Was ist Business Process Management (BPM)?

Effektive organisationsweite Verfahren fördern höhere Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Definieren Sie deshalb mithilfe von Business Process Management (BPM) die Prozesse im Unternehmen neu und optimieren Sie sie kontinuierlich.

In diesem Artikel erfahren Sie, weshalb Geschäftsprozessmanagement so wichtig ist und wie Sie BPM schrittweise implementieren. Mit BPM schaffen Sie reproduzierbare und optimierbare Workflows, die mehr Klarheit schaffen und eine Automatisierung ermöglichen.

Definition von Business Process Management

Business Process Management (BPM) – im Deutschen Geschäftsprozessmanagement genannt – ist eine Methode, um vollständige, wiederkehrende Geschäftsprozesse zu modellieren, zu analysieren und zu optimieren.

BPM eignet sich für alle Bereiche des Unternehmens, etwa für effizienteres On- und Offboarding von Mitarbeitenden, für optimierte Einkaufs- oder Vertriebsprozesse oder auch für gestraffte Abläufe in der IT. Im Business Process Management analysieren Sie beteiligte Abteilungen und Abläufe, um Engpässe, überflüssige Arbeitsschritte und ineffiziente Abläufe zu identifizieren.

Warum ist Geschäftsprozessmanagement wichtig?

Geschäftsprozessmanagement schafft einen Rahmen, der die Zusammenarbeit im Team verbessert, zur optimalen Ressourcennutzung beiträgt und die Produktivität steigert. Zudem stellen Sie das Unternehmen so auf, dass es sich schnell an neue Bedingungen anpassen kann. Business Process Management bietet viele Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Zeitersparnis: Bessere Kommunikation im Team und klare Aufgabenverteilung verhindern Missverständnisse und Reibung.
• Ressourceneffizienz: Weniger Zeitaufwand und optimierte Abläufe bedeuten, dass das Unternehmen effizienter arbeiten und seine Ressourcen besser nutzen kann.
• Weniger Fehler: Geschäftsprozessmanagement ermöglicht die Automatisierung von digitalen Prozessen und eröffnet damit die Möglichkeit, solche Prozessschritte zu eliminieren, die besonders anfällig für Fehler sind.
• Klarere Führung: Im Rahmen des BPM können Unternehmen eindeutige Zuständigkeiten zuweisen und damit Ausrichtung und Führung im Unternehmen verbessern.
• Kontinuierliche Verbesserung: Durch BPM erzielen Unternehmen nachvollziehbare, reproduzierbare Ergebnisse, die kontinuierliche Verbesserungen ermöglichen.
• Größere Motivation: BPM zeigt auf, wie effiziente Abläufe aussehen, welche Unternehmensziele sie unterstützen und wer dafür verantwortlich ist. Teams können sich so effektiver einbringen, wodurch ihre Motivation wächst.

Die Vorteile von Business Process Management und dessen Integration

Die systematische Optimierung und kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen bieten Unternehmen viele Vorteile:

Transparente Prozesse

Mit Business Process Management und den entsprechenden Tools können Sie sämtliche Geschäftsprozesse übersichtlich dokumentieren. So lässt sich zu jeder Zeit transparent nachvollziehen, wie die Prozesse End-to-End ablaufen und wer für welche Aufgaben zuständig ist. Diese Transparenz ist die Grundlage für die weitere Optimierung und Automatisierung.

Automatisierung

Reibungslose Prozesse lassen sich automatisieren, etwa die Erfassung eingehender Dokumente, damit alle Unterlagen elektronisch vorliegen. Abgesehen von Zeit- und Effizienzgewinnen schaffen Sie damit die Voraussetzung für weitere datenbasierte Optimierungen.

Datenbasierte Optimierung

Kontinuierliches Monitoring und die Visualisierung von Prozessen in Echtzeit liefern Ihnen viele Daten: Damit können Sie die Prozesse weiter optimieren. Denn Sie erkennen schneller, wo ein Prozess von den erwarteten Ergebnissen abweicht und können entsprechend gegensteuern.

Systemübergreifende Prozesse

Mithilfe von BPM-Tools können Sie Prozesse gestalten, testen, implementieren, überwachen und etablieren, auch wenn unterschiedliche Mitarbeiter, Daten und Systeme beteiligt sind. So lassen sich systemübergreifende Geschäftsabläufe leichter ausführen.

