Die United Nations Foundation dient als Verbindung zwischen den Vereinten Nationen und der Welt und knüpft Partnerschaften mit Einzelpersonen, Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen, um den UN bei der Erfüllung ihrer wichtigen globalen Mission zu helfen. Zusammen mit ihren Partnern unterstützt die UN Foundation die Vereinten Nationen in Fragen bezüglich Klimawandel, globaler Gesundheit, Gleichberechtigung, Armut und Zugang zu Energie.

Mit über 240 Mitarbeitern in Washington D.C. und weiteren 30 in New York ist die UN Foundation selbst nicht besonders weit verbreitet. Allerdings sind die externen Mitarbeiter weltweit verteilt und arbeiten an bestimmten globalen Projekten.

Das Personal bei der UN Foundation verwendet eine Kombination aus genehmigten und nicht genehmigten Tools für die Zusammenarbeit, z. B. FTP und Dropbox. Externe Zusammenarbeit war per FTP jedoch nicht möglich und Bedenken bezüglich unzureichender zentraler Kontrolle der Inhalte wurden immer lauter– sowohl für die Übertragung als auch für die Speicherung von Dokumenten.

Die UN Foundation suchte nach einer Lösung, die den Benutzern die gleichen Funktionalitäten bieten sollte wie die bereits verwendeten Hilfsmittel, gleichzeitig aber auch die erforderliche Zusammenarbeit und Sicherheit auf Unternehmensebene bot. Box war eine Lösung, die beides perfekt ausgewogen anbot.

Zuverlässige Sicherheitskontrollen

Box stellte ein einzelnes, zentrales Tool zur Verfügung, das von Teams in allen Abteilungen zur sicheren Zusammenarbeit übernommen wurde – sowohl intern als auch mit externen Auftragnehmern und Partnern. Mit Box gibt es keine Bedenken mehr bezüglich der Übertragung großer Dateien oder der Frage, wer auf sensible Daten zugreifen kann.

„Box hat die Dateifreigabe auf vielfältige Weise für uns vereinfacht“, sagt Edima Elinewinga, Executive Director of IT. „Durch Box ist die Zusammenarbeit mit externen Kollegen sicherer geworden und wir haben Governance und Kontrolle über unsere Inhalte erhalten.

Jetzt verwenden mehrere Abteilungen der UN Foundation Box zur Steigerung ihrer Produktivität und zur Steuerung der Dateifreigaben. Beispielsweise wird Box von der Personal-, der IT- und der Finanzabteilung zur Zusammenarbeit mit Prüfern verwendet, die ständig wichtige Dokumente zur Sicherstellung der Compliance überprüfen. Die Abteilungen für Kommunikation und öffentliche Angelegenheiten nutzen Box zum Teilen von Informationen und Rich Digital Assets mit den Medien – dazu gehören auch große Marketing-Dateien und Videos - von jedem Standort und von allen Geräten aus.

Reduzierter Aufwand für die IT

Die UN Foundation nutzt die Integration von Box mit Okta zur Unterstützung von SSO (Single Sign On) für ihre Benutzer. Mit SSO konnte die Foundation den Aufwand für das IT-Team für die Bearbeitung von Anfragen wegen vergessener Anmeldedaten erheblich verringern.

„Das ist ein großer Vorteil“, sagt Elinewinga. „Wir haben sehr viele Anwendungen, hausintern und in der Cloud. Und für unsere Benutzer ist es sehr schwierig, sich all die URLs und Passwörter zu merken.“

Durch Box ist es nicht mehr erforderlich, dass die IT den Netzwerkzugriff für Externe einrichtet und dazu Benutzerkonten mit eingeschränktem Zugriff auf nur bestimmte Ordner erstellt. Außerdem muss das IT-Team nun nicht mehr daran denken, diese Konten nach Abschluss der Audits oder Projekte zu deaktivieren.

„Wir geben lediglich eine URL zu bestimmten Ordnern in Box frei und die Zugriffsberechtigungen erlöschen automatisch zum festgelegten Zeitpunkt“, fügt Elinewinga hinzu.

Beseitigung der Barrieren für das übergeordnete Gemeinwohl

Da durch Box die Hindernisse beseitigt wurden, mit denen die UN Foundation konfrontiert war, können die Mitarbeiter aller Abteilungen nun mühelos Dateien teilen und auf sichere Weise weltweit zusammenarbeiten.

„Sie können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und müssen sich keine Gedanken mehr über Speicherplatz auf dem Server machen“, sagt Elinewinga.

Und mehr Fokus auf ihre Aufgaben führt zu mehr Projekten der UN Foundation für das Gemeinwohl, die weltweit durchgeführt werden können.