Workflow Management System - Definition und Vorteile

Im Rahmen der digitalen Transformation setzen immer mehr Unternehmen auf die Digitalisierung und Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe. Mithilfe von Workflow-Management-Systemen mit No-Code-/Low-Code-Umgebungen können sogar Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse Workflows gestalten und automatisieren, um die Produktivität und die Effizienz zu steigern. In diesem Artikel erfahren Sie, was Workflow-Management-Systeme sind und welche Vorteile sie bieten.

Was ist Workflow-Management?

Unter Workflow-Management versteht man die Koordination und Steuerung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen in Unternehmen. Dabei werden die Abläufe vereinfacht, optimiert, digitalisiert und automatisiert. Hierzu verwenden Unternehmen Workflow-Management-Systeme.

Ein Workflow-Management-System (WMS) ist ein Software-Tool, das Arbeitsabläufe automatisiert und verwaltet, um die Effizienz und die Produktivität zu verbessern. Über WMS-Plattformen lassen sich Arbeitsabläufe in einem Geschäftsprozess oder Projekt definieren, ausführen und überwachen.

Workflows umfassen eine Reihe von Aufgaben oder Aktivitäten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein gewünschtes Ergebnis zu erreichen. Die Komplexität von Workflows kann sehr unterschiedlich sein. Mithilfe gut durchdachter Workflows können Abläufe digitalisiert und automatisiert werden.

Die Vorteile eines Workflow-Management-Systems

Workflow-Management-Systeme bieten Unternehmen eine einheitliche Plattform, um menschen- oder maschinenbasierte Prozesse zu automatisieren und zu überwachen. Im Personalwesen, im Gesundheitssektor, in den Finanzdienstleistungen, im Kundenservice, beim Management von Lieferketten und in vielen anderen Bereichen bieten WMS viele Vorteile:

• optimierte, automatisierte Arbeitsabläufe und dadurch höhere Produktivität und betriebliche Effizienz
• Datenanalyse und Mustererkennung, um datengestützte Entscheidungen zu treffen, Workflows zu optimieren und ineffiziente Abläufe zu erkennen
• Nutzung und Anpassung vordefinierter Arbeitsabläufe mit spezifischen Aufgaben und Schritten
• Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Mitgliedern im Team sowie größere Transparenz und Abbau von Datensilos
• Zeit- und Kostenersparnis durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
• effizienterer Ressourceneinsatz und mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben, die kreative Problemlösung, Fachwissen und strategische Planung erfordern
• Erkennen von Verbesserungsbedarf und Potenzial für neue Geschäftsfelder durch Daten und Geschäftsprozesse in Echtzeit
• optimiertes Kundenerlebnis durch reaktionsschnelleren Kundenservice sowie Ideen für neue Geschäftsmodelle aus Trends und Muster der Kundeninteraktionen

Was macht ein Workflow-Management-System?

Workflow-Management-Systeme ermöglichen Ihnen, klare Kommunikationskanäle einzurichten, Aufgaben den richtigen Personen zuzuweisen und die Fortschritte in Echtzeit zu verfolgen. Die typischen Merkmale eines WMS variieren nach System und Anbieter. Zu den charakteristischen Merkmalen solcher Systeme gehören:

1. Workflow-Designer

Auf der grafischen Benutzeroberfläche können Sie Arbeitsabläufe konzipieren und optimieren. Sie können Aufgaben erstellen und ändern, Abhängigkeiten definieren und die Reihenfolge von Aufgaben sowie die Regeln und Bedingungen für die Workflows festlegen.

2. Aufgabenverwaltung

Weisen Sie bestimmten Personen oder Gruppen Aufgaben zu, verfolgen Sie die Fortschritte und informieren Sie die Beteiligten über aktuelle Änderungen. Die Aufgabenverwaltung ermöglicht Ihnen, Aufgaben zu priorisieren, Fristen zu setzen und Erinnerungen einzurichten.

3. Workflow-Automatisierung

Mithilfe dieser Funktion können Sie Routineaufgaben automatisieren und in andere Softwaresysteme wie Datenbanken oder CRM-Systeme (Customer Relationship Management) integrieren. Dadurch verringern Sie den Umfang manueller Aufgaben und steigern die Effizienz.

4. Datenanalyse und Reporting

Behalten Sie wichtige Kennzahlen zur Performance im Blick und erstellen Sie Berichte mit Analysen der Workflow-Effizienz. Diese Funktion bietet Einblicke in Engpässe und Verbesserungsbedarf, Ressourcenauslastung und andere wichtige leistungsspezifische Kennzahlen.

5. Kollaboration und Kommunikation

Spezielle Funktionen erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, z. B. durch Chat oder Messaging, gemeinsame Aufgabenlisten und Echtzeit-Updates zu den aktuellen Fortschritten der Aufgaben.

