encore plus courts.
2. Productivité accrue
En permettant à vos utilisateurs de créer et de modifier des flux de travail, vous les aidez à faire leur travail plus efficacement. Plus les utilisateurs disposent d'outils performants, plus ils sont productifs. En outre, moins les employés ont besoin d'assistance informatique, plus l'informatique peut se concentrer sur des projets à valeur ajoutée qui ont des retombées plus importantes sur votre organisation.
Continuez à apprendre : Comment maximiser la productivité grâce à un flux de travail efficace
3. Augmentation du chiffre d'affaires
En donnant aux employés de première ligne les outils nécessaires pour créer et contrôler des flux de travail parfaitement adaptés au processus de vente aux clients, vous accélérez les cycles de vente. Plus le processus de clôture est rapide et fluide, plus vous avez de chances de remporter l'affaire et d'augmenter vos ventes.
4. Réduction des coûts
En rationalisant et en automatisant les processus, vous réduisez la paperasse et les frais généraux du système. Moins il y a de paperasse et plus vos processus sont efficaces, plus vous économisez du temps et des coûts pour les opérations commerciales.
5. Risques minimisés
En contrôlant les flux de travail du début à la fin et en ayant facilement accès aux pistes d'audit et aux rapports, vous réduisez le risque de non-conformité. Plus vous avez de visibilité et de contrôle sur vos processus, plus il est facile de respecter les exigences réglementaires, telles que celles qui protègent la confidentialité des données.
6. Moins d'erreurs
En utilisant des processus reproductibles pour créer et modifier le contenu critique de l'entreprise, vous minimisez les erreurs. Plus vous pouvez standardiser et automatiser vos flux de travail, moins vous risquez d'introduire des erreurs qui nécessiteront un réajustement.
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Options sans code
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Box Relay offre également des fonctionnalités de conformité et de sécurité, l'intégration avec des applications tierces et une collaboration transparente avec des personnes internes et externes à l'organisation.
Options low-code
Vous pouvez également automatiser le flux de contenu entre les applications grâce aux API de Box. Box est une plateforme de contenu ouverte dotée d'un ensemble substantiel d'API que les développeurs peuvent utiliser pour créer ou améliorer des applications. Les services de contenu s'intègrent dans les systèmes et les applications, simplifiant la fourniture de contenu en gérant par programmation la manière dont les informations sont accessibles, collaborent et sont sécurisées dans le cloud.
Par exemple, Broadcom utilise les API Box pour connecter ses systèmes de gestion du cycle de vie des produits au cloud par le biais d'une intégration ERP, afin de fournir du contenu prêt à être utilisé sur l'ensemble de son modèle de fabrication distribué.
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