Un Groupe Mutualiste aux enjeux singuliers

Union de Groupe Mutualiste, Umanens est un acteur de la protection sociale complémentaire, spécialiste des branches professionnelles et des Conventions Collectives, créée en 2013. 

Dans ce cadre, l’union a été recommandée par plusieurs branches d’activité, pour la mise en œuvre de leur régime de protection sociale complémentaire (Animation, Sport, Tourisme Social et Familial, Commerce de détail de l’Horlogerie-Bijouterie, Assainissement et Maintenance Industrielle, Industries du Caoutchouc). L’union déploie également des offres santé collectives au delà de ces seules recommandations et noue des partenariats pour la prévoyance collective.

Umanens se devait de se doter d’une plateforme collaborative ouverte et souple, tout en étant sécurisée pour interagir avec les branches partenaires, et les équipes de ses mutuelles membres, ce qui a motivé Umanens à se rapprocher de Box en 2017.

“L’objectif était d’avoir une plateforme ouverte : nous interagissons avec plusieurs SI différents, chacun avec ses propres contraintes, qui rendent le partage de l’information compliqué. Nous avions également une problématique de gestion des versions : à partir du moment où les données ne sont pas synchrones, le risque était de se retrouver avec des versions obsolètes de documents, ce qui n’était pas envisageable pour les parties prenantes”, indique Bran Billand-Pellet, Responsable Marketing, Digital et Systèmes d’Information, chez Umanens.

Un choix évident au service de la collaboration

Afin de répondre à ses multiples besoins, Umanens s’est naturellement tourné vers Box, un choix “apparu comme une évidence”, selon Bran Billand-Pellet. “Nous étions une structure avec une certaine interopérabilité, et il fallait une solution qui puisse par définition être ouverte et permettant de gérer la relation avec l’extérieur. C’est l’origine de la mise en place de Box chez nous”, poursuit-il.

La solution Box, a su séduire par ses nombreuses fonctionnalités : gestion des droits d’accès, partage facilité de documents et d’informations, gestion historique des versions, sécurité renforcée, etc. Autant d’avantages grâce auxquels Box affichait une large avance sur ses concurrents, d’autant que la plateforme s’intègre nativement avec de nombreuses autres solutions du marché utilisées par Umanens (Suite Office, Adobe, Canvas, etc…).

Ce choix s’est conforté récemment, avec l’obtention par l’éditeur de la certification “Hébergeur de Données de Santé” (HDS). Umanens peut désormais héberger sur la plateforme des données de santé en toute sécurité et conformité.

Des outils en adéquation avec les besoins d’Umanens

Afin de tirer pleinement profit des fonctionnalités offertes par Box, Umanens a eu accès à une bibliothèque Box Academy, profitant de ressources pédagogiques pour mieux appréhender la solution. 
Afin de disposer de services supérieurs, le groupe mutualiste a opté pour l’offre Box Enterprise à l’été 2023, qui intègre un stockage illimité et, surtout, une solution d’hébergement de données de santé certifiée et un processus d’authentification à double facteur. De quoi préserver la sécurité des contenus et des datas traitées par Umanens !

En complément, l’organisme profite également d’autres outils proposés par Box :

• Box Zones, qui garantit à Umanens l’hébergement de ses données sur territoire européen, garantissant sa conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) tout en levant les freins liés au Cloud Act américain ;
• Box Sign, solution gratuite intégrée nativement à Box.

“Nous avons toujours été assez impliqués ou consultés pour recueillir nos besoins. Nous avons vraiment grandi ensemble”, témoigne Bran Billand-Pellet. “À termes, nous réfléchissons à utiliser Box Sign comme une source potentielle de décommissionnement pour Umanens.”

Vers une solution toujours plus performante

Loin de s’arrêter en si bon chemin, le groupe mutualiste, en contact régulier avec l’équipe de développement Box pour suivre les projets en cours, envisage d’ores et déjà de déployer de nouveaux outils. Entre autres, la cybersécurité étant un enjeu majeur pour Umanens, Box Shield pourrait être prochainement mis en place afin de sécuriser encore davantage certains contenus comportant des données sensibles.

Cependant, c’est vers une toute autre solution, dont la sortie est prévue pour 2025, que les regards d’Umanens sont tournés : Box Hubs. À travers ce nouveau module, les utilisateurs de Box disposeront d’un accès centralisé et immédiat à tous les outils métiers, aux documents et aux données dont ils ont besoin au quotidien, contribuant à la fluidification des processus.

“Nous avons beaucoup d’attente avec Box Hubs. Pour moi, c’est un game changer qui va vraiment apporter un renouveau par rapport au partage et à la collaboration, avec un véritablement environnement graphique”, s’enthousiasme Bran Billand-Pellet.

Box Hubs succédera de peu une autre innovation qui retient déjà l’attention d’Umanens, à savoir Box AI, la solution d’intelligence artificielle de Box, qui pourrait avoir du sens dans la création de valeur basée sur les données marketing, ou métiers du groupe. Un bon moyen d’interagir plus facilement avec le contenu et d’optimiser certains processus tout en préservant la sécurité des données de santé, non exploitables par l’intelligence artificielle.

Pour nous, le bénéfice de Box se situe surtout au niveau de la collaboration vers l’externe et de l’interopérabilité.