Zielorientiertes Prozessmanagement

Mit BPM-Tools können Sie die dafür relevanten Geschäftsabläufe fest verankern und ständig im Hinblick auf die geschäftlichen Ziele anpassen – an neue gesetzliche Vorgaben, Kundenerwartungen, Geschäftsmodelle oder Lieferketten.

Die fünf Schritte des BPM-Lebenszyklus

Design: Bevor Sie mit der Prozessoptimierung beginnen, müssen Sie den Ist-Zustand analysieren: Was funktioniert? Wo treten Probleme auf? Welche Teilprozesse sind ineffizient? Sehen Sie sich im Rahmen der Analyse auch die Wechselwirkungen mit angrenzenden Prozessen genau an.

Modellierung: Ausgehend von den aktuellen Prozessen entwickeln Sie neue Prozessmodelle. Wie sähe der ideale Ablauf eines bestimmten Prozesses aus? Spielen Sie verschiedene Szenarien durch und testen Sie sie mit verschiedenen Variablen. Am Ende der Modellierung sollte der Prozess wesentlich effizienter ablaufen. Im Rahmen des Business Process Managements bietet es sich auch an, bestimmte Prozesse zu automatisieren und damit die digitale Transformation Ihres Unternehmens voranzubringen.

Ausführung: Führen Sie den neu modellierten Prozess aus, um zu sehen, ob er in der Praxis funktioniert. Vermutlich sind an manchen Stellen noch Anpassungen notwendig. Dokumentieren Sie genau, welche Änderungen aus welchen Gründen implementiert wurden.

Monitoring: Sobald Sie einen neuen Prozess implementiert haben, behalten Sie ihn im Auge. So sehen Sie, ob er zu höherer Effizienz und Produktivität, zu einer geringeren Fehlerquote, zur Kostensenkung oder zu einem besseren Kundenerlebnis beiträgt. Messen Sie den Erfolg an zuvor definierten Kennzahlen. So erkennen Sie, ob das Unternehmen ein bestimmtes Ziel wirklich erreicht hat.

Optimierung: Business Process Management ist ein kontinuierlicher Prozess. Auch nach einer erfolgreichen Verbesserung sollten Sie einen Prozess kontinuierlich optimieren. Schließlich verändert sich auch das Umfeld ständig, in dem Ihr Unternehmen agiert.

Welche Arten von Business Process Management gibt es?

Wie das Business Process Management umgesetzt wird, hängt von den Zielen des jeweiligen Unternehmens ab. Daher unterscheidet man drei BPM-Ansätze, je nachdem, ob die Prozesse auf Dokumente, Menschen oder Daten ausgerichtet sind.

Dokumentenorientiertes BPM

Dokumentenorientiertes Business Process Management kommt ins Spiel, wenn Dokumente im Unternehmen bzw. in Abteilungen eine zentrale Rolle spielen. Beim dokumentenorientierten BPM-Prozess steht daher das Dokumentenmanagement im Vordergrund. Beispiele für Unternehmen, die auf dokumentenzentriertes BPM setzen:

• Anwaltskanzleien
• Buchhaltung und Finanzwesen
• Bauwesen und Konstruktion
• Einrichtungen im Gesundheitswesen wie Krankenhäuser und Kliniken
• Versicherungsgesellschaften
• Verlage und Medien
• Vertriebsorganisationen

In solchen Unternehmen drehen sich die Prozesse etwa um Verträge, Krankenakten, Schadensmeldungen, redaktionelle Texte und Vertriebsdokumente. Beim dokumentenorientierten Business Process Management werden die Erstellung, Bearbeitung, Formatierung und Freigabe von digitalen und papiergebundenen Dokumenten effizienter. Dabei können Sie festlegen, wer mit bestimmten Aufgaben an der Bearbeitung der Dokumente beteiligt ist. Dokumentenorientiertes BPM geht häufig Hand in Hand mit einer Prozessautomatisierung.

Menschenorientiertes Business Process management

Wenn sich Prozesse primär um Menschen, ihre Aufgaben und Rollen drehen, empfiehlt sich menschenorientiertes BPM. Dieses ist weniger abhängig von automatisierten Arbeitsabläufen als das dokumentenorientierte BPM.