6. Zugriffs- und Berechtigungsmanagement

Im WMS können Administratoren Zugriffs- und Bearbeitungsrechte verwalten und festlegen, wer bestimmte Workflows und Aufgaben anzeigen, ändern oder ausführen darf.

7. Integration mit Tools anderer Hersteller

Die Integration mit anderen Software-Tools und Systemen, wie z. B. Projektmanagement-Software, CRM-Systemen oder Buchhaltungssoftware, ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Wie funktioniert ein Workflow-Management-System?

Um Arbeitsabläufe mithilfe eines WMS zu digitalisieren, benötigen Sie klare Regeln und eine festgelegte Reihenfolge, in der die einzelnen Schritte oder Aufgaben erledigt werden. So funktioniert die Arbeit mit einem Workflow-Management-System:

• Analyse der Workflows: Welche Arbeitsabläufe – analoge wie bereits digitalisierte – gibt es in Ihrem Unternehmen und welche Aufgaben und Strukturen beinhalten diese? Welches Optimierungspotenzial haben die Workflows?
• Modellierung von Workflows: Untergliedern Sie bestehende Workflows in einzelne Schritte. Mithilfe der grafischen Benutzeroberfläche und der No-Code/Low-Code-Umgebung des WMS können Sie ohne Programmierkenntnisse die Reihenfolge und wechselseitigen Abhängigkeiten der Teilaufgaben visuell darstellen. Viele WMS bieten vordefinierte Workflow-Vorlagen.
• Steuerung der Workflows: Die im modellierten Workflow dargestellte Reihenfolge bzw. Parallelität der Aufgaben ist Grundlage für die Steuerung des Workflows. Der Workflow hat einen Anfang, z. B. die Unterzeichnung eines Vertrags, die einen automatisierten Onboardingprozess auslöst. Jeder Workflow hat ein definiertes Ende. Die Schritte dazwischen hängen vom Ergebnis des jeweils vorangegangenen Schrittes ab.
• Protokollierung von Workflows: In WMS werden die Daten automatisierter Arbeitsabläufe kontinuierlich erfasst. Die Protokollierung der Workflows kann als Nachweis dienen, dass bestimmte Vorgaben eingehalten wurden, etwa die verpflichtenden KYC-Prozesse (Know Your Customer) bei Finanzdienstleistern.
• Analyse der Workflowdaten: Protokollierte Workflows liefern umfassende Daten, sodass detaillierte Berichte und Statistiken zur Performance erstellt werden können. Damit lassen sich Engpässe, ineffiziente Abläufe, Optimierungsmöglichkeiten und sogar neue Geschäftsfelder ableiten.

Warum ein gutes Workflow-Management-System wichtig ist

Wenn Unternehmen wachsen, werden die Workflows komplexer. Mit einem guten WMS behalten Sie die Arbeitsabläufe im Blick und im Griff, denn es bietet Ihnen folgende Elemente:

1. Größere Transparenz

Das Team erkennt den Status eines Workflows und versteht, wie sich einzelne Aufgaben einfügen. Da alle Zugriff auf dieselben Informationen haben, können sie mit fundierten Entscheidungen den Arbeitsablauf vorantreiben. Zudem vermeiden sie Verzögerungen oder Fehler aufgrund unvollständiger oder ungenauer Informationen.

2. Bessere Kommunikation

Mithilfe eines WMS können Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern verbessern. Alle sehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden, welche in Arbeit sind und was noch ansteht. Dadurch lässt sich doppelte Arbeit vermeiden.

3. Optimale Ressourcenzuteilung

Führungskräfte und Teamverantwortliche ermitteln anhand der Infos aus dem WMS, in welchen Bereichen zusätzliche Ressourcen benötigt werden. Oder sie sehen, welche Zeitpläne und Prioritäten sie anpassen müssen. Somit werden Ressourcen optimal zugeteilt und dank Workflow-Automatisierung haben Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

4. Klare Zuständigkeiten

Jeder im Team kennt die ihm zugewiesenen Aufgaben und weiß, was die anderen erwarten. Dies fördert Verantwortungsbewusstsein der Einzelnen, sodass Aufgaben zuverlässig und in der erforderlichen Qualität erledigt werden. Das WMS leistet somit einen Beitrag dazu, dass das Unternehmen seine Ziele erreicht.

5. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Workflow-Management-Systeme mindern das Risiko rechtlicher und finanzieller Sanktionen, da Sie damit geltende Vorschriften und Richtlinien konsequent berücksichtigen können. So fördern Sie im Unternehmen rechtlich und ethisch korrektes Verhalten und erfüllen gesetzliche Auflagen. Dies wiederum stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden und schützt die Reputation Ihres Unternehmens.

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