Was ist ein digitales Whiteboard?

Früher bedeutete Brainstorming, sich im selben Raum zu versammeln, um Ideen auszutauschen und sie manchmal auf einem physischen Whiteboard festzuhalten. Heute hat sich die Technologie weiterentwickelt, um virtuelle Meetings auf digitalen Whiteboards zu ermöglichen, sodass Teams von überall auf der Welt an Diskussionen teilnehmen können.

Diese Entwicklung hat nicht nur alle in die Lage versetzt, Ideen an einem zentralen Ort zu erfassen, sondern auch die Zusammenarbeit verbessert. 

Was ist ein digitales Whiteboard?

Ein digitales Whiteboard ist eine cloudbasierte Anwendung, mit der jede:r Teilnehmende einer Sitzung zur Ideenfindung die Kontrolle über ein Whiteboard übernehmen und zu dessen Inhalt beitragen kann. Beispiele in der Geschäftswelt sind Teamzusammenarbeit und Weiterbildung. 

Herkömmliche Whiteboards erforderten persönliche Interaktion und die Teilnehmenden hielten ihre Ideen mit Markern fest. Dieses System funktionierte gut, solange sich alle Konferenzteilnehmenden im selben Raum befanden. Alle konnten eine Skizze zeichnen oder eine Idee auf ein Whiteboard schreiben. Probleme mit diesem System traten auf, als Remote-Meetings häufiger wurden. 

Wenn sich einige Konferenzteilnehmende in einem Raum mit einem Whiteboard befinden und andere nicht, tritt ein Ungleichgewicht auf. Die Teilnehmenden im Raum können ihre Ideen auf das Whiteboard schreiben. Kameras, die das Meeting aufzeichnen, konzentrieren sich auf das Whiteboard, damit die Teilnehmenden aus der Ferne sehen können, was darauf festgehalten wird. 

Teilnehmende aus der Ferne, die einen Beitrag leisten möchten, müssen ihre Ideen einer anderen Person erläutern, die sie dann auf dem Whiteboard festhält. Dieser Prozess kann schwierig und verwirrend sein. 

Teammitglieder, die remote zusammenarbeiten, benötigen eine einfache Möglichkeit zur Zusammenarbeit. Ein digitales Online-Whiteboard ermöglicht es allen Personen, die zum Meeting angemeldet sind, Zeichnungen zu erstellen, Notizen zu machen, Mind-Maps zu entwerfen, zu Listen beizutragen und vieles mehr. Meetings sind immer noch ein äußerst produktiver Ort für den Austausch von Ideen, aber digitale Whiteboards ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit. 

Beispielsweise können Mitglieder des Vorstands-Entwicklungsteams ihre Beiträge zu einer Brainstorming-Karte auf dem Online-Whiteboard hinzufügen, während sie die Ideen in einem Remote-Meeting diskutieren. Dozent:Innen für Weiterbildungskurse können Probleme auf das Board schreiben und die Teilnehmenden bitten, Antworten auf diese Probleme auf Whiteboard zu schreiben. 

Online-Whiteboards eignen sich hervorragend für Remote-, Vor-Ort- und hybride Meetings, sodass alle Teilnehmenden unabhängig von ihrem Standort ihren Beitrag leisten können. Eine stärkere Interaktion zwischen Teammitgliedern bei einem Meeting führt zu einem größeren Ideenpool, aus dem sie bei der Fertigstellung von Plänen, der Erstellung von Entwürfen oder der Entscheidungsfindung schöpfen können. 

Warum ein digitales Whiteboard?

Cloudbasierte Anwendungen sind einfach zu verwenden und von überall aus zugänglich. Mithilfe sicherer Anmeldungen können nur autorisierte Personen das Whiteboard aufrufen und Änderungen daran vornehmen. Diese Sicherheitsstufe gewährleistet, dass die in den Besprechungen geteilten Informationen vertraulich bleiben. 

Da es sich um eine cloudbasierte Anwendung handelt, ermöglicht ein digitales Whiteboard Zugriff von überall auf der Welt. Der einfache Zugriff ist für alle interessant, die an Meetings teilnehmen müssen. 