Das Ziel ist, Prozesse, bei denen die Interaktion von Menschen im Fokus steht, möglichst nutzungsfreundlich zu gestalten. Richten Sie das Augenmerk daher auf alles, was Menschen daran hindern könnte, ihre Rollen und Aufgaben gut auszufüllen. Beispiele für menschenorientiertes Business Process Management:

• Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden
• Onboarding von Kunden inklusive KYC-Prozesse
• Lieferantenprozesse
• Leistungsbeurteilung und Performance Management
• Schulung und Coaching

Manche Prozesse im Personalwesen können Sie allerdings automatisieren, wie bestimmte Aspekte des Bewerbungsprozesses oder Mitarbeiterbefragungen.

Integrationsorientiertes BPM

Beim integrationsorientierten Business Process Management stehen effizientere Arbeitsabläufe zwischen Netzwerken, Menschen und Software im Vordergrund. Solche Ansätze eignen sich für komplexe Organisationen, die diverse personen- und dokumentenorientierte Prozesse kombinieren, beispielsweise CRM-Prozesse (Customer Relationship Management), die sich auf eine CRM-Software und das Personal im Customer Service stützen.

Beim integrationsorientierten BPM-Ansatz spielen Automatisierungstools und Software für die Modellierung, Implementierung und Überwachung der Prozesse eine wichtige Rolle. Auch Datenkonnektivität und das Vorhandensein von APIs sind wichtige Voraussetzungen dafür, dass Teams gemeinsam auf bestimmte Workflows, Dokumente und andere Ressourcen zugreifen können. Mit BPM-Software lassen sich die Lebenszyklusphasen des Business Process Management straffen und zeitraubende Prozesse beschleunigen.

Prozesse, die durch integrationsorientiertes BPM entwickelt wurden, sind häufig stärker automatisiert als menschenorientierte Prozesse. Dank äußerst effizienter und reproduzierbarer Arbeitsabläufe ist der Aufwand für das Prozessmanagement und das Monitoring geringer.

Wesentliche Merkmale von Business-Process-Management-Tools

Achten Sie bei der Auswahl von BPM-Tools und BPM-Software darauf, dass sie wesentliche Aspekte der Zusammenarbeit und Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen unterstützen:

Automatisierung

Dokumenten- und integrationsorientierte BPM schafft die Voraussetzungen für die Automatisierung. Schon durch beschleunigte Prozesse werden Unternehmen effizienter. Zudem eliminiert die Automatisierung fehleranfällige manuelle Prozesse. Wählen Sie daher BPM-Tools, die Automatisierungsoptionen bieten.

Zusammenarbeit

Kollaborative, cloudbasierte BPM- Lösungen erleichtern allen Teammitgliedern, unabhängig von ihrem Standort, auf Dokumente oder Aufgaben zuzugreifen. Damit können sie in Echtzeit an derselben Version eines Dokuments arbeiten.

Integration

Wählen Sie BPM-Tools und BPM-Software, die mit den anderen Programmen kompatibel ist, die Ihr Unternehmen nutzt. Achten Sie darauf, dass Ihre Business-Process-Management-Software die passenden APIs dafür bietet. Die Integration vorhandener Tools in das BPM ist wichtig, damit Sie die Datenströme über den gesamten Prozess im Blick behalten.

Mobilität

Der Zugriff auf einzelne Teilprozesse über verschiedene Schnittstellen verbessert unter Umständen die Nutzungsfreundlichkeit und Produktivität erheblich. Achten Sie bei der Auswahl von BPM-Tools auf solide Funktionen und eine gute Reaktionsfähigkeit, wodurch mobile Zugriffe und mobiles Arbeiten unterstützt werden.

Sicherheit

Sicherheit ist ein zentrales Kriterium, wenn Sie digitale Tools für Ihre Geschäftsprozesse anschaffen. Schlüsselprozesse für Wertschöpfung, geistiges Eigentum und sensible Informationen müssen gut geschützt sein. Wählen Sie die Technologie für Ihr Business Process Management auch unter dem Gesichtspunkt der Cybersicherheit aus.

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