Bei herkömmlichen Whiteboards verlieren Teams Informationen, sobald jemand das Board abwischt. Mit einem digitalen Whiteboard können Sie die Datei auf einer CCM-Plattform (Cloud Content Management) Ihrer Wahl speichern oder Kopien per E-Mail an andere Gruppenmitglieder senden. 

Durch die Verbindung mit einer CCM-Plattform können Sie auch Dateien auf das digitale Whiteboard hochladen. Sie können die Dateien verwenden, um Dokumente mit Anmerkungen zu versehen oder Änderungen an vorhandenen Bildern hinzuzufügen. Andere Teilnehmende der Besprechung können das Bild auch über die Whiteboard-App ergänzen. 

Darauf sollten Sie bei einem digitalen Whiteboard achten

Entscheiden Sie, wie Ihr Unternehmen das digitale Whiteboard verwenden wird, bevor Sie nach der richtigen Anwendung suchen. Finden Sie heraus, welche Rolle Funktionen wie Moderation, Zusammenarbeit, Organisation und Aktion bei der Nutzung der App durch Ihre Teams spielen. Einige Gruppen benötigen mehr Kapazität für kreative Zusammenarbeit als andere. Berücksichtigen Sie diese Faktoren, um die beste Lösung für die Bedürfnisse Ihrer Teams zu finden. 

Moderation

Die Moderation in einer digitalen Whiteboard-App ermöglicht einen einfacheren Ablauf von Meetings und unterstützt gleichzeitig die Produktivität. Ein zugewiesener Moderator kann Optionen in der App verwenden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, Beiträge zu leisten und dass das Meeting bei einem Thema bleibt. 

Ein digitales Online-Whiteboard kann mit Funktionen wie Abfragen und Präsentationen die Produktivität steigern. Umfragen geben allen Teilnehmenden des Meetings eine Stimme und lassen sich in Sekundenschnelle auswerten, was eine schnellere Entscheidungsfindung gewährleistet. Fokustools reduzieren den Zeitaufwand für die Suche nach dem richtigen Teil der Grafik. Und auch hier sorgt die Verbindung mit Außenstehenden dafür, dass alle eingebunden werden.

Whiteboard-Apps, die die Moderation fördern, reduzieren die Zeitverschwendung für alle Teilnehmenden und beschleunigen Entscheidungen und Planung. 

Zusammenarbeit

Meistens verwenden Teams Boards für die Zusammenarbeit. Ein digitales Whiteboard ermöglicht es allen, von ihrem eigenen Gerät aus Ideen in einen freigegebenen Bereich einzufügen. Whiteboard-Apps verfügen über Funktionen, die die Zusammenarbeit klarer, schneller und einfacher machen. Achten Sie auf diese Funktionen, wenn die Zusammenarbeit Ihr Hauptgrund für die Verwendung eines digitalen Whiteboards ist:

• Kommentieren: Ein Whiteboard sollte den Dialog durch Chat- und Kommentarfunktionen ermöglichen.
• Farbcodierte Bearbeitung: Die Teilnehmenden sollten schnell sehen können, wer welche Beiträge zu der Datei geleistet hat. Auf diese Weise wissen alle, die später zu dem Projekt beitragen, wer eine Idee näher erläutern kann

Die meisten Benutzer:Innen sind heute aufgrund der sozialen Medien bereits mit diesen Arten von Feedback-Mechanismen vertraut, was die erforderliche Lernkurve für die Integration eines digitalen Whiteboards reduziert. 

Und die Zusammenarbeit muss nicht nach dem Meeting enden. Digitale Whiteboards speichern die Informationen auf Ihrer Leinwand. Laden Sie diese Leinwand auf eine CCM-Plattform hoch, sodass zukünftige Benutzer:Innen sie anzeigen lassen und bearbeiten können. Sie können die Leinwand auch per E-Mail an Personen senden, von denen Sie Beiträge erhalten möchten. Sie können ihre Ideen nach dem Ende des Meetings auf der Leinwand hinzufügen. 

Organisation

In früheren Sitzungen, bei denen Haftnotizen, Papier und herkömmliche Whiteboards verwendet wurden, mussten Materialien sortiert und der Inhalt des Whiteboards sorgfältig kopiert und oft in ein digitales Dokument konvertiert werden. Ein digitales Online-Whiteboard hingegen ermöglicht eine sofortige Organisation. 

Farbcodierte Beiträge ermöglichen es jedem, schnell zu sehen, wer welche Ideen hinzugefügt hat. Weitere organisatorische Funktionen für digitale Whiteboards können sein:

• Bewegliche Textfelder und Beschriftungen: Wenn Sie diese Identifizierungsmerkmale auf der Arbeitsfläche platzieren, ist es für alle einfacher, die Entwicklung der Ideen zu erkennen, die während der Besprechung entstehen. Wenn Sie später auf die Besprechung zurückblicken, können Sie die Informationen auf der Leinwand anhand von Sortierfunktionen wie Farben, Umfrageergebnissen oder Tags organisieren.
• Vorlagen: Voreingestellte Layouts erleichtern die Organisation Ihrer Ideen auf der Whiteboard-Leinwand.

Diese organisatorischen Funktionen erleichtern die effiziente Überprüfung der Leinwand während des Brainstormings und später nach dem Meeting.

Aktion

Ihre Teams benötigen eine Möglichkeit, schnell Maßnahmen in Bezug auf die in Meetings gewonnenen Informationen zu ergreifen. Die umsetzbaren Funktionen digitaler Whiteboards sollten die Erstellung von Plänen und die Entscheidungsfindung erleichtern. Ein Whiteboard, das die Entscheidungsfindung erleichtert, verbessert die Produktivität Ihres Unternehmens und macht die in Besprechungen investierte Zeit lohnenswert. 

Farbcodierte Kommentare erleichtern den Moderator:Innen das Erstellen von Aufgaben für die nächste Arbeitsphase nach einem Meeting. Anhand der Umfrageergebnisse können die Moderator:Innen besser ermitteln, welche Ideen von den Teilnehmenden des Meetings am ehesten angenommen wurden. 

Die Organisation der Informationen auf einer Leinwand erleichtert es Teammitgliedern auch, später wieder zu der Leinwand zurückzukehren. Bei dieser Überprüfung des Brainstormings können sie sehen, wie gut ihr Arbeitsplan an die ursprünglichen Ideen angepasst wurde, die während des Meetings erstellt wurden. 

Funktionen in einer Whiteboard-App, mit denen Ihr Team nach einem Meeting schnell handeln kann, erhöhen die Effektivität dieser Sitzungen. Diese Tools reduzieren zudem Zeitverschwendung und halten die Produktivität in Ihrem Unternehmen aufrecht. 

Wie digitale Whiteboards das Geschäft unterstützen können

Die Integration dieser Technologie in Ihre Vor-Ort- und Remote-Meetings bietet Vorteile für die Teilnehmenden und Ihr Unternehmen. Integrieren Sie ein digitales Whiteboard in Ihre Entwicklung und Zusammenarbeit, um von einigen der folgenden Vorteile zu profitieren:

Volle Teilnahme aller Teilnehmenden

Bei herkömmlichen Whiteboards mussten alle Personen physisch anwesend sein, um mit dem Stift auf den Bildschirm oder mit dem Marker auf das Board schreiben zu können. Außerdem geht wertvolle Sitzungszeit für den Weg zum Whiteboard verloren. 

Ein digitales Online-Whiteboard fördert Inklusion und Beteiligung. Die einfache Interaktion mit dem Whiteboard macht das Hinzufügen von Ideen für alle ganz einfach, unabhängig vom Standort. 

Remote-Zusammenarbeit: Der Weg nach vorn

In der modernen Welt, in der einige Personen von zu Hause oder von einem beliebigen anderen Ort an Meetings teilnehmen, ist die Remote-Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Ein digitales Online-Whiteboard erfordert nur die Möglichkeit, auf das Internet zuzugreifen. Jeder kann einzigartige Ideen für ein produktiveres, reichhaltigeres Brainstorming in das Meeting einbringen.

Speichern von Informationen, die während Besprechungen gesammelt wurden

Bei digitalen Online-Whiteboard-Anwendungen ist kein Kopieren von Daten auf Papier oder ein Anfertigen physischer Kopien erforderlich, um Informationen nach einer Besprechung zu verteilen. Die Moderator:Innen sparen Zeit, indem sie die Leinwände einfach speichern und auf eine CCM-Plattform hochladen. Von dort aus ist die gemeinsame Nutzung der Daten schnell und einfach, da Sie einfach einen sicheren Link per E-Mail an die Teilnehmenden und andere Interessengruppen senden können. 

Hinzufügen von Dateien und Bildern zu Ihrem digitalen Whiteboard

Eine digitale Whiteboard-App, die mit einer CCM-Plattform verbunden ist, ermöglicht das schnelle Hochladen zusätzlicher Bilder oder Dateien auf die Leinwand. Moderator:Innen einer Besprechung können eine vorläufige Konzeptzeichnung einer Entwurfsidee hochladen, damit andere ihre Meinung äußern oder Änderungsvorschläge hinzufügen können. Die Teilnehmenden können diesen Bildern Kommentare oder Skizzen hinzufügen, um ihre Ideen zu vermitteln.

Whiteboard-Bilder per E-Mail an andere Stakeholder senden

Nicht alle Stakeholder an einem Projekt sind bei allen Meetings anwesend. Mit einem digitalen Online-Whiteboard können Personen, die nicht an der Besprechung teilnehmen können, eine E-Mail der Leinwand erhalten, um die Inhalte zu prüfen und ihre Ideen zu ergänzen. Personen, die nicht an der Besprechung teilnehmen und eine während der Sitzung besprochene Idee genehmigen müssen, können die Whiteboard-Leinwand einsehen und schnell ihre Meinung zu dem Konzept abgeben. Das Versenden von Leinwänden aus Online-Whiteboards per E-Mail spart Zeit und ermöglicht noch mehr wertvolle Beiträge.

Box Whiteboard-Lösungen und Zusammenarbeit

Die Content Cloud bietet Lösungen für Unternehmen mit verbundenen Whiteboard-Apps und anderen Funktionen für die Zusammenarbeit. Die benutzerfreundliche Plattform ermöglicht einen schnellen Informationsfluss – von der Konzeption bis hin zum Abschluss eines Projekts. Die Integrationen digitaler Whiteboard-Apps von Box sind nur einige der Tausenden von App-Optionen, die Box in der Content Cloud bietet, um eine umfassende Programmsuite für eine sichere, produktive Zusammenarbeit zu gewährleisten. 

Whiteboard HD

Whiteboard HD ist eine der Tausenden Integrationen, die mit der Content Cloud einhergehen. Mit diesem Programm können Konferenzteilnehmende Freiformskizzen auf einer Leinwand erstellen oder Bilder in Projekte hochladen. Benutzer:Innen können direkt über ein hochgeladenes Diagramm zeichnen, um Pläne zu erstellen oder Änderungen am Design vorzuschlagen. 

Durch die Integration dieser App in Box können Sie Dateien direkt aus unserer Content Cloud hochladen. Sie können die ausgefüllte Whiteboard-Leinwand auch ganz einfach mit nur wenigen Klicks in Ihr Box-Konto exportieren. Mit dieser App können Sie die Zusammenarbeit bei Meetings verbessern und Ideen nach Ende der Sitzung schneller austauschen. 

Sichere Zusammenarbeit

Die sichere Zusammenarbeit bringt Mitarbeitende sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens zusammen, um ihre Ideen und Beiträge zu einem Projekt hinzuzufügen. Mit Content Cloud-Funktionen können Benutzer:Innen auf jedem Gerät von überall auf der Welt ihre Ansichten, Meinungen und Ideen in ein Projekt einbeziehen. 

Box ermöglicht auch Teamwork in Echtzeit mithilfe von Tools wie Box Notes. Diese Lösung bietet ein Textformat, in dem Sie Ideen austauschen und Notizen machen können. Mehrere Benutzer:Innen können am selben Projekt arbeiten und gleichzeitig die Beiträge der Anderen sehen. Diese Option kann als Alternative zu einer digitalen Whiteboard-App dienen, wenn nur die Bearbeitung von Text, die Änderung von Informationen oder das Verfassen von Kommentaren erforderlich ist. Eine digitale Whiteboard-App eignet sich aber trotzdem besser für die Erstellung von Freiformzeichnungen als Teil des Zusammenarbeitsprozesses. 

Box-Integrationen mit mehr Produktivitätstools

Mit Box-Integrationen können Sie Ihre bestehenden bevorzugten Business-Apps nutzen und gleichzeitig sicher in der Content Cloud arbeiten. Zu den Apps, die mit Box kombiniert werden, gehören die beliebtesten Apps von Adobe, Microsoft, Slack, Salesforce und Oracle – Apps, die häufig in vielen Branchen verwendet werden. Die Kombination dieser Plattformen mit Box erhöht die Sicherheit von Dokumenten und die Möglichkeit, in Echtzeit mit anderen zusammenzuarbeiten. 

Integrieren Sie all Ihre Produktivitätstools, um Ihre Arbeit schnell und effizient zu erledigen und gleichzeitig Sicherheit und Konnektivität mit der Content Cloud zu gewährleisten. 

Vorteile der Zusammenarbeit auf dem Whiteboard in Echtzeit

Rüsten Sie auf digitale Whiteboards um, um Ideen in Meetings in Echtzeit zu teilen. Die Möglichkeit, sich in Echtzeit mit anderen zu verbinden, ist der Grund, warum persönliche Meetings so lange beliebt waren. Doch Unternehmen haben festgestellt, dass Entfernung keine Einschränkung ihrer Produktivität bedeuten musste, sobald die Technologie den Fernzugriff auf Meetings erlaubte. 

Ein digitales Online-Whiteboard sorgt auch weiterhin für Kreativität und stellt gleichzeitig sicher, dass Remote-Meetings unabhängig vom Standort der Teilnehmenden produktiver werden. Ihr Unternehmen könnte die folgenden Vorteile verpassen, wenn Sie die Zusammenarbeit in Echtzeit mit digitalen Online-Whiteboards nicht nutzen. 

Keine Verzögerungen beim Feedback zu Ideen

Die Teilnehmenden erhalten sofortiges Feedback, wenn sie digitale Online-Whiteboards verwenden. Sie müssen nicht auf eine Überprüfung der Informationen oder eine mündliche Bestätigung ihrer Ideen warten. Farbcodierte Ergänzungen auf der Leinwand und Kommentare zu Elementen erleichtern Feedback in Echtzeit. Teilnehmende an einem Meeting, die sofortiges Feedback oder Kommentare erhalten, können beliebte Ideen weiterverfolgen oder weniger gut aufgenommene Vorschläge abändern. 

Die wechselseitige Diskussion bei der Präsentation von Ideen ist für eine produktive Brainstorming-Sitzung unerlässlich. Bei sofortigem Feedback auf einem Online-Whiteboard ist diese Art von Austausch gewährleistet.

Möglichkeit, Konzepte zu zeichnen, anstatt sie zu beschreiben

Nicht alle Menschen können ihre Ideen in Worte fassen. Mit einem digitalen Whiteboard können alle Teilnehmenden Skizzen zeichnen oder Flussdiagramme erstellen, um anderen ihre Sichtweisen zu vermitteln. Die Möglichkeit, mit Worten oder Bildern Beiträge zu leisten, macht die Zusammenarbeit in Echtzeit mit einem digitalen Whiteboard zu einer integrativen Option für Meetings.

Schnellere Genehmigung von Ideenvorschlägen

Ideenvorschläge können schnell über ein digitales Whiteboard abgefragt werden, um sie schnell zu genehmigen. Digitale Umfragen können die Ergebnisse schneller berechnen als Moderator:Innen, die alle Teilnehmenden mündlich um ihre Meinung bitten müssen. Durch eine schnellere Bewertung der Ideen nehmen Meetings weniger Zeit in Anspruch. 

Alle Teilnehmenden können Änderungen vornehmen und anzeigen

Die Zusammenarbeit in Echtzeit über Whiteboards ermöglicht es allen, die Leinwand sofort zu sehen und ihr etwas hinzuzufügen. Sie müssen nicht auf E-Mails oder Memos warten, bevor sie während einer Besprechung das Whiteboard sehen und auf der Leinwand weitere Elemente hinzufügen können. Die Fähigkeit, allen die Möglichkeit zur Teilnahme zu geben, stellt sicher, dass während des Meetings möglichst viele Ideen gehört werden. 

Mehr über Box erfahren

Die Content Cloud bietet Lösungen für Unternehmen mit verbundenen Box Canvas-Whiteboards und anderen Funktionen für die Zusammenarbeit. Die benutzerfreundliche Plattform ermöglicht einen schnellen Informationsfluss – von der Konzeption bis hin zum Abschluss eines Projekts.